Jak zacząć korzystać z KSeF?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem prawie każdego przedsiębiorcy już w lipcu 2024 roku. Czas pozostały do tego terminu to idealny moment na przygotowanie się do zmian. Jak zacząć korzystać z KSeF?

Jak zacząć z KSeF? Formalności związane z Ministerstwem Finansów

Aby rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, niezbędne jest uzyskanie uprawnień do użytkowania systemu. Wówczas użytkownik może sam nadawać prawa kolejnym osobom. Każdy podmiot, który posiada NIP, będzie od lipca 2024 posiadał konto w systemie. Mowa nie tylko o osobach prowadzących działalność gospodarczą, ale również o pracownikach. Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur jest możliwe na kilka sposobów. Osoby fizyczne będące właścicielami firmy mają możliwość inicjacyjnego uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF. Niezbędny jest w tym przypadku np. profil zaufany. W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi sytuacja wygląda nieco inaczej.

KSeF dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi

Podmioty, które nie są osobami fizycznymi, muszą złożyć w urzędzie skarbowym zgodnym z miejscem zamieszkania wniosek na formularzu ZAW-FA. Możliwe jest także wnioskowanie online przy użyciu strony internetowej www.ksef.mf.gov.pl. We wniosku podatnik musi wskazać konkretną osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania w jego imieniu z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu może ona potem nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom w Aplikacji Podatnika KSeF lub zintegrowanym programie.

Jednym z takich programów jest Symfonia KSeF, umożliwiająca wygodną obsługę systemu. To kompleksowe rozwiązanie chmurowe do wystawiania, otrzymywania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Co najważniejsze, mogą korzystać z niego nie tylko użytkownicy oprogramowania Symfonii, ale i osoby używające programy innych producentów.

Czy do korzystania z KSeF niezbędny jest podpis kwalifikowany?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur niezbędne jest posiadanie podpisu kwalifikowanego, czy może wystarczający jest sam profil zaufany. Możemy wyróżnić kilka metod potwierdzania tożsamości w systemie. W celu integracji z systemem użytkownicy mają korzystać między innymi z tzw. tokena. To rodzaj klucza elektronicznego, który łączy KSeF z oprogramowaniem księgowym do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Przeczytaj także: Pierwsze kroki w KSeF: Rejestracja do aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów – (symfonia.pl)

Token zawiera zakodowane uprawnienia danego przedsiębiorcy.  Generuje się go jednorazowo w stworzonej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF. To bardzo ważne, aby był on skutecznie zabezpieczony przed dostępem nieupoważnionych osób. W przeciwnym razie każdy, kto posiada token, może zalogować się do systemu jako posiadacz klucza. Oprócz tokena możliwe jest uwierzytelnienie zarówno przy użyciu profilu zaufanego, jak i za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podmiot prawny ma też możliwość uwierzytelnienia przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – nie należy ona jednak do popularnych rozwiązań.