5 kluczowych działań, aby przygotować się na wdrożenie KSeF

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od lipca 2024 roku to istotny krok w digitalizacji procesów księgowych w Polsce. Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która to zmiana wprowadza, niesie ze sobą wiele korzyści, ale także wyzwania dla przedsiębiorców. W tym kontekście warto przyjrzeć się, jakie kluczowe kroki powinni podjąć już teraz, aby przygotować się na wdrożenie KSeF. Oto 5 istotnych działań, które pomogą firmom skutecznie przystosować się do nowych przepisów.

Nowelizacja ustawy o VAT: Rozszerzone założenia fakturowania w KSeF

Najnowsza nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług wprowadziła wiele zmian, m.in. dotyczących wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji (WIT, WIP, WIA, WIS) oraz przechowywania faktur przez 10 lat. Ministerstwo Finansów przewiduje obsługę ponad 2,5 mld ustrukturyzowanych e-faktur rocznie w obowiązkowym systemie KSeF.

Obowiązkowe stosowanie faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie od lipca 2024 r., ale nie oznacza to, że przedsiębiorcy i biura podatkowe mogą spocząć na laurach. Przygotowania poszczególnych działów w firmach mogą być czasochłonne, niekiedy mogą potrwać wiele tygodni. Podpowiadamy, jakie kroki należy podjąć, by zdążyć ze zmianami.

Oto pięć kluczowych działań, niezbędnych by przygotować się do KSeF:

1. Zinwentaryzuj procesy związane z fakturami

Przed wdrożeniem KSeF warto dokładnie poznać obecne procesy związane z fakturami w firmie. Analiza ta pomoże zidentyfikować, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i archiwizowane oraz, które systemy są zaangażowane. To kluczowe dla przyszłej integracji KSeF z istniejącymi procedurami.

2. Wyznacz osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania

Skuteczna implementacja KSeF zaczyna się od wyznaczenia kierownika projektu. Następnie trzeba zaangażować pracowników z różnych działów, którzy uczestniczą w procesach fakturowania. Jasne określenie odpowiedzialności w zespole projektowym ułatwia efektywną koordynację działań.

3. Zapewnij dostęp do KSeF

Zadbaj o autoryzację profilu KSeF poprzez profil zaufany ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli brak pieczęci elektronicznej, skorzystaj z dokumentu ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Upewnij się, że masz dostęp do KSeF, aby uniknąć problemów w przyszłości.

4. Przeprowadź testy narzędzi do obsługi KSeF

Przed wdrożeniem KSeF zaleca się przetestowanie narzędzi w środowisku przedprodukcyjnym. Dzięki temu można zweryfikować, czy system działa prawidłowo, czy generowane faktury są zgodne z wymaganiami oraz czy system jest wydajny i nie generuje błędów.

5. Zweryfikuj gotowość oprogramowania do obsługi KSeF

Sprawdź, czy istniejące oprogramowanie w pełni integruje się z KSeF. Upewnij się, że twój system obsługuje generowanie, przetwarzanie i odbieranie dokumentów w formacie XML zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Nie zapomnij również o aspektach zabezpieczeń danych.

Przygotowanie harmonogramu wdrożenia jest kluczowe, ponieważ czasu na dostosowanie się do obowiązkowego KSeF pozostało niewiele. Właściwe planowanie i przygotowanie są niezbędne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.

Przeczytaj także: Ksef a bezpieczeństwo danych w firmie (symfonia.pl)