Czy KSeF oznacza koniec OCR?

 O ile korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur obecnie jest dobrowolne, tak od 2024 roku stanie się obligatoryjne dla większości przedsiębiorców. Czy obowiązkowa integracja z systemem będzie jednoznaczna z końcem OCR?

Czym jest OCR?

OCR, czyli optyczne rozpoznawanie dokumentów, to system umożliwiający inteligentne elektroniczne rozpoznawanie, opis, digitalizację oraz kategoryzację dokumentów. Wykorzystuje się go m.in. do skanowania i odczytywania faktur. Technologia ta ma bardzo szerokie zastosowanie w firmie i umożliwia automatyzację wielu procesów. Poza odczytywaniem i skanowaniem faktur system pozwala m.in. na tworzenie wirtualnych archiwów dokumentów. Programy OCR służą do automatycznego rozpoznawania papierowych faktur i wprowadzania ich do systemu.

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma umożliwiająca wystawianie, przechowywanie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Pozwala ona także na publikowanie komunikatów związanych z dokumentami czy bieżące kontrolowanie danych. Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów bądź innych, komercyjnych programów. Od drugiej połowy 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem dla większości przedsiębiorców – obecnie jest ono jeszcze dobrowolne.

Czy KSeF to koniec OCR?

Systemy OCR oraz KSeF wiążą się z licznymi korzyściami dla przedsiębiorstwa. Pozwalają one znacząco usprawnić pracę organizacji – zwłaszcza działu księgowości. Co więcej, systemy umożliwiają również oszczędność czasu oraz pieniędzy. Czy jednak po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF system OCR nie będzie miał prawa bytu? W celu odszukania istotnych danych Krajowy System e-Faktur nie będzie już potrzebował technologii OCR – to fakt. Warto jednak pamiętać, że osoby, które nie są czynnymi podatnikami VAT lub zwolnionymi z podatku przedsiębiorcami, wcale nie będą musiały korzystać z KSeF. W ich przypadku programy OCR wciąż pozostaną więc w użytku. Co więcej, nawet po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, niektóre dokumenty – np. umowy – nadal nie będą posiadały formy ustrukturyzowanej. W KSeF nie będzie można również przesyłać załączników do faktur. To kolejny z powodów, dla których OCR nie może przestać istnieć.

Przeczytaj także: Co to jest OCR i jak wykorzystać go w firmie?