Zmiany w przepisach: jak za nimi nadążyć i ułatwić pracę w dziale płacowo – kadrowym?

Przepisy w obszarze prawa pracy czy podatków zmieniają się niezwykle szybko. Co gorsze, te zmiany dokonywane są także w trakcie trwania roku podatkowego. Przykładem może być tzw. Polski Ład, gdy po kilku miesiącach obowiązywania, wycofano z obiegu prawnego ulgę dla klasy średniej.

Do istotnej w ostatnim czasie można też zaliczyć zmianę stawki podatku PIT z 17 na 12%. Jak specjaliści kadrowi naliczający wynagrodzenia mogą odnaleźć się w tak niestabilnej rzeczywistości i profesjonalnie podchodzić do wykonywania swoich obowiązków?

W okresie wprowadzania pierwszej wersji Polskiego Ładu, nikogo nie dziwiło to, że pracownicy działów płacowo-kadrowych poświęcali swój prywatny czas na poznawania przepisów by móc stosować je w praktyce.

Nie tylko oni pracowali wówczas w nadgodzinach. Trudne zadanie postawiono przed dostawcami programów do obsługi kadr i płac w firmach. Wprowadzane zmiany były tak nieprzewidywalne, że dostawcy oprogramowania mieli radykalnie skrócony czas na zaimplementowanie nowych parametrów i zasad naliczania do programów, tak by użytkownicy mogli pracować na aktualnych wskaźnikach.

Jak odnaleźć się w chaosie zmian prawnych?

W czasach tak chaotycznie i szybko wdrażanych zmian prawnych warto zastanowić się czy posiadamy jeszcze czas i środki na angażowanie się w procesy aktualizacji oprogramowania. A gdyby tak można było wybrać system płacowo-kadrowy, który wymagałby od użytkownika absolutne minimum?

Myślę tutaj o systemie łatwym w użytkowaniu, z intuicyjnym interfejsem, przyjaznym w obsłudze i niewymagającym od użytkownika wiedzy informatyczno-programistycznej. Przykładowo, w programie Symfonia R2Płatnik możemy naliczać wynagrodzenia pracowników na aktualnych wskaźnikach pobierając samodzielnie aktualizację przez internet. Wystarczy tylko połączenie z siecią by pracować na najnowszej wersji systemu. To niezwykle wygodne, bo oszczędza nasz czas, a dodatkowo nie są potrzebne żadne umiejętności techniczne.

Automatyzacja kluczem do spokoju

Kolejnym krokiem do znalezienia cennego czasu w obszarze płacowym jest zweryfikowanie najczęściej  powtarzających się czynności i ich zautomatyzowanie. W tym przypadku także nie trzeba szukać skomplikowanych rozwiązań IT.

Sprawdźmy w jaki sposób pozyskujemy na przykład dane do naliczania wynagrodzeń. Gdy cyklicznie otrzymujemy dane do wprowadzenia do systemu ze zmiennymi składnikami wynagrodzenia, zamiast wprowadzać je ręcznie lub obrabiać do wymaganego formatu, wystarczy rozesłać do naszych interesariuszy procesu szablon pliku do uzupełnienia. Uzupełniony właściwymi danymi plik będziemy mogli co miesiąc lub co kwartał importować do systemu. Dzięki temu skrócimy czas trwania tego procesu, a także unikniemy błędu, który mógłby się pojawić np. przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Rozliczanie czasu pracy można usprawnić

Prowadząc płace odpowiadamy także za właściwe rozliczenie czasu pracy. W tym wypadku istotne jest bezbłędne prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. Warto więc rozejrzeć się za rozwiązaniami, które będą nas w tym wspierały.

Wprowadzając faktycznie przepracowany czas pracy pracownika z przekroczeniem dobowej normy czasu pracy system może wskazać nam ilość pracy w nadgodzinach wynikającą z wcześniej wprowadzonego grafiku. To oznacza ni mniej ni więcej, koniec z ręcznymi wyliczeniami w Excelu!

Wystarczy ta jedna funkcjonalność (automatyczna weryfikacja czasu pracy) by radykalnie ułatwić zadania nie tylko pracownikom kadrowym, ale także managerom. Planowanie harmonogramów dla kierowników nie zawsze jest prostą czynnością. Trzeba pamiętać miedzy innymi  o indywidualnych zasadach dla pracownika, normach czasu pracy, dobie pracowniczej, odpoczynkach dobowych i tygodniowych. Kierownicy w systemie mogą planować harmonogram swojego podległego zespołu uwzględniając od razu jego poprawność z przepisami Kodeksu Pracy.

Ułatwienia w rozliczaniu roku podatkowego

Szybkimi krokami zbliża się zakończenie roku podatkowego. Czeka nas przygotowanie do zamknięcia roku, ale czy możemy być pewni, że w ostatniej chwili nie zostaną zmienione druki czy formularze?

Posiadając program z możliwością wykonania samodzielnie aktualizacji sami zarządzamy naszą pracą i nie jesteśmy uzależnieni od wizyty konsultanta czy dostępności naszego działu IT. Od razu gdy producent oprogramowania udostępni najnowszą aktualizację to od głównych użytkowników zależy kiedy pobierzemy ją przez internet i rozpoczniemy pracę na najnowszej wersji programu.

Dokonując końcowego rozliczenia roku podatkowego warto także wspomnieć o możliwości wysłania pracownikom odpowiednich deklaracji pocztą elektroniczną, bezpośrednio z systemu. To nie tylko oszczędność czasu, papieru i kosztów związanych z wysyłką papierowych deklaracji, ale także możliwość wyróżnienia się jako firma dbająca o środowisko.

Łatwo zauważalne korzyści z cyfryzacji

Od ponad 10 lat korzystam z wielu informatycznych, cyfrowych usprawnień zarówno jako pracownik, jak i specjalista. Swoje wnioski urlopowe składam za pomocą smartfona lub komputera, widząc stan dostępnego urlopu. Od razu po rejestracji zgłoszenie trafia do przełożonego. Kierownik zanim zatwierdzi wniosek sprawdza czy moja nieobecność nie zaburzy pracy zespołu. Od razu po akceptacji otrzymuję powiadomienie, następnie wniosek zaczytywany jest do systemu płacowo-kadrowego w celu ewidencji i prawidłowego rozliczenia.

Jest to proste i łatwe, zarówno dla pracownika jak i menedżera, i z dużą korzyścią nie tylko dla działu HR. Każdy kto bierze udział w procesie zyskuje: pracownik ma niezbędne informacje, kierownik ma dostęp do wszystkich wniosków całego zespołu. Dział HR też oszczędza czas, szybciej uzyskując wszelkie niezbędne dane dzięki bezpośredniemu importowi.

Wybierając system do obsługi procesów płacowo-kadrowych pamiętajmy więc, by spełniał on główne zadanie, jakim jest wsparcie i ułatwianie pracy specjalistom; by był łatwy w użytkowaniu i zawsze zgodny z aktualnymi przepisami.