Od 2019 roku przedsiębiorcy mają możliwość wyboru, w jaki sposób prowadzą archiwizację akt pracowniczych.

Nie mają już obowiązku posiadania archiwum papierowego – jeżeli decydują się na rozwiązanie elektroniczne, wystarczy archiwizacja dokumentów w takiej formie.

W czasie webinarium na żywo, ekspertki Symfonii – Renata Kotecka oraz Elżbieta Czaplicka przekazywały najważniejsze informacje dotyczące przechowywania akt pracowników w formie elektronicznej. W czasie tego spotkania ze strony uczestników padło wiele pytań. Odpowiedzi na najważniejsze z nich znajdziesz poniżej.

Nagranie webinarium na temat E-Teczki pracowniczej możesz obejrzeć klikając tutaj >>>>>>>>>

Czy można podpisać podpisem kwalifikowanym np.10 dokumentów PDF razem?

Technicznie jest możliwe podpisanie wielu dokumentów jednocześnie. Jednakże warto zwrócić uwagę na ustawienia aplikacji do podpisywania. Aplikacja w trakcie podpisywania może zapisać podpis w pliku, który podpisuje lub w osobnym pliku. Jeśli chcą Państwo grupowo podpisywać dokumenty, warto ustawić zapisywanie podpisu w podpisywanym pliku. Wtedy nie będą musieli Państwo szukać, który podpis dotyczy danego pliku.

Czy metadane mają być w nazwie pliku?

Nie, metadane podczas eksportowania dokumentów z e-Teczki należy zapisać w osobnym pliku w formacie XML. Zakres metadanych definiuje §13 ust. 3 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Powinny zawierać m.in. takie dane jak:

• Identyfikator dokumentu – jako identyfikator rozumiemy numer dokumentu
• Rodzaj dokumentu – będący przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych
• Datę powstania dokumentu
• PESEL lub numer i rodzaj dokumentu tożsamości pracownika
• Imię i nazwisko pracownika
• Nazwę pracodawcy

Czy e-Teczka Symfonii ma potwierdzenie zgodności z ustawą?

Obecnie jesteśmy w trakcie potwierdzania zgodności e-Teczki z aktualnymi przepisami przez zewnętrzną firmę audytującą. Po uzyskaniu certyfikatu zgodności udostępnimy go na naszej stronie.

Czy istnieje rozwiązanie, żeby pracownik także mógł podpisać dokument elektronicznie (oprócz posiadania przez niego podpisu elektronicznego)?

Wiążący jest tylko podpis odręczny lub kwalifikowany. Jednocześnie Ministerstwo Pracy wydało interpretację, w jaki sposób należy zgodnie z prawem zawrzeć zdalnie umowę o pracę, jeśli tylko jedna ze stron dysponuje podpisem kwalifikowanym. W takim wypadku należy w e-Teczce załączyć obie wersje dokumentu: podpisaną odręcznie oraz podpisaną podpisem kwalifikowanym – jako dwa załączniki stanowiące jeden dokument.

Czy dokumenty musi podpisać pracodawca czy np. osoba z HR na mocy upoważnienia od pracodawcy? Czy podpis elektroniczny pracodawcy na e-danych to może być np. główny księgowy?

Jeśli mówimy o procesie podpisywania skanu dokumentu papierowego przed dodaniem go do e-Teczki, to musi to być podpis kwalifikowany osoby, która potwierdza zgodność skanu z oryginałem. Może być to dowolna osoba w przedsiębiorstwie upoważniona przez pracodawcę  do tzw. odwzorowania cyfrowego dokumentacji. Rozporządzenie dopuszcza też użycie do podpisu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej pracodawcy, która jest cyfrowym odzwierciedleniem pieczątki firmowej. Taka pieczęć nie jest przypisana do konkretnej osoby. Jest powiązana wyłącznie z firmą/ organizacją, dla której została wydana.

Jak podpisywać dokumenty przekazywane do biura rachunkowego? Kto je podpisuje podpisem elektronicznym?

Jeśli mówimy o procesie podpisywania skanu dokumentu papierowego przed dodaniem go do e-Teczki, to musi to być podpis kwalifikowany osoby, która potwierdza zgodność skanu z oryginałem. W tym scenariuszu raczej będzie pracownik przedsiębiorstwa upoważniony przez pracodawcę do tzw. odwzorowania cyfrowego dokumentacji. Chyba, że pracodawca upoważni w tym celu biuro rachunkowe.

Czy numeracja zawsze układa się według daty dokumentu?

W Symfonii numeracja dokumentów zapisanych w e-Teczce nadawana jest zgodnie z kolejnością dodawania dokumentu do e-Teczki.

Czy dokument papierowy należy opisać numerem? Na przykład „A1”?

Jeśli jednocześnie chcą Państwo prowadzić papierowe archiwum, to owszem – dokumenty powinny być opisane tym samym numerem, który został nadany przez e-Teczkę.

W jaki sposób można utworzyć grupę dokumentów w teczce A, np. grupa: decyzje o przyznaniu premii?

W programie Symfonia ERP Kadry i Płace grupy dokumentów, które dodatkowo grupują w ramach typu dokumentu i części teczki nadaje się podczas dodawania dokumentu do e-Teczki wpisując w polu „Grupa dokumentów”. Wpisanie grupy w tym polu automatycznie dopisuje ją do listy wyboru.

Czy istnieje możliwość dodania dodatkowej teczki? Na przykład na dokumenty, które po 2019 nie powinny być w teczkach ABC (np. oświadczenia rodzica, wniosek o urlop bezpłatny itp.)?

W Symfonia ERP Kadry i Płace możliwe jest dodawanie własnych typów dokumentów. Konieczne jest natomiast przypisanie ich do jednej z czterech części (ABCD).

Czy umowę o pracę może najpierw podpisać pracownik a następnie skan z podpisem podpisuje pracodawca podpisem kwalifikowanym?

Tak, jest to możliwe. W takim wypadku wersja po podpisaniu podpisem kwalifikowanym jest jedynym dokumentem, który należy umieścić w e-Teczce.

Jeżeli dokument jest opisany B9, 59a, 59b, to czy każdy oddzielnie dokument musi być podpisany i opisany?

Podpisem kwalifikowanym musi być opatrzony wyłącznie skan dokumentu papierowego. I wtedy każdy dokument musi być podpisany osobno.

Czy pliki w formacie PDF powinny mieć tę samą nazwę, którą będzie opisany dokument w e-teczce?

Nie, nie ma takiej konieczności. To program musi zapewnić, aby podczas generowania metadanych umieścić w nich nazwę pliku.