Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Dlaczego warto przejść na cyfrowy obieg dokumentów?

Piotr Kowalski

Piotr Kowalski

Content Specialist w Symfonii

Długość czytania:

31 sierpnia 2022

Dlaczego warto przejść na cyfrowy obieg dokumentów?

 

Obieg dokumentów dotyczy wielu procesów w organizacji i niemal każdej jednostki gospodarczej. Cyfryzacja tych procesów jest szalenie trudnym wyzwaniem. Wiąże się z wieloma aspektami biznesowymi i organizacyjnymi – od zmiany przyzwyczajeń, aż po konieczność uporządkowania wielu procesów wewnątrz firmowych.

 

Cyfryzacja obiegu dokumentów – dlaczego jest istotna?

Niejednokrotnie spotykamy się z sytuacją w organizacjach, gdzie obieg dokumentów sprawia wrażenie chaotycznego. Różnego rodzaju dokumenty w swojej podróży poprzez organizację giną po drodze na różnych etapach, są przetrzymywane ponad miarę; zdarzają się sytuacje, kiedy dział księgowy w ostatniej chwili otrzymuje kluczowy dokument finansowy, zmuszający specjalistę ds. księgowości nawet do korygowania podatku na ostatnią chwilę.

Niekiedy kadra zarządzająca otrzymuje ważne dokumenty z opóźnieniem, co z kolei powoduje błędy na etapie podejmowania decyzji i spowolnienie czasu na reakcję, co w dzisiejszych dynamicznych czasach może być kosztowne dla przedsiębiorstwa.

Dzięki digitalizacji obiegu dokumentów często bardzo skomplikowane procesy mogą zostać uproszczone, uporządkowane i zoptymalizowane. Cyfrowy obieg dokumentów oznacza skuteczniejsze wykonywanie codziennych obowiązków przez pracowników, dzięki ułatwionemu dostępowi do informacji.

Jakie są zalety cyfrowego obiegu dokumentów?

– przyspieszenie procesu obiegu dokumentów wewnątrz organizacji
– wyeliminowanie ryzyka zagubienia dokumentów
– skrócenie czasu przechowywania dokumentów
– szybszy czas raportowania.

Symfonia Obieg Dokumentów

Sprawdź, jak działa!

Cyfrowy obieg dokumentów umożliwia skuteczniejsze zarządzanie codzienną pracą. Kierownicy na bieżącą mają dostęp do informacji, ile zadań zostało wykonanych w danym momencie, które procesy wymagają przyspieszenia, na których należy skupić się w danym momencie. Można z łatwością badać obłożenie konkretnych pracowników i zasobów.

Badania pokazują, że cyfryzacja daje bardzo konkretne przewagi rynkowe. Ponad 44 proc. ankietowanych firm uważa, że cyfryzacja przynosi wymierne oszczędności, niewiele mniej (nieco ponad 43,5 proc.), że zwiększa wydajność i efektywność pracy. A ponad jedna czwarta przedsiębiorców jest zdania, że cyfryzacja pozytywnie wpływa na poprawę konkurencyjności przedsiębiorstw.

Bezpieczeństwo cyfrowych danych

Wielu przedsiębiorców na pierwszym planie stawia bezpieczeństwo danych. W ramach cyfrowego obiegu dokumentów dokumentacja jest bezpiecznie przechowywania, nie grozi jej żadne fizyczne niebezpieczeństwo, brak jest ryzyka spalenia, zalania czy zagubienia dokumentów.

Jakie korzyści daje dobrze wdrożony system do obiegu dokumentów cyfrowych?

Przede wszystkim pracownicy mają wygodniejszy, szybszy dostęp do firmowych informacji. Nie muszą tracić czasu na dotarcie do nich, co skutkuje tym, że lepiej im się pracuje, działają sprawniej i skuteczniej.

Jak rozsądnie podejść do cyfryzacji?

Dobrze sprawdzającym się modelem jest stopniowa implementacja, która sprawia, że wdrożenie jest tańsze, szybkie, łatwiejsze i sprawia, że użytkownicy systemu szybko odnajdują się w nowościach. Ważne jest też indywidualne podejście do rozwiązania, dokładniejsze przyjrzenie się własnym procesom w organizacji, co umożliwi lepsze poznanie potrzeb i oczekiwań użytkowników. Takiej skrupulatniej oceny sytuacji można dokonać właśnie poprzez wdrożenie.

Innowacyjne rozwiązanie chmurowe: Symfonia Obieg Dokumentów

W przypadku standardowych rozwiązań serwerowych użytkownicy mogą być narażeni na awarie lub innego rodzaju ekstremalne sytuacje jak pożary czy zalania. W przypadku rozwiązania chmurowego takie sytuacje nie będą mieć wpływu na funkcjonowanie firmy, ponieważ wszelkie zabezpieczenia leżą po stronie dostawcy rozwiązania.

Symfonia Obieg Dokumentów to cala gama rozwiązań, które wspierają cyfrowy obieg dokumentów i pracę w zespołach rozproszonych. To znacznie bardziej rozbudowane rozwiązanie niż jedynie standardowe procesowanie obiegu faktur. Daje znacznie więcej możliwości optymalizacji obiegu firmowej dokumentacji w formie cyfrowej.

Podstawowe dokumenty można procedować choćby poprzez skonfigurowanie ścieżki obiegu dokumentacji lub poprzez zwyczajne przekazywanie dokumentu drogą elektroniczną innemu użytkownikowi.

W przypadku pracy zdalnej czy hybrydowej niezwykle ważna jest sprawna komunikacja między członkami zespołów, w szczególności ujednolicenie informacji dotyczącej dokumentów, które są procedowane. W ramach Symfonii Obiegu Dokumentów wszelka komunikacja, wyjaśnienia, komentarze, opisy czy załączniki są podpięte do danego dokumentu. Dzięki temu każdy użytkownik ma dostęp do pełnej wiedzy na temat tego, co działo się w ramach procesu obiegu dokumentu. Nie ma potrzeby wyszukiwania skorelowanej z dokumentem korespondencji mailowej, wyjaśniania, zbierania dodatkowych informacji. W ramach pracy na systemie wszystkie dane są uporządkowane i każdy użytkownik może do nich w łatwy sposób dotrzeć.

Planowanie i realizacja zadań

W pracy rozproszonej istotne jest, by członkowie zespołów mieli identyczny poziom świadomości na temat realizacji poszczególnych zadań. W Symfonii Obiegu Dokumentów mamy możliwość planowania zadań i ich procesowania. Użytkownik lub manager może też sprawdzić, na jakim etapie jest realizacja konkretnego zadania, a także takie informacje jak data rozpoczęcia pracy nad nim, czy jest w trakcie realizacji, czy może na etapie finalizacji.
Jeżeli konkretne zadanie jest częścią większej całości, wówczas można zarządzać większymi stosami zadań w ramach tzw. kampanii. Jest to miejsce w systemie, gdzie użytkownik widzi zgrupowane zadania oraz wszelkie przypisane do nich informacje.

Wypróbuj teraz Symfonię Obieg Dokumentów

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat:

Powiązane kategorie

Finanse
międzynarodowe

Finanse
na co dzień

Planowanie
biznesowe

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik