Zakończenie roku w obszarze kadrowo-płacowym – o czym pamiętać?

Koniec roku to okres, w którym każdy pracodawca musi dopełnić pewnych obowiązków związanych z kadrami i płacami. O czym szczególnie powinien pamiętać przedsiębiorca zatrudniający pracowników?

 

Złożenie deklaracji PIT za pracowników

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy na koniec roku jest rozliczenie podatkowe zatrudnionych osób. Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, musi złożyć w Urzędzie Skarbowym m.in. deklarację PIT-11 czy PIT-4. Obowiązek wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za pracowników wynika z zapisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do 31 stycznia należy złożyć deklaracje w Urzędzie Skarbowym właściwym pod kątem siedziby przedsiębiorcy, z kolei do ostatniego dnia lutego pracodawca musi przekazać PIT-11 pracownikom.

 

Zaplanowanie urlopów na kolejny rok

Wraz z rozpoczęciem nowego roku pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę otrzymują prawo do kolejnych 20 lub 26 dni wolnych. Kolejną kwestią, o której powinien pamiętać pracodawca przed zakończeniem roku, jest więc zaplanowanie urlopów wypoczynkowych na rok następny. Nie musi on jednak od razu brać pod uwagę całego roku – urlopy można rozplanować na półrocze, kwartał lub konkretne miesiące. Wyjątek stanowią firmy, w których nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa lub działa, lecz zgadza się na brak planu urlopowego. Wówczas przedsiębiorca nie ma obowiązku planowania urlopów. Może się to jednak okazać bardzo przydatne – zwłaszcza w przypadku okresów wakacyjnych, ferii czy Świąt, kiedy na dniach wolnych zależy większości pracowników.

Przeczytaj także: Zatrudnianie w dobie zdalnej pracy: jak dostosować się do nowych realiów? – Symfonia

W przypadku, gdy pracodawca ustala urlopy dobrowolnie, powinien robić to w oparciu o wnioski osób zatrudnionych. Może on również zaplanować urlopy z uwzględnieniem wyłącznie tych najdłuższych – zazwyczaj trwają one 14 dni. Co więcej, pracodawca ma w takiej sytuacji prawo wymagać od pracowników składania wniosków urlopowych odpowiednio wcześnie – np. miesiąc lub dwa miesiące przed planowaną nieobecnością.

 

Kwestie związane z ZFŚS

Do 31 grudnia pracodawca ma obowiązek skorygować odpisy podstawowe na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Od 2023 roku podstawę ich naliczania za okres od stycznia do końca czerwca stanowią kwoty przeciętnej płacy miesięcznej w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 roku (4.434,58 zł), z kolei za okres od lipca do końca grudnia – kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 roku (5.104,90 zł). Co więcej, przedsiębiorca powinien przejrzeć dane osobowe przechowywane do celów ZFŚS, a w razie potrzeby – usunąć te, które okazały się zbędne.

 

Przekazanie informacji ZUS IWA

Do 31 stycznia nowego roku przedsiębiorca jest zobowiązany do przekazania do ZUS-u deklaracji ZUS IWA za poprzedni rok. Zawarte w niej dane pozwalają ustalić wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe opłacanej przez pracodawcę. Obowiązek złożenia formularza dotyczy właścicieli firm, którzy:`

• na dzień 31 grudnia poprzedniego roku widnieli w rejestrze REGON;
• w okresie 1 stycznia-31 grudnia poprzedniego roku i przez przynajmniej jeden dzień
  w styczniu nowego roku byli nieprzerwanie zgłoszeni w ZUS-ie jako płatnicy składki wypadkowej;
• w poprzednim roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej 10 ubezpieczonych.

W przypadku, gdy przedsiębiorca złoży deklarację ZUS IWA za następne trzy lata, to ZUS wylicza stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej od 1 kwietnia 2024 roku do 31 marca 2025 roku.