Ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników – niezależnie od ich ilości – ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Powinna  ona obejmować nie tylko przepracowane godziny, ale i informacje o zwolnieniach lekarskich, urlopach czy pracy w godzinach nadliczbowych. Co należy zawrzeć w ewidencji i w jaki sposób ją prowadzić?

Ewidencja czasu pracy a kodeks pracy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nakłada na każdego pracodawcę kodeks pracy. Jej prowadzenie ma na celu prawidłowe rozliczenie czasu pracy zatrudnionych, a także ustalenie wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń związanych z wykonywaną pracą. Kodeks pracy określa jednak, że pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracowników, którzy:

• zostali zatrudnieni w systemie zadaniowego czasu pracy;
• otrzymują ryczałt za pracę w godzinach nocnych lub nadgodziny;
• zarządzają zakładem w imieniu przełożonego.

W ich przypadku wciąż jednak należy wykazywać dni wolne, a także wymiar i rodzaj zwolnień oraz innych nieobecności. Mówimy wówczas o tzw. ewidencji uproszczonej.

Okres i forma prowadzenia ewidencji

Okresy, na jakie pracodawca powinien prowadzić ewidencję godzin pracy, nie zostały określone w przepisach prawa. O długości objętego nią okresu decyduje sam przełożony. Co istotne, musi być ona prowadzona indywidualnie dla każdej z zatrudnionych osób. Ewidencję czasu pracy można prowadzić w dwóch formach – zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Podpisuje ją wyłącznie pracodawca bądź pracownik, który działa w jego imieniu – nie ma konieczności podpisywania karty z ewidencją przez pracownika. Zgodnie z przepisami przełożony powinien jednak udostępnić ewidencję osobie zatrudnionej na jej żądanie.

Najważniejsze elementy, czyli jak powinna wyglądać ewidencja czasy pracy

Podstawowym elementem, który musi znaleźć się w ewidencji czasu pracy, jest liczba przepracowanych przez danego pracownika godzin wraz z dokładnymi porami rozpoczęcia i zakończenia zmian. Powinna ona obejmować również:

• pracę w godzinach nadliczbowych;
• pracę w godzinach nocnych;
• pracę w niedziele i święta;
• pracę w dni wolne, związane z pięciodniowym tygodniem pracy.

Ponadto w ewidencji nie może zabraknąć informacji o urlopach, zwolnieniach, dyżurach czy wszelkich pozostałych nieobecnościach – zarówno nieusprawiedliwionych, jak i usprawiedliwionych. W przypadku dni wolnych niezbędne jest dodatkowo wskazanie tytułu ich udzielenia. Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć także zwolnienia lekarskie, wnioski o udzielenie czasu wolnego w ramach pracy w godzinach nadliczbowych czy podania o opiekę na dziecko. Wnioski urlopowe powinny być natomiast przechowywane osobno.

Przeczytaj także: Druki ZUS – rodzaje i przeznaczenie

Ewidencja czasu pracy – przechowywanie

Ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia konkretnego pracownika i przez kolejne dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Co więcej, dokumenty z ewidencją powinny być przechowywane w odpowiednich warunkach – jeżeli występują one w formie papierowej, pomieszczenie musi mieć odpowiednią temperaturę i poziom wilgotności. Dokumenty powinny być także zabezpieczone przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepożądanych – bez względu na to, czy mają postać elektroniczną, czy tradycyjną.