Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć?

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy. W niektórych sytuacjach możliwe jest jednak otrzymanie środków pieniężnych w ramach ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne. Czym dokładnie jest ekwiwalent, w jaki sposób się go oblicza i czy od jego kwoty odprowadzane są składki?

Ekwiwalent za urlop – czym właściwie jest?

Ekwiwalent za urlop to nic innego, jak środki wypłacane w zamian za przysługujące pracownikowi dni wolne od pracy. Można otrzymać je jednak wyłącznie w przypadku, gdy osoba zatrudniona nie ma możliwości wykorzystania dni urlopowych – np. jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy, a ma ona jeszcze niewykorzystane dni wolne. Co ważne, pracownik nie może zrezygnować z urlopu wypoczynkowego na rzecz ekwiwalentu. Wzmianka o wypłaconym ekwiwalencie – podobnie jak o wykorzystanym urlopie – powinna znaleźć się w świadectwie pracy, które otrzymuje pracownik, opuszczając firmę. Kwestie ekwiwalentu uregulowane są w dwóch aktach prawnych – Kodeksie pracy oraz Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Komu przysługuje ekwiwalent za urlop?

O ekwiwalent za niewykorzystane dni urlopu może ubiegać się osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, gdyż ma ona prawo do urlopu wypoczynkowego. W umowie zlecenia czy umowie o dzieło nie ma zapisu o ustawowych dniach wolnych, toteż pracownikom posiadającym jedną z tych umów nie przysługuje ekwiwalent.

Obliczanie ekwiwalentu za dni wolne

W celu obliczenia ekwiwalentu za urlop należy ustalić tzw. współczynnik ekwiwalentu, czyli liczbę dni w miesiącu, jakie pracownik musi przepracować w ciągu całego roku. Jest on określany osobno na każdy rok pracy. Co istotne, dodając ekwiwalent za miniony rok, należy uwzględnić wysokość współczynnika z roku, w którym będą wypłacane środki.

Przeczytaj także: Ewidencja czasu pracy w pigułce – to warto wiedzieć

Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za urlop

Jeśli osoba zatrudniona nie wykorzystała przysługujących jej dni urlopu, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia jej pieniężnego ekwiwalentu. Istnieje tylko jeden wyjątek od tej reguły – a mowa o sytuacji, w której pracownik zdecyduje się na kolejny okres zatrudnienia w tej samej firmie i postanowi wykorzystać w trakcie jego trwania dni wolne, których nie wykorzystał w poprzednim okresie. Wówczas pracodawca nie wypłaca zatrudnionemu środków w ramach ekwiwalentu. Ponadto nie może on zaproponować ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy, np. jeżeli nie chce zgodzić się w danym momencie na urlop pracownika.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy a ZUS

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy stanowi podstawę do naliczania składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. To przychód ze stosunku pracy – od kwoty ekwiwalentu pracodawca opłaca więc składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ze względu na to, że środki wypłacane zamiast dni urlopowych są także składnikiem wynagrodzenia, naliczany jest od nich również koszt uzyskania przychodu.