Automatyzacja procesów firmowych obejmuje m.in. automatyzację pracy z umowami. To coś, na co decyduje się coraz więcej firm – wiąże się z nią bowiem wiele korzyści. Dlaczego warto zarządzać umowami z poziomu programu? Sprawdźmy!

Automatyzacja umów – wygoda i większa efektywność

Automatyzacja pracy z umowami polega na wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania m.in. na etapie ich tworzenia czy podpisywania. Pozwala ono na automatyczne generowanie umów oraz przechwytywanie danych, kontrolowanie ważnych terminów czy archiwizowanie umów. Chcąc wyszukać konkretną treść dokumentu, wystarczy wpisać daną frazę w wyszukiwarce. Zarządzanie umowami może się odbywać z dowolnego miejsca – wystarczy jeden program i zaledwie kilka kliknięć. Do obowiązków pracownika należy jedynie wprowadzenie danych – m.in. nazwy kontrahenta czy typu umowy. Nie są w tym przypadku potrzebne żadne dodatkowe umiejętności – system jest wyjątkowo intuicyjny. Z automatyzacją procesu tworzenia i zarządzania umowami wiąże się wiele korzyści.

Szybsze zawieranie umów

Dzięki automatyzacji zarządzania umowami ich podpisywanie zajmuje znacznie mniej czasu – oszczędzają go wówczas obie strony. Nie ma bowiem potrzeby żmudnego tworzenia i edytowania dokumentu w edytorze – np. Wordzie. Jeśli strony chcą zawrzeć kontrakt jak najszybciej, jest to zdecydowanie lepsza opcja – wystarczy zaledwie jedno narzędzie, aby sprawnie podpisać dokument przy użyciu podpisu elektronicznego.

Mniejsze ryzyko wystąpienia błędów

Tworząc umowy w innym programie niż klasyczny edytor tekstu, zmniejszamy ilość błędów w treści dokumentów. Mowa m.in. o pominiętych akapitach, literówkach czy błędach interpunkcyjnych. Dzięki automatyzacji zarządzania umowami możemy uniknąć wielu pomyłek, otrzymując gotowy do podpisania dokument.

Przeczytaj także: 3 powody, dla których warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie

Oszczędność kosztów

Automatyzacja procesu tworzenia i podpisywania umów wpływa również znacząco na oszczędność pieniędzy. Umowy tradycyjne wiążą się ze znacznie większymi kosztami – m.in. ze względu na konieczność zakupu ryz papieru, tonerów do drukarki czy innych akcesoriów biurowych. Co więcej, dzięki automatyzacji pracujące nad umowami osoby mogą skupić się na innych ważnych zadaniach, oszczędzając swój czas.

Przeczytaj także: Cyfryzacja biznesu i tryb zdalny