Elektroniczna lista obecności w erze home office

Podczas gdy praca zdalna staje się codziennością, tradycyjne metody rejestrowania czasu pracy, takie jak papierowe listy obecności, szybko tracą swoją użyteczność. Praca zdalna powoduje, że rejestrowanie obecności nie jest już tak proste. Nie jest oczywiste, kto jest obecny i kto nie jest – może ktoś jest chory? Rozwiązaniem tego problemu może być elektroniczna lista obecności.

Jakie cechy powinna mieć idealna elektroniczna lista obecności?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że najważniejszą funkcją jest po prostu umożliwienie pracownikom wpisywania się na listę. Coś tak prostego jak arkusz Excel udostępniony w Google Spreadsheets może to zrealizować. Chociaż sam wpis na listę jest szybki, takie rozwiązanie może być bardzo pracochłonne w dalszym przetwarzaniu. Trudno będzie zweryfikować, czy wpisane nazwiska są autentyczne. Ponadto, nie będzie łatwo określić, o której godzinie wpis został wykonany. Miesięczne raportowanie będzie wymagało dużego wysiłku.

Dlatego kluczowe funkcje elektronicznej listy obecności to:

• wpis na listę przez zidentyfikowanego pracownika,
• łatwość określenia miejsca pracy (biuro/zdalnie),
• możliwość widzenia pracowników wraz z informacją o miejscu pracy,
• informacja o czasie logowania pracownika,
• miesięczny raport do celów kadrowych.

 

Korzyści z elektronicznej listy obecności

Dokumentacja czasu pracy to obowiązkowy element każdego miejsca pracy z zatrudnionymi pracownikami, ponieważ wpływa na wynagrodzenie i ilość urlopu. Elektroniczna lista obecności, chociaż nie jest regulowana prawnie, jest równie ważna. Wiele firm korzysta z obu tych narzędzi, ponieważ zwiększają one efektywność pracy. Elektroniczna lista obecności ma wiele zalet, które przyniosą korzyści firmie. Sprawdźmy, co ta nowoczesna technologia może zaoferować Twojej firmie!

Zalety elektronicznej listy obecności

Sprawdzenie obecności pracowników z dowolnego miejsca

Kontrola czasu pracy jest możliwa dzięki aplikacji mobilnej, co oznacza, że możesz sprawdzić system nawet będąc w podróży służbowej, na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Ta korzyść jest szczególnie istotna dla właścicieli dużych firm lub tych z oddziałami w różnych krajach. Dzięki temu szybko uzyskasz niezbędne informacje na temat funkcjonowania firmy w Twojej nieobecności i będziesz mógł podjąć odpowiednie działania, jeśli kluczowy pracownik nie będzie dostępny przez dłuższy czas.

Maksymalne ograniczenie nadużyć, błędów i oszustw

Tradycyjne papierowe listy obecności są podatne na błędy i oszustwa. Inaczej jest w przypadku rejestracji czasu pracy online. Ryzyko pomyłek jest minimalne, nawet gdy wiele osób korzysta z systemu. Nowoczesne oprogramowanie i karty magnetyczne skutecznie ograniczają liczbę oszustw. Dodatkowo, można zainstalować monitoring, aby zwiększyć kontrolę nad sytuacją.

Wysoka trwałość listy obecności

Już nie musisz martwić się, że lista obecności zostanie zniszczona przez pożar lub wypadek z kawą. Elektroniczna ewidencja czasu pracy lub lista znajdują się w chmurze, co oznacza, że są niezwykle trwałe. Nawet w przypadku zdarzeń losowych lub kradzieży, dane nie zostaną trwale utracone. Dzięki temu możesz łatwo odtworzyć ten dokument.

Dostęp do archiwalnej ewidencji czasu pracy

Potrzebujesz sprawdzić archiwalne dokumenty? Dzięki nowoczesnej elektronicznej liście obecności jest to jeszcze łatwiejsze. W ten sposób możesz szybko sprawdzić, czy dany pracownik był w firmie w konkretny dzień. Jest to szczególnie przydatne w przypadku sporów dotyczących wypadków przy pracy. Elektroniczna lista obecności dostarczy Ci potrzebnych informacji w zaledwie chwili. Wystarczy zastosować odpowiednie filtry i poczekać, aż system znajdzie odpowiednie dane.

 

Ekologia

Elektroniczna lista obecności pozwala określić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, co jest krótką, ale ważną informacją. Tradycyjne zapisywanie jej na kartce, zwłaszcza w firmach z wieloma pracownikami, jest nieekologiczne i prowadzi do marnotrawienia papieru. Przełączając się na elektroniczną formę, oszczędzasz wiele drzew przed wycięciem i pokazujesz swoim współpracownikom, kontrahentom, inwestorom i pracownikom, że dbasz o środowisko naturalne.

Powiadomienia o spóźnieniach i nadgodzinach

Chociaż sporadyczne spóźnienia nie stanowią dużej przeszkody, jeśli dotyczą większej liczby pracowników, mogą przynieść firmie duże straty finansowe. Elektroniczna lista obecności pracowników online minimalizuje te koszty i motywuje zatrudnionych do większej punktualności. Zwłaszcza, gdy podejmujesz odpowiednie konsekwencje wobec pracowników, którzy się spóźniają.

Nowoczesne narzędzie elektronicznej listy obecności pokazuje także, czy niektórzy pracownicy zostają w pracy po godzinach i jak często to się zdarza. Jest to istotne zarówno ze względów zdrowotnych, jak i w kontekście potencjalnie wyższej wypłaty.

Dostęp do listy obecności pracowników dla różnych działów

Ważnym atutem elektronicznej listy obecności pracowników jest dostęp do danych dla różnych osób korzystających z różnych urządzeń, w tym urządzeń mobilnych. Dzięki temu informacje dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy są dostępne nie tylko dla menedżerów, ale także dla działów kadr i płac oraz dla pracodawcy. Automatyzuje to wykonywanie obowiązków przez poszczególnych pracowników i umożliwia szybką reakcję na pojawiające się problemy lub długotrwałe nieobecności pracowników.

Elektroniczna lista obecności nie tylko ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi, ale także stanowi element wspierający zrównoważony rozwój i dbałość o środowisko naturalne. W dzisiejszych czasach, gdy firmy coraz bardziej przywiązują wagę do odpowiedzialności społecznej, taki aspekt ma ogromne znaczenie. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą i przekonania się, jak elektroniczna lista obecności może przynieść realne korzyści Twojej firmie.

Czy są informacje, których lista obecności online nie powinna zawierać?

Choć nie ma konkretnych przepisów dotyczących listy obecności według Kodeksu Pracy, nie oznacza to, że możemy tam umieścić wszystko, co chcemy. Kluczowe dane to imię i nazwisko pracownika, godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Nasze rozwiązania są do tego przygotowane i zgodne z zasadami RODO, które odgrywają kluczową rolę w tej kwestii. Zgodnie z nimi, elektroniczna lista obecności nie powinna zawierać informacji na temat przyczyn nieobecności pracownika, takich jak urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie czy urlop.

Kto skorzysta na elektronicznej liście obecności?

Rozwiązania online nie tylko zwiększają wydajność firmy, ale przede wszystkim ograniczają obciążenia dla działu HR, automatyzując ewidencję czasu pracy. Dlatego takie elektroniczne narzędzia są najczęściej skierowane do firm z dużą liczbą pracowników, gdzie ich obsługa jest szczególnie czasochłonna. W takim przypadku tradycyjne papierowe listy obecności nie wystarczają, ze względu na ich ograniczoną trwałość, niewielką ekologiczność i konieczność archiwizacji dużej ilości dokumentów. Z tego powodu duże firmy coraz chętniej wybierają elektroniczne listy obecności – niezależnie od branży. Takie rozwiązania umożliwiają także stałą kontrolę nad liczbą osób obecnych w siedzibie firmy, co ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstw, które organizują spotkania, szkolenia czy współpracują z zewnętrznymi partnerami.

Korzystając z elektronicznej listy obecności, otrzymujemy nie tylko narzędzie do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, ale także element wspierający zrównoważony rozwój i dbałość o środowisko naturalne. W dzisiejszych czasach, kiedy firmy stają się coraz bardziej społecznie odpowiedzialne, taki aspekt z pewnością nie jest bez znaczenia. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą i przekonania się o zaletach elektronicznej listy obecności na własnej skórze!

Sprawdź jak korzystać z elektronicznej listy obecności w Symfonii Obieg Dokumentów