Onboarding i pre-onboarding zdalny – jak zrobić to dobrze

Mogłoby się wydawać, że proces wdrożenia pracownika, to tylko kropla w morzu jego licznych doświadczeń w firmie. Tylko kilka dni lub tygodni, które w porównaniu z wieloma miesiącami lub latami pracy, niewiele znaczą. Jednak okazuje się, że jeśli nie zadbamy o te pierwsze doświadczenia, może nie być szansy na zdobycie kolejnych.

Raport Instruction Group wskazuje, że 33% pracowników szuka nowej pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy od zatrudnienia. Do tego powinniśmy jeszcze doliczyć osoby, które decydują się na zmianę, zanim jeszcze rozpoczną pracę.

Dlaczego tak się dzieje i czy możemy w jakiś sposób temu przeciwdziałać? Warto zadać sobie także pytanie, czy praca zdalna w jakiś sposób zmienia sytuację i wpływa na przebieg procesu wdrożenia pracownika?

 

Dlaczego wybrani kandydaci nie przychodzą do pracy, a pracownicy rezygnują w pierwszych tygodniach?

Powodów może być wiele, czasami mogą być związane z obszarami, na które nie mamy wpływu. Niemniej jednak zazwyczaj mamy możliwość zadbania o to, aby osoba, której złożyliśmy ofertę, przyszła pierwszego dnia do pracy oraz aby nowozatrudniony pracownik nie zrezygnował po kilku tygodniach.

Osoba, która zdecydowała się zmienić pracę, może mieć obawy związane z nowym miejscem. Nie wie czy podjęła słuszną decyzję oraz nie jest pewna, czy dokonała właściwego wyboru. Jeśli czas oczekiwania na pierwszy dzień pracy jest długi, to te obawy będą się potęgować i narastać. Czasami na pracownika czekamy miesiąc, dwa, trzy, czasami nawet pół roku i jeśli nie wykorzystamy tego czasu na budowanie relacji, to sami stawiamy się na przegranej pozycji.

Przyszły pracownik, czekając na start pracy u nas, może brać udział w innych procesach rekrutacyjnych i jeśli otrzyma ciekawszą propozycję, z łatwością może zrezygnować z naszej oferty – jeszcze przed startem pracy, albo już po pierwszym dniu. Nie jest do nas przywiązany, nic w zasadzie nie traci, a może podejrzewać, że zyska.

Kiedy pracujemy zdalnie, interakcje z pracownikiem są dodatkowo utrudnione, możemy przeoczyć, że dzieje się u niego coś złego lub że potrzebuje wsparcia. Dlatego też warto zacząć działać i zadbać o wartościowy onboarding i pre-onboarding.

Pre-onboarding, czyli lepiej wcześniej, niż później

Okres oczekiwania na nowego pracownika, to idealny czas, aby nie tylko zniwelować jego obawy związane z nową pracą, ale także zbudować relację, poczucie bezpieczeństwa i zadbać o to, aby z radością i ekscytacją czekał na pierwszy dzień.

Dlatego też warto zacząć działać już od momentu złożenia oferty zatrudnienia. Kiedy kandydat przyjmie naszą propozycję, możemy rozpoczynać pre-onboarding.

Co warto zrobić?

• Zadzwonić, napisać maila – czyli nawiązać kontakt. Dobrze jeśli kontakt nie wychodzi tylko z działu HR, ale także od menedżera i buddy’ego.
• Zacząć budować relację i poczucie przynależności – pokazać zespół, przekazać culture booka, wysłać dopasowany i pomysłowy welcome pack.
• Zadbać o niezbędny formalny aspekt – formularze, czy chociażby skierowanie na badania przy umowie o pracę.

Warto pamiętać, że mamy zachęcić pracownika i budować z nim relację, a nie zasypać go informacjami i zadaniami. Dlatego też działania te dobrze jest rozłożyć na cały okres pre-onboardingu i mieć na uwadze, ze nasz przyszły pracownik ma na ten moment jeszcze inną pracę lub jest na urlopie.

Od czego zacząć onboarding zdalny?

Jeszcze na etapie przed pierwszym dniem pracy, pamiętajmy o tym aby zadbać o następujące elementy:

• wysłanie informacji o tym jak będzie wyglądał pierwszy dzień,
• zaplanowanie w kalendarzu konkretnych terminów spotkań i przekazanie kontaktu do osób, z którymi nowy pracownik będzie miał styczność w pierwszych dniach,
• przedstawienie ogólnych założeń na pierwszy tydzień pracy
• upewnienie się czy pracownik otrzymał sprzęt do pracy i wszystkie dostępy
• upewnienie się, że plan na pierwsze dni jest optymalny – ważne, aby pracownik nie był przytłoczony zbyt dużą liczbą zadań, ale też, aby się nie nudził.

Pamiętajmy, że w pracy zdalnej trudniej jest włączyć pracownika do zespołu, pojawia się u niego także większy stres i niepewność, dlatego też tak ważny jest dobry plan oraz zaangażowanie zespołu.

 

Jakie błędy popełniamy w onboardingu?

Mimo że w wielu firmach coraz bardziej świadomie podchodzimy do procesu wdrażania pracowników, to wciąż ogólny poziom zadowolenia z przeprowadzanego onboardingu jest dość niski. Dane z raportu Great Digital i Hudson wskazują, że 24% pracowników deklaruje, że w trakcie wdrożenia mogło liczyć tylko na siebie. Z kolei dane od HCI sygnalizują, że 58% firm ma proces wdrożenia skoncentrowany tylko na procesach i dokumentach.

To pokazuje, że patrząc całościowo na rynek pracy, wciąż długa droga przed nami.

Jakie są główne błędy przy onboardingu?

1. Za mało czasu poświęcamy aspektowi relacji, szczególnie przy pracy zdalnej.
2. Brakuje uporządkowania materiałów i treści – samo wysłanie wszystkiego mailem nie jest dobrym pomysłem.
3. Pracując zdalnie zapominamy o nowym pracowniku, którego nie widzimy, nie budujemy z nim przywiązania i nie wdrażamy w kulturę organizacyjną.
4. Rzucamy pracownika na głęboką wodę lub wpadamy w drugą skrajność i nadmiernie opiekujemy się nową osobą nie dając jej przestrzeni na działanie i samodzielność.
5. Zrzucamy całość zadań wdrożeniowych na menedżerów, zapominamy o funkcji buddy’ego.
6. Jeśli już mamy buddy’ego, to niewystarczająco przygotowujemy go do jego roli (czasami nawet wcale).
7. Zaczynamy interesować się pracownikiem dopiero pierwszego dnia pracy, nie dbamy o pre-onboarding.
8. Nie mamy narzędzi do automatyzacji i wsparcia we wdrażaniu online.
9. Nie badamy zadowolenia z procesu wdrożenia – a powinniśmy pytać nowego pracownika, menedżera i buddy’ego o to jak oceniają ten proces i narzędzia.
10. Za mało rozmawiamy – chowamy się za ekranem komputera i pod pozorem nawału pracy zaniedbujemy potrzeby nowego pracownika.

 

Jak przekazywać wiedzę w trakcie onboardingu online?

Wdrażając pracownika zdalnie, poza zadbaniem o relacje i budowaniem poczucia przynależności,  warto zastanowić się także nad tym, w jaki sposób przekazać wiedzę, regulaminy, zasady pracy, zadania oraz wszystkie inne formalne i merytoryczne aspekty.

Dobrze jest przyjąć określone podejście i na tej podstawie zaplanować działania. Do wyboru jest kilka możliwości, między innymi warto wziąć pod uwagę następujące elementy:

• Tematyczny podział zagadnień – osobne sekcje, np. na formalności, panujące w firmie zasady (dotyczące komunikacji lub organizacji spotkań), zespół, działania CSR, benefity.
• Podział na obszary czasowe – wydzielona część na pre-onboarding, pierwszy dzień pracy, pierwszy tydzień, pierwszy miesiąc itd.
• Zasada 30-60-90 – podział obszarów wdrożenia na 90 dni w rozłożeniu na 3 części – pierwszy miesiąc, drugi i trzeci. Przy tym założeniu zaczynamy od etapu intensywnego szkolenia stanowiskowego, przechodzimy do pierwszych zadań i kończymy na pełnej samodzielności.

Dzieląc materiały i zadania na sekcje warto skorzystać w możliwości jakie daje nam system, z którego korzystamy – może być to układ tablicowy podobny do tego jak wygląda Trello, projektowy jak Asana, czy na przykład podział na foldery.

Ważny jest pomysł i konsekwencja oraz to, aby upewnić się po czasie, czy rozwiązanie, które wybraliśmy jest użyteczne.

Czy onboarding zdalny może być ciekawy?

Może być ciekawy i zdecydowanie powinien. Warto skorzystać z możliwości łączenia wielu narzędzi, obszarów i technik, np.:

• spotkania online
• materiały wideo do odsłuchania przez pracownika
• dokumenty do przeczytania
• infografiki
• quizy online – zarówno do sprawdzania formalnych kwestii, jak i w mniej formalny sposób – wartości lub zespołu
• FAQ – aby do części odpowiedzi pracownik mógł sam trafić
• profile pracowników, zdjęcia, interakcje z innymi
• mapa działów online wraz z zakresem odpowiedzialności
• interaktywne zadania do poznawania osób, z którymi pracownik będzie miał na co dzień kontakt. Można zrealizować projekt przypominający grę miejską w przestrzeni online lub po prostu przygotować kilka pytań/ zadań, których rozwiązanie wymaga kontaktu z osobami z różnych działów.
• kawy/spotkania online – można skorzystać np. z wtyczki do Slacka – Donut, która między innymi losuje pary do spotkań online. Można też takie działania wprowadzić samemu do systemu, z którego korzystamy.

Jakie narzędzia do onboardingu online?

Przede wszystkim warto minimalizować liczbę narzędzi i wykorzystywanych kanałów. Dlatego też warto wybrać takie rozwiązanie, które jest możliwie uniwersalne i wszechstronne. Dobrze jeśli postawimy na narzędzie, które nie tylko pokrywa obszar wdrożenia pracowników, ale też dalej jest wykorzystywane w innych obszarach HR – rozwoju, komunikacji, czy ocenach okresowych.

Zajrzyj do webinaru dotyczącego pre-onboardinu i onboarding zdalnego i sprawdź co jeszcze możesz zrobić i na jakie jeszcze elementy warto zwrócić uwagę.