Stworzenie harmonogramu czasu pracy, albo po prostu grafiku to prawdziwe wyzwanie – ta prosta czynność może zająć wiele czasu i wymagać wielu kombinacji. Nie zawsze uda się też trafić z jego planem w oczekiwania każdego z pracowników. Jak ułożyć harmonogram czasu pracy i co powinien zawierać grafik? Kiedy jako pracodawca masz obowiązek tworzyć harmonogram pracy, a kiedy możesz z tego zrezygnować?  

Harmonogram czasu pracy a Kodeks pracy 

Przede wszystkim należy odpowiedzieć sobie na pytanie – co to jest harmonogram czasu pracy? Harmonogram czasu pracy to zaplanowany czas pracy, w jakim pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy. Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy, grafik może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmując jednak co najmniej 1 miesiąc. Przygotowany harmonogram czasu pracy pracodawca musi przekazać pracownikowi co najmniej tydzień przed terminem, od którego grafik będzie obowiązywał.
 

Kodeks pracy uwzględnia także wymiar czasu pracy – nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu.  

Co powinien zawierać grafik pracy? 

Zadając sobie pytanie, jak zrobić grafik pracy, warto stosować się do kilku zasad. W harmonogramie pracy przygotowanym przez pracodawcę powinna znaleźć się jasna informacja o tym, kto i kiedy ma wyznaczoną zmianę. Ale nie tylko. Grafik powinien uwzględniać również dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (wraz z wymiarem czasu pracy); odpoczynki dobowe i tygodniowe; wolną niedzielę przynajmniej raz na 4 tygodnie; dni wolne od świadczenia pracy oraz urlopy. Oprócz tego – powinien być ułożony tak, aby zawierać 5-dniowy tydzień pracy.
 

O tym pamiętaj: 

• doba pracownicza rozpoczyna się o godzinie, w której pracownik podjął pracę i trwa 24 godziny, czyli zaczynając pracę o 7:00 rano w poniedziałek doba pracownicza trwa do 7:00 rano we wtorek. W tym czasie konieczny jest odpoczynek dobowy, w wymiarze min. 11 godzin; 

• jeśli pracownik wykonuje pracę w niedzielę, w ciągu 6 dni przed nią lub następujących po niej musi mieć zapewniony 1 dzień wolnego; 
• również praca w sobotę powinna być zrekompensowana 1 dniem wolnym, zaplanowanym do końca okresu rozliczeniowego – niezależnie od tego, czy pracownik w sobotę pracował 8 czy 3 godziny; 
• niedopuszczalne jest zaplanowanie w harmonogramie pracy choćby jednej godziny więcej, niż wynika z nominalnego czasu pracy w danym miesiącu. Pamiętaj, że tzw. nadgodziny mogą wystąpić jedynie w sytuacji wyjątkowej, której pracodawca nie był w stanie przewidzieć. Jeśli jednak okres rozliczeniowy wynosi więcej niż 1 miesiąc, można w jednym miesiącu zaplanować więcej godzin, a w kolejnym – zrekompensować to planując mniejszą ilość godzin tak, żeby w danym okresie łączna liczba godzin pracy była zgodna z nominalnym czasem pracy dla tego okresu. 

Każdy pracownik musi mieć zapewniony odpoczynek między swoimi zmianami, który nie powinien być krótszy niż 11 godzin. W ciągu tygodnia każdemu pracownikowi należy się również do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Warto pamiętać o tym podczas układania grafiku pracy, ponieważ za nieprzestrzeganie ich grożą dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. 

Jak ułożyć harmonogram czasu pracy? 

Biorąc pod uwagę wszelkie wytyczne dotyczące tworzenia harmonogramu czasu pracy dla pracowników, to zadanie może przysporzyć wielu problemów organizacyjnych, zwłaszcza jeśli grafik pracy jest tworzony dla większej ilości osób. Dlatego warto wziąć pod uwagę dostępne programy i aplikacje, takie jak Symfonia ePracownik, które pomogą określić kalendarz pracy dla członków zespołu i oferują gotowe wzorce do wykorzystania. 

Kiedy nie trzeba tworzyć grafiku pracy dla pracowników? 

W przypadku, gdy umowa między pracownikiem a pracodawcą zawiera informację o dniach i godzinach wykonywania pracy, nie ma konieczności tworzenia specjalnie harmonogramu. Przykład: pracownik korporacji, w której pracę wykonuje się od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 16:00.  

Harmonogramu pracy nie tworzy się także w przypadku tzw. zadaniowego systemu czasu pracy oraz w ruchomym lub indywidualnym systemie czasu pracy i czasie pracy wynikającym z obwieszczenia (wynikającym z przepisów lub UoP).
 

Pamiętaj! 

Harmonogram czasu pracy to nie jest ewidencja czasu pracy. Różnica polega na tym, że harmonogram przedstawia pewien plan, a ewidencja czasu pracy – faktyczną jego realizację, która wcale nie musi pokrywać się z grafikiem w 100 %.