Buddy w onboardingu – czego oczekiwać od tej roli i jak ją kształtować?

Coraz bardziej kompleksowo podchodzimy w firmach do procesu wdrożenia pracowników, staramy się zadbać o wszystkie aspekty i sprawić, aby proces onboardingu był atrakcyjny dla pracowników i skuteczny biznesowo. Dlatego też coraz częściej decydujemy się na usystematyzowanie tego procesu, podział ról oraz na wprowadzenie roli buddy’ego. Kim tak naprawdę jest buddy?

Kim jest buddy?

Najprościej mówiąc, jest osobą, która towarzyszy nowemu pracownikowi w procesie jego wdrożenia. Standardowo w onboarding włączony jest przełożony i specjaliści HR, ale jeśli chcemy zadbać kompleksowo o pierwsze tygodnie pracy nowej osoby, warto pamiętać także o roli buddy’ego. Powinien on być pomocnikiem na wyciągnięcie ręki, aby pracownik nie czuł się osamotniony w nowym miejscu i aby nie obawiał się zadać nawet najprostszych pytań. Poza tym, dzięki wsparciu takiej osoby, pracownik może lepiej poznać kulturę organizacji i jej wartości, a także szybciej staje się częścią zespołu i ma z kim chociażby zjeść pierwszy lunch albo wypić (wirtualną) kawę. Wykorzystanie roli buddy’ego pozwala także na skrócenie czasu potrzebnego na pełne wdrożenie, a także sprawia, że nowy pracownik wyżej ocenia proces onboardingu.

Czy każdy może być buddym?

Rola buddy’ego zdecydowanie nie jest dla każdego. Dobranie odpowiedniej osoby to klucz do sukcesu. Jaki więc powinien być buddy?

• Komunikatywny i otwarty – bez tych cech będzie ciężko budować relacje, a to buddy jest osobą, która powinna inicjować kontakt z nowym pracownikiem, nie odwrotnie. Dlatego te cechy to podstawa.
• Cierpliwy i wyrozumiały – może zdarzyć się, że nowozatrudniona osoba będzie wracała kilkukrotnie z tymi samymi pytaniami lub popełniała podobne błędy. Dobrze jeśli buddy jest na to gotowy i znajdzie potrzebny czas oraz motywację.
• Dopasowany do nowego pracownika – jeśli dwie współpracujące ze sobą osoby będą miały wspólne cechy lub zainteresowania, to będzie im dużo łatwiej zbudować relację. Dlatego też jeśli zatrudniamy osobę wycofaną, to nie będzie najlepszym pomysłem wybieranie na jej buddy’iego firmowego wulkanu energii i duszy towarzystwa. Warto pamiętać, że lubimy ludzi podobnych do nas, więc warto zwiększyć szansę na to, aby nowy pracownik polubił swojego kolegę lub koleżankę i dobrać osobę, która będzie zbliżona osobowościowo.
• Nastawiony na pozytywną komunikację i feedback.
• Zmotywowany do pełnienia tej roli i widzący w tym wartość dla siebie – niektórzy dobrze czują się pełniąc rolę mentora lub wsparcia dla innych osób, inni zdecydowanie nie widzą się na takim miejscu. Dlatego też buddy powinien chcieć nim zostać. Nie może być to rola narzucona, gdyż w takim przypadku osiągniemy efekt odwrotny od oczekiwanego.

Ważne jest także, aby buddy pracował w tym samym dziale lub zespole. Po pierwsze zwiększa to częstotliwość kontaktów, a po drugie zapewnia lepsze zrozumienie wyzwań, z którymi mierzy się nowy pracownik. Poza tym osoba, która będzie towarzyszyła nowemu pracownikowi powinna być entuzjastą swojej pracy i firmy. Jeśli postawimy na pracownika, który negatywnie mówi o miejscu pracy, przełożonym lub klientach albo na osobę, która jest niezaangażowana lub toksyczna, to automatycznie przerzucamy na nowozatrudnionego pracownika wszystkie jej złe odczucia i zachowania.

Zadania, za które odpowiada buddy

Niezależnie od tego, czy wdrożenie odbywa się stacjonarnie, online czy hybrydowo, buddy powinien być możliwie blisko i wspierać pracownika. W pierwszych dniach na pewno bardziej, później częstotliwość ta może spadać i będzie naturalnie przekształcała się w bardziej swobodną relację. Dodatkowo, w miarę upływu czasu, będą też pojawiały się w otoczeniu inne osoby, z którymi nowy pracownik nawiąże kontakt.

Przygotowując plan wsparcia przez buddy’ego warto sprawdzić jakie zadania można zlecić takiej osobie:

• Opieka w trakcie pierwszego dnia pracy – przy wdrożeniu stacjonarnym może być to oprowadzenie po biurze i zapoznanie z zespołem, wspólny lunch, pokazanie gdzie znajduje się kuchnia i jaka obsłużyć ekspres do kawy. Przy wdrożeniu online – wspólna nieformalna wirtualna kawa i „oprowadzenie” po grupach na firmowym komunikatorze.
• Bycie pierwszym kontaktem w sytuacji pojawienia się jakichkolwiek pytań – przy pracy w biurze dobrze, aby te dwie osoby siedziały w miarę blisko siebie. Z kolei w pracy zdalnej dobrze, aby buddy regularnie kontaktował się i sprawdzał, czy wszystko jest w porządku.
• Włączenie w życie firmowej społeczności – dołączenie do zespołowych spotkań, zaproszenie na wspólną kawę lub włączenie do zdalnych społeczności i grup.

Czasami buddy dostaje za zadanie także wdrożenie pracownika w firmowe zasady albo łączy tę rolę z wdrożeniem stanowiskowym, jednak to są już dodatkowe elementy, które nie wchodzą stricte w klasyczne rozumienie tej roli. Planując zakres zadań warto dopasować go do specyfiki firmy, a także do możliwości czasowych osoby, która będzie zajmowała się nowym pracownikiem.

Jak dbać o rolę buddy’ego?

Samo wskazanie pracownikom, że mają pełnić taką rolę nie jest wystarczające. Warto zadbać o ten proces kompleksowo, zwracając uwagę na kilka elementów:

1. Wybranie odpowiednich osób do pełnienia tej roli.
2. Przygotowanie pracowników do bycia buddym – ważne abyśmy wskazali jakie są główne założenia dla tej roli, jakie oczekiwania i zadania. Powinniśmy też uświadomić możliwe trudności i to w jaki sposób sobie z nimi radzić.
3. Jeśli dopiero wprowadzamy tę rolę do firmy, to najlepszą formą będzie zorganizowanie warsztatów dla grupy buddych – warto wtedy wspólnie wypracować to jak ta rola ma wyglądać w naszej firmie oraz jakiego wsparcia potrzebują osoby, które będą w tym gronie.
4. Po warsztatach warto przygotować materiały, które będą mogły być wykorzystywane w kolejnych miesiącach i latach. Może być to prezentacja, ebook lub tutorial w formie wideo.
5. Dobrze sprawdzi się także wewnętrzna grupa lub kanał komunikacji, na którym osoby, które pełnią rolę buddy będą mogły wymieniać się doświadczeniami, prosić o radę lub na którym HR będzie mógł zamieszczać nowe informacje lub przydatne materiały.
6. Włączenie zadań dla buddy’ego do check listy wdrożeniowej, aby wiedział dokładnie czego od niego oczekujemy i abyśmy zwrotnie mieli informację czy wszystkie obszary zostały wypełnione.

O czym jeszcze warto pamiętać:

1. Pamiętajmy o poinformowaniu buddy’ego o dacie zatrudnienia nowej osoby, aby mógł zaplanować sobie pracę w taki sposób, aby mieć czas na zaopiekowanie się pracownikiem. Może być to wiadomość wysłana mailem lub powiadomienie z platformy lub aplikacji onboardingowej, jeśli z takiej korzystamy.
2. Zastanówmy się jak będziemy wynagradzać buddy’ego – są to ponadstandardowe obowiązki oraz czas. Niektóre firmy płacą za te zadania dodatkowo, inne oferują benefity lub większe budżety w programach rozwoju – tu pole do wyboru jest dość szerokie. Ważne, aby nie zapomnieć o docenieniu i nagrodzeniu.
3. Monitorujmy – przejmowanie odpowiedzialności za część wdrożenia może być wyczerpujące i może okazać się, że po kilku cyklach wdrożeniowych nasz pracownik potrzebuje odpocząć od tej roli. Może też okazać się, że mimo wstępnych deklaracji, nie czuje się w niej dobrze i chciałby zrezygnować.
4. Analizujmy i mierzmy. Ocenę działań i sformułowania roli buddy’ego w firmie warto włączyć jako jeden z elementów oceny procesu onboardingu. Powinniśmy zbierać dane od nowych pracowników, a także od ich menedżerów oraz samych buddych.

Czy rola buddy’ego musi być sformalizowana?

Jeśli zależy nam na tym, aby standaryzować proces wdrożenia pracownika, to sformalizowanie roli buddy’ego będzie dobrym rozwiązaniem. Daje to nam możliwość spisania zasad i ogólnych założeń, a dodatkowo wiemy, że każdy z nowych pracowników otrzyma podobne wsparcie. Formalizacja programu buddych nie musi jednak oznaczać jego nadmiernego usztywnienia i opomiarowania. Pozostawienie opiekunom pracowników swobody w wyborze sposobu przekazywania informacji, czy włączania nowozatrudnionej osoby do zespołu, sprawi, że ten proces będzie bardziej naturalny i szczery. Będzie sprawiał więcej przyjemności buddy’emu oraz będzie lepiej odbierany przez nowego pracownika. Dlatego warto postawić na formalizację jako wyznaczenie kierunków i pozostawić przestrzeń do działania i podejmowania decyzji.

Włączenie roli buddy’ego do onboardingu to rozwiązanie, które szczególnie usprawnia wdrożeniowe obszary connection i culture (z podejścia 4C – compliance, clarification, culture, connection). Buddy pomaga odnaleźć się w nowym zespole i stać się jego częścią. Poza tym ułatwia zrozumienie powiązań, relacji i kultury organizacyjnej. Oczywiście informacje te może przekazać HR lub przełożony, ale przekazanie tych obszarów przez kolegę lub koleżankę z działu jest dużo bardziej efektywne. Przekłada się na wzrost zadowolenia z procesu wdrożenia oraz na szybsze realizowanie celów przez nowego pracownika.

Jeśli odpowiednio zadbamy o wdrożenie programu buddych oraz o sposób jego funkcjonowania, będzie on nieocenionym dopełnieniem naszych firmowych programów onboardingowych.