Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić?

Sprzedaż towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności, powinna być rejestrowana przy użyciu kasy fiskalnej. Sprzedający jest również zobowiązany do wystawienia faktury na osobę fizyczną, jeżeli zażąda tego nabywca. Kiedy i w jaki sposób wystawić dokument dla osoby nieprowadzącej działalności?

Faktura na osobę fizyczną – co ją wyróżnia?

Każda sprzedaż – zarówno towaru, jak i usługi – musi zostać odpowiednio udokumentowana. Na wyraźne żądanie nabywcy będącego osobą fizyczną sprzedawca powinien wystawić fakturę – nawet jeżeli kupujący otrzymał już paragon. Faktura ta może występować zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej – wybór należy do przedsiębiorcy, który ją wystawia. Co ważne, sporządzenie faktury na osobę fizyczną nie zwalnia sprzedającego z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Kiedy należy wystawić fakturę dla osoby fizycznej?

Według ustawy o podatku VAT sprzedający jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, będącej nabywcą usługi bądź towaru. Faktura na osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, może być jednak wystawiona również bez prośby danego podmiotu. Stanowi ona wówczas potwierdzenie sprzedaży. Ustawa określa ponadto konkretne terminy wystawiania faktury na osobę fizyczną. Jeżeli nie zażądała ona dokumentu do trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar, sprzedający nie ma obowiązku jego wystawiania. Jeśli jednak klient zażąda faktury do końca miesiąca, w którym zrealizowano sprzedaż bądź usługę, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić ją do 15. dnia kolejnego miesiąca. W sytuacji, gdy konsument zażądał wystawienia dokumentu po upływie miesiąca od nabycia usługi bądź towaru, termin sporządzenia faktury upływa natomiast 15. dnia od daty zgłoszenia żądania.

Przeczytaj także: ABC składek zdrowotnych

Faktura na osobę fizyczną – w jaki sposób ją wystawić?

Sporządzając fakturę dla osoby fizycznej, warto pamiętać, że nie widnieje na niej numer, za pomocą którego nabywca zidentyfikowany jest dla podatku od wartości dodanej. Osoba fizyczna nie ma bowiem obowiązku posiadania numeru NIP. Na fakturze nie trzeba umieszczać również numeru PESEL kupującego – nie wymaga tego ustawa o podatku od towarów i usług. Wystawiając fakturę na osobę fizyczną, należy umieścić w niej jednak wszystkie podstawowe elementy tego rodzaju dokumentów:

• numer faktury;
• datę wystawienia dokumentu;
• imiona, nazwiska oraz adresy sprzedawcy i nabywcy;
• nazwę towaru bądź usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy;
• datę otrzymania zapłaty za towar lub usługę;
• jednostkę miary i ilość sprzedanych produktów;
• cenę jednostkową netto;
• wartość netto;
• wartość należności brutto;
• kwoty rabatów lub zniżek – o ile zostały udzielone;
• stawkę i wartość podatku VAT;
• sumę sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku VAT – z podziałem na poszczególne stawki.