Wirtualna kasa fiskalna – czy to fiskalizacja przyszłości?

Od 1 czerwca 2020 roku niektórzy przedsiębiorcy mogą korzystać z tzw. wirtualnej kasy fiskalnej, stanowiącej odpowiednik klasycznej kasy rejestrującej. Możliwość ta wynika z rozporządzenia Ministerstwa Finansów. Jak działa wirtualna kasa i kto może z niej korzystać?

Wirtualna kasa fiskalna – co to takiego?

Wirtualna kasa fiskalna to kasa rejestrująca w formie oprogramowania zainstalowanego na komputerze, smartfonie bądź innym urządzeniu. Umożliwia ona nie tylko rejestrowanie sprzedaży, ale i przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Z aplikacją zintegrowana jest drukarka, umożliwiająca drukowanie paragonów. Kasa wirtualna dopuszczona do użytku posiada swój własny numer ewidencyjny. Co więcej, musi ona posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, informujące o spełnianiu określonych warunków. Ważność takiego potwierdzenia to pięć lat. Wirtualne kasy fiskalne to przystępne cenowo rozwiązanie, na które decyduje się wielu przedsiębiorców działających wyłącznie sezonowo – jest to dla nich bardziej opłacalne niż zakup klasycznej kasy fiskalnej. Kasa wirtualna posiada wszystkie jej funkcjonalności – to bez wątpienia prawdziwa rewolucja na rynku fiskalnym! Planowo wirtualne kasy fiskalne miały zastąpić kasy tradycyjne przed końcem 2022 roku. Być może wydarzy się to w 2023…?

Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej?

Korzystanie z wirtualnej kasy fiskalnej nie jest obowiązkowe – niektórzy przedsiębiorcy mogą stosować ją całkowicie dobrowolnie. Mowa m.in. o podatnikach zajmujących się przewozem pasażerskim – drogowym i kolejowym, przewozem osób w taksówce, wynajmem samochodów z kierowcą, transportem lotniczym czy wodnym. Możliwość korzystania z wirtualnej kasy dotyczy również restauratorów, hotelarzy, osób świadczących usługi związane z przeprowadzkami czy tych zajmujących się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych. Zanim podatnik rozpocznie prowadzenie ewidencji, musi dokonać fiskalizacji. Niezbędne jest w tym przypadku zagwarantowanie połączenia, które pozwoli na sprawny przesył danych pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas.

Przeczytaj także: Nawyki w ofertowaniu i sprzedaży, które może wyeliminować Krajowy System Elektronicznych Faktur

Wirtualna kasa fiskalna a raporty fiskalne i paragony

Korzystając z kasy wirtualnej, należy generować takie same raporty jak w przypadku kasy tradycyjnej – raport dobowy i okresowy. Pierwszy z nich musi zostać wygenerowany po każdym dniu sprzedażowym, zanim rozpocznie się sprzedaż w kolejnym dniu. Raport okresowy generuje się natomiast po zakończeniu miesiąca sprzedażowego – maksymalnie do 25. dnia miesiąca następnego. Co ważne, okresowe paragony muszą mieć formę papierową. Jeśli z kolei chodzi o paragony fiskalne za sprzedaż, przedsiębiorca zobowiązany jest do ich wystawiania i wydawania klientom – najpóźniej w momencie przyjęcia należności pieniężnej za towar lub usługę. Niektóry konsumenci wyrażają zgodę na wystawienie paragonu w elektronicznej postaci – najczęściej podatnik przesyła go na podany przez nabywcę adres e-mail.