Pewnie słyszałeś, że wdrożenie systemu ERP nie jest łatwe, że jest drogie (a nawet: bardzo drogie), że z reguły się nie udaje, a potencjalne i liczne korzyści pokazywane podczas prezentacji giną w zalewie codziennych problemów po uruchomieniu. Czy to prawda? A jeśli tak – czy można tego uniknąć?

W swoim życiu zawodowym pracowałem na kilku, a poznałem kilkanaście różnych systemów ERP. Od ponad dwudziestu lat pomagam firmom w wyborze i wdrożeniu optymalnego dla firmy rozwiązania: Systemu Symfonia, jednego z najbardziej rozpoznawalnych systemów ERP w Polsce. Nowoczesne firmy, także te małe i średnie, potrzebują systemu ERP i zdecydowanie opowiadam się za jego wykorzystaniem.

Oto krótki i praktyczny przewodnik po tym, jak skutecznie wdrożyć system ERP i… cieszyć się nim w codziennej pracy!

Po pierwsze: określ potrzeby

Potrzeby są ważne. A potrzeby Twojej firmy są najważniejsze! Dlatego pierwszy krok polega na dogłębnym poznaniu, ocenie i udokumentowaniu wyzwań biznesowych, obciążenia pracą, potrzeb firmy w każdym jej aspekcie, w tym wymagań dotyczących raportowania, czy to na potrzeby własne, wewnętrzne, czy też na zewnątrz.

Po drugie: wytypuj kluczowe procesy

Wdrożenie ERP ma przede wszystkim na celu ułatwienie realizacji codziennych zadań – poprzez uproszczenie lub automatyzację, poprawę spójności komunikacji w firmie i zwiększenie produktywności. Jest to więc idealny moment na ponowne przemyślenie wewnętrznych procesów biznesowych i zwiększenie ich wydajności. Dlatego gdy przychodzi czas, by wybrać rozwiązanie ERP lub nawet tylko pomyśleć o zmianie oprogramowania, zawsze dobrze jest na nowo dowiedzieć się „co się dzieje w firmie”: czy i które procesy mamy zinwentaryzowane, które z nich są już w pełni zautomatyzowane, czy to automatyzacja cyfrowa, które z procesów i czynności w nich są najbardziej pracochłonne, które można by uprościć, zmienić.

Po skompletowaniu informacji i dokumentacji poświęć trochę czasu na jej usystematyzowanie i ustalenie priorytetów oraz organizację wniosków.

Każdy profesjonalny dostawca w procesie sprzedaży systemu ERP zapyta Cię o nie podczas przeprowadzanej szczegółowej diagnozy potrzeb Twojej firmy; przygotowany przez Ciebie materiał będzie dla was nieocenioną pomocą w tym dialogu.

Po trzecie: rozmawiaj

Gdy już poznałeś (na nowo) swoją firmę, procesy i potrzeby biznesowe jakie stawiasz przed systemem ERP, czas na poszukiwania i wybory. Tajemnicą poliszynela jest, że najczęściej wybieramy system z tzw. polecenia – księgowej, dyrektora czy kolegi. Dlaczego? Bo ktoś – w pewnym sensie za nas – dokonał już wyboru. Więc jeśli jest zadowolony, to po co drążyć?

Zapytaj więc swoich znajomych, na jakich systemach pracowali, które i dlaczego polecają. Zadzwoń do kolegi z tej samej branży albo zaufanego doradcy, by omówić ich doświadczenia i polecenia. Ich szczere opinie będą dla Ciebie bezcenne. Jeśli nie zrobiłeś tego w poprzednim kroku, pozwól również swoim pracownikom i współpracownikom wypowiedzieć się na ten temat, ponieważ mogą rzucić zupełnie nowe światło na specyfikę, potrzeby, bolączki, oczekiwania.

Czy to strata czasu? Nigdy, ponieważ Twój zespół jest niezbędny dla Twojego sukcesu, a brak informacji z Twojej strony może doprowadzić Cię do pewnych trudności podczas wdrożenia, a nawet do porażki. Ponadto pracownicy, którzy nie mogą znaleźć sposobu, aby pomóc, mogą okazać opór wobec produktu. Dlatego lepiej poświęcić trochę czasu na tym etapie, niż gasić pożary później.