Gdy już zdecydujesz się na konkretnego dostawcę i konkretne rozwiązanie, zakończysz cały proces związany z ofertowaniem, negocjacjami i finansowaniem – czas na to, co najbardziej ekscytujące: wdrożenie!

Po raz kolejny możemy powiedzieć – na tym etapie także najważniejsi są ludzie. Oczywiście, ważny jest budżet, terminy, dokumentacja itd. Ale one nie zapewnią skutecznego wdrożenia. A ludzie – tak. Dlatego namawiam do stworzenia wewnętrznego zespołu wdrożeniowego systemu ERP. W skład takiego zespołu powinni wejść kluczowi użytkownicy (interesariusze) reprezentujący wszystkie obszary, działy, zespoły, w których wdrażany będzie system ERP.

Oto kilka przykładów, w układzie: obszar organizacji – obszar merytoryczny:

• wyższe kierownictwo – analityka, raportowanie, Business Intelligence, finansowanie;
• księgowość – finanse, podatki, obowiązkowe raportowanie zewnętrzne, księgowania, zarządzanie aktywami i środkami pieniężnymi itp.;
• produkcja – harmonogramowanie produkcji, zarządzanie dokumentami, projekty itp.;
• sprzedaż – kontakty z klientami, prognozowanie, fakturowanie itp.;
• magazyn – logistyka, inwentaryzacja, dokumenty itp.;
• HR – rachuba płac, nieobecności, rekrutacja, komunikacja z pracownikami, itp.; administracja – struktura firmy, obieg spraw, informacji, dokumentacji, korespondencji, projekty, RODO itp.;
• IT – sprzęt, infrastruktura, migracja z dotychczasowego systemu, integracja z zewnętrznymi systemami, rozwiązania mobilne w sprzedaży i magazynie itp.

I wreszcie ostatnia, ale kluczowa postać i rola: Kierownik Projektu. Osoba, bez której nie ma wdrożenia, która będzie koordynowała wszystkie aspekty wdrożenia, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, która będzie właścicielem planu projektu (poniżej), punktem kontaktowym dla kluczowych użytkowników, PM i konsultantów dostawcy i jednocześnie opiekunem, który będzie czuwał nad terminami, budżetem oraz dobrą komunikacją, dzięki czemu zapewni skuteczną realizację projektu. Project manager ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia projektu.

Czy zatem powinieneś zatrudnić profesjonalnego konsultanta ds. wdrożeń ERP? Krótka odpowiedź: tak, jeśli nie masz w firmie specjalistycznej wiedzy i możesz sobie na to pozwolić. Doświadczony konsultant ds. wdrożeń uczestniczył w niejednym projekcie i pomoże Ci ominąć problemy, zanim się pojawią. Oczywiście możesz wybrać PM spośród współpracowników; ważne, by ta rola była w pełni niezależna i decyzyjna w projekcie.