Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Samoobsługa pracownicza: sposób na zmniejszenie kolejek do kadr [PODCAST]

Magdalena Marzec

Magdalena Marzec

Communications & Content Marketing Specialist

Długość czytania:

5 marca 2021

Tematem dzisiejszego odcinka będzie samoobsługa pracownicza. Ważny temat dla dyrektorów personalnych, kadrowych, specjalistów ds. płac, specjalistów ds. HR, kierownictwa — w końcu wszystkie te osoby spędzają wiele czasu na zajmowaniu się procesami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dziś porozmawiamy o tym, co warto i można zautomatyzować, by żyło się lepiej – kadrom i pozostałym pracownikom. A moimi gośćmi będą Barbara Ożarek-Łaganowska, doradca klienta w Wercom, który jest partnerem Symfonii i Cezary Karolczyk, ekspert ds. kadrowo-płacowych w Symfonii.

Zacznę od hipotetycznej sytuacji. Chcemy wziąć urlop, a firma w której pracujemy, nie ma zautomatyzowanych procesów kadrowo-płacowych. Ile czasu zajmuje przeprocesowanie mojego wniosku?

Barbara Ożarek-Łaganowska, doradca ds. klienta w Wercom: Zakładamy sytuację, w której nie posiadamy dedykowanego systemu i taki wniosek o urlop składamy tradycyjną, papierową drogą. Pracownik musi pobrać odpowiedni druk, wypisać go komputerowo lub ręcznie, następnie podpisać. W kolejnym kroku wniosek trafia do kierownika czy osoby odpowiedzialnej za akceptację. Jeżeli ta akceptacja nie jest jednopoziomowa, a więc musi przejść przez dyrektora, wydłużamy proces o kolejną osobę.  Taki wniosek trafia wtedy do działu kadr i płac i tam osoba odpowiedzialna, z reguły jest to kadrowa, musi taki wniosek wprowadzić do ewidencji w postaci zdarzenia w kalendarzu pracownika, by to odpowiednio później naliczyło się na koniec miesiąca w jego wynagrodzeniu. Inną formą jest też droga e-mailowa, jednak i ten wariant nie przyspiesza znacznie i to też zajmuje nam czas, ponieważ kadrowa musi wykonać podobną pracę, jak w przypadku wniosku papierowego.

Cezary Karolczyk, ekspert ds. kadrowo-płacowych w Symfonii: Warto zwrócić uwagę, że kodeks pracy nie reguluje jasno, w jakiej formie ma to być rozwiązane w firmie. Mamy dość dużo możliwości. Tak jak wspominała Basia, mówimy tu zarówno o e-mailach, jak również wnioskach papierowych. W każdej sytuacji trzeba pamiętać, że zanim osoba decyzyjna dokona akceptacji takiego urlopu, potrzebuje sprawdzić, czy w danym momencie odpowiada to potrzebom firmy. Wiadomo w końcu, że potrzebujemy jako przedsiębiorcy wykonać pracę siłami swoich pracowników i zanim przyjmiemy taki wniosek, powinniśmy upewnić się, czy nie wpłynie to na sprawne funkcjonowanie firmy.

Jeśli prowadzimy ewidencję, która jest trudna do przeglądania w formie papierowej i następnie przepisujemy ją do systemu kadrowo-płacowego, do którego dostęp mają nieliczni – tylko specjaliści ds. kadr i płac, to w zasadzie zmusza to każdą osobę po drodze do dodatkowego ewidencjonowania.

Na pewno będzie się to różniło w zależności od tego, jak często pracownicy biorą urlopy. Trzeba pamiętać, że są na przykład firmy, w których raczej preferuje się branie urlopów dwa, trzy razy do roku i dłuższych odcinkach, a są takie, gdzie zupełnym standardem jest branie krótkich urlopów wiele razy. Oczywiście też jeden dłuższy jest wymagany kodeksem pracy.  Liczba długich weekendów ( w kalendarzu wypada ich czasem pięć rocznie) też wpływa na wydłużenie czasu akceptacji takiego wniosku.

 

Czym tak naprawdę jest samoobsługa pracowników?

Barbara Ożarek-Łaganowska: Pod dość zagadkową nazwą samoobsługi pracowniczej kryją się wszelkiego rodzaju platformy internetowe oferujące informacje dla pracowników. Taką podstawową funkcjonalnością jest elektroniczny obieg wniosków pracowniczych.

Jest to najczęściej wykorzystywany proces i najczęściej to właśnie klienci, którzy nas pytają o automatyzację procesów w działach kadrowo-płacowych zwracają uwagę właśnie na wnioski urlopowe. Taki pracownik z poziomu aplikacji może między innymi sprawdzić dostępny limit urlopowy (to są tzw. bilanse urlopowe, czyli limit urlopu przysługującego, jak i dostępne urlopy na żądanie). Jeżeli nie mamy takiego dostępu to jest ten proces znacznie się przedłuża.

Z kolei z poziomu systemu od razu mamy aktualne bilanse – co oznacza, że i przełożony, i pracownik, wiedzą, czy taki urlop mu przysługuje, czy taki wniosek może złożyć lub być rozpatrzony. Taki wniosek złożony elektronicznie trafia od razu do obiegu, a kierownik czy osoba przełożona widzą, że jest w systemie zarejestrowana ta prośba i dysponują szeregiem informacji, by taką zgodę wyrazić.

Cezary Karolczyk: Ja tutaj dodałbym, że samoobsługa to nie są tylko wnioski urlopowe. Dotyczy to całego szeregu innych rzeczy – czy związanych z tym, że możemy przez takie systemy załatwić dużo spraw i często firmy wdrażając je próbują znaleźć inne zastosowania, na przykład: jak wykorzystać taki system do uzupełniania dodatkowych dokumentów. Czasami jest tak, że dział IT wykorzystuje taki system jako miejsce do zgłaszania problemów technicznych.

 

Zamknięcie roku w kadrach i płacach

Posłuchaj dalszej części wywiadu i dowiedz się:

  1. Co samoobsługa daje pracownikom?
  2. Jakiego typu dane jesteśmy w stanie wyczytać i jak ta wiedza wpływa na sposób prowadzenia biznesu?
  3. Co w takim razie z bezpieczeństwem danych przy zautomatyzowanym systemie? Co wolno, a czego nie wolno udostępniać pozostałym pracownikom i jak sprawnie aktualizować dostępy/brak dostępu osobom, które kończą współpracę z firmą?
  4. Jak wprowadzić samoobsługę pracowniczą w firmie? Ile czasu trwa takie wdrożenie?

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł:

Cyfryzacja procesu zatrudniania

Cyfryzacja procesu zatrudniania

Proces zatrudnienia nowych pracowników w okresie pracy zdalnej lub hybrydowej to spore wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Z pomocą przychodzą jednak narzędzia i procedury, dzięki którym można ten proces nie tylko zoptymalizować, ale także odczuć jego pozytywny wpływ na szereg obszarów biznesowych. 

czytaj dalej

Powiązane kategorie

Badania

Liderzy
Symfonii

Po godzinach

Wybór
redakcji

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik