Obsługa e-faktur – czy aplikacja Ministerstwa Finansów wystarczy dla JDG?

Chcąc obsługiwać e-faktury, właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych mogą korzystać z programów komercyjnych lub bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów. Czy istnieje jeszcze inny sposób zarządzania fakturami przez małe firmy?

Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów do obsługi e-faktur

Aby podatnicy mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane, Ministerstwo Finansów udostępniło im bezpłatne narzędzie do tych celów. Aplikacja Podatnika KSeF – bo o niej mowa – jest dostępna na stronie podatki.gov.pl w trzech wersjach: produkcyjnej, testowej oraz przedprodukcyjnej (demo). Faktury wystawiane w środowisku produkcyjnym, które zostaną przesłane do KSeF, wprowadzane są do obiegu prawnego. Warto wiedzieć, że mogą być one wystawiane wyłącznie w czasie, w którym system jest dostępny. Jeśli z kolei chodzi o wersje testową i przedprodukcyjną, podczas ich używania podatnicy powinni używać zanonimizowanych danych. Osoby korzystające z Aplikacji Podatnika KSeF mają dostęp do dokładnej instrukcji logowania.

Przeczytaj także: Premiera Symfonii KSeF – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Jak korzystać z aplikacji Ministerstwa Finansów do obsługi e-faktur?

Chcąc korzystać z aplikacji udostępnionej przez rząd, należy najpierw się uwierzytelnić. Jest to możliwe na kilka sposobów – za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego – w przypadku osób fizycznych – lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej – w przypadku osób niebędących osobami fizycznymi. Bez konieczności logowania możliwe są natomiast weryfikacja statusu wysyłki e-faktury, pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru KSeF oraz pogląd faktury. W przypadku ostatniej czynności niezbędne jest wskazanie kilku cech danego dokumentu.

E-mikrofirma dla jednoosobowych działalności gospodarczych

Z myślą o jednoosobowych działalnościach gospodarczych stworzona została aplikacja e-mikrofirma. Dotychczas umożliwiała ona:

• wystawianie faktur krajowych oraz zapisywanie faktur zakupu;
• tworzenie ewidencji VAT;
• dodawanie sprzedaży paragonowej;
• generowanie, szyfrowanie, walidację, podpisywanie oraz przesyłanie JPK_VAT i JPK_FA;
• wysyłanie pozostałych JPK do systemu Ministerstwa Finansów.

W październiku 2022 aplikacja e-mikrofirma została zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur. Jej zaktualizowana wersja pozwala na powiązanie istniejącego konta z KSeF i wystawianie oraz odbieranie faktur w tym systemie. Ponadto korzystający z niej przedsiębiorcy mogą przenosić faktury bezpośrednio do ewidencji VAT – bez potrzeby przepisywania danych ręcznie. Oprócz aplikacji w celu obsługi faktur ustrukturyzowanych jednoosobowe działalności gospodarcze mogą korzystać także z programów komercyjnych.

Przeczytaj także: Faktura ustrukturyzowana – zagrożenia dla jednoosobowej działalności gospodarczej