Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

KSeF a błędy w fakturach – co mogą powodować i jak ich unikać?

Marta Osuch

Marta Osuch

Długość czytania:

15 listopada 2022

W fakturach ustrukturyzowanych mogą pojawiać się pewne nieprawidłowości – podobnie jak w wystawianych dotychczas fakturach papierowych i elektronicznych. Najczęstsze z nich to:

  • błędy formalne;
  • nieprawidłowy numer NIP nabywcy i/lub jego dane;
  • błędy rachunkowe.

W jaki sposób można więc ich unikać i jak radzić sobie w razie ich wystąpienia?

Faktura ustrukturyzowana a niespełnione wymogi formalne

Jeżeli w fakturze ustrukturyzowanej pojawią się błędy formalne, dokument nie zostanie wysłany do klienta, a tym samym – nie będzie uznany za wystawiony. Krajowy System e-Faktur ma sprawdzać uprawnienia do korzystania przez osobę wystawiającą fakturę oraz walidować zgodność struktury pliku XML e-faktury ze wzorem e-faktury XSD. W takiej sytuacji niezbędne okaże się zweryfikowanie pomyłki oraz ponowne wysłanie faktury. Jako że będzie ona uznana za niewystawioną, nie ma możliwości jej anulowania bądź korekty. Podatnik może jednak sam zdecydować, czy wprowadzi poprawki w fakturze i wyśle ją do Krajowego Systemu e-Faktur raz jeszcze. Chcąc unikać formalnych błędów w fakturach, a tym samym – dodatkowych obowiązków – warto zawsze dokładnie sprawdzać je przed wysłaniem.

Przeczytaj także: Faktura do KSeF została odrzucona – co dalej?

Faktura w systemie KSeF a pomyłka w numerze NIP

W fakturze może pojawić się także pomyłka w postaci nieprawidłowego numeru NIP nabywcy. Może się zdarzyć, że dokument zostanie wystawiony na całkiem innego kontrahenta, a tym samym błędów będzie więcej – np. w adresie czy nazwie firmy. W innym przypadku wystawiona może zostać faktura z błędnym NIP-em, jednak z prawidłową resztą danych. Jak reagować, gdy odkryjemy błąd, biorąc pod uwagę systemowe uwarunkowania? Pierwszy krok to wysłanie faktury korygującej nieprawidłowy numer NIP do zera, a następnie – przesłanie pierwotnego dokumentu z odpowiednim NIP-em nabywcy. Takie zerowanie stosuje się w sytuacji, w której nabywca został całkowicie błędnie określony.

Przeczytaj także: Data wystawienia faktury – co się zmieni po wejściu w życie obowiązkowego KSeF?

Błąd rachunkowy w fakturze ustrukturyzowanej

Zdarza się, że błąd w fakturze nie dotyczy wymogów formalnych czy nieprawidłowości w NIP-ie nabywcy – może to być również pomyłka rachunkowa, np. związana ze stawką podatku bądź ceną danego towaru lub usługi. W tym przypadku – w przeciwieństwie do faktury zawierającej błąd formalny – dokument nie zostanie odrzucony przez Krajowy System e-Faktur. Błędy rachunkowe nie są bowiem przez niego weryfikowane. Niezbędne okaże się wówczas wystawienie faktury korygującej. Biorąc pod uwagę art. 106k ust. 1 VATU, nabywca nie ma możliwości sporządzenia noty korygującej. Jeżeli jednak błąd w fakturze dotyczy adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” czy daty sprzedaży towaru, wystawienie noty korygującej jest możliwe – poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.