Konto w KSeF na osobę fizyczną a na firmę – jak zacząć korzystać z faktur ustrukturyzowanych?

Prawo do korzystania z faktur ustrukturyzowanych przysługuje nie tylko przedsiębiorcom, ale i uprawnionym osobom fizycznym oraz innym wskazanym podmiotom. Jak zacząć korzystać z KSeF jako firma i w jaki sposób nadać uprawnienia innym?

Korzystanie z KSeF – firma a osoba fizyczna

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać nie tylko przedsiębiorcy, ale i wskazane przez nich podmioty – np. biuro rachunkowe – oraz uprawnione osoby fizyczne. Ponadto prawo to przysługuje komornikom sądowym i organom egzekucyjnym oraz uprawnionym przez nie osobom fizycznym. Z KSeF korzystać mogą również inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne, które korzystają z systemu – o ile ich uprawnienia mówią o możliwości wskazywania innych podmiotów.

Przeczytaj także: Faktura ustrukturyzowana – korzyści dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Jak zacząć korzystać z faktur ustrukturyzowanych?

Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, niezbędne jest uwierzytelnienie w systemie – m.in. przy użyciu elektronicznego podpisu kwalifikowanego czy profilu zaufanego. Podmioty, które nie są osobami fizycznymi, mają również prawo uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Aby uzyskać dostęp do konkretnej faktury ustrukturyzowanej, należy z kolei podać:

• numer tej faktury;
• numer identyfikujący dokument w KSeF;
• nazwę lub imię i nazwisko nabywcy (bądź informację o braku takich danych);
• numer NIP lub inny identyfikator nabywcy (bądź informację o jego braku);
• ogólną kwotę należności.

Jak nadać osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z KSeF?

Chcąc nadać uprawnienia do korzystania z KSeF konkretnej osobie, można skorzystać z jednej z dwóch metod. Pierwsza z nich to elektroniczne nadanie uprawnień przy użyciu programów komercyjnych lub oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Niezbędna okaże się w tym przypadku także weryfikacja posiadanych uprawnień. Innym sposobem upoważnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA. To możliwość dedykowana podmiotom niebędącym osobami fizycznymi lub tym, które nie mogą uwierzytelnić się elektronicznie. Możemy wyróżnić kilka rodzajów uprawnień do korzystania z systemu:

• uprawnienie do nadawania, odbierania bądź zmiany uprawnień do korzystania z KSeF;
• uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych lub dostępu do nich;
• uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy (samofakturowanie);

Uprawnienia te powinny zostać wprowadzone do systemu – w przeciwnym razie nie będą obowiązywały. Jeżeli uprawnienie zostanie zgłoszone drogą elektroniczną, skutkuje natychmiast po jego przetworzeniu. Jeśli z kolei mówimy o zawiadomieniu ZAW-FA, to Urząd Skarbowy dokonuje weryfikacji i wprowadzenia go do systemu. Najczęściej ma to miejsce od razu po otrzymaniu zawiadomienia.

Przeczytaj także: Faktura do KSeF została odrzucona – co dalej?