Jak wysłać i pobrać e-fakturę do KSeF?

Faktury ustrukturyzowane można wystawiać na dwa sposoby – korzystając z komercyjnych programów lub bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Jak zatem wysyłać i pobierać e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur?

KseF a bezpłatne narzędzia do wystawiania e-faktur

Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom darmowe narzędzia służące do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Pozwalają one także na:

• zarządzanie uprawnieniami;
• uwierzytelnianie;
• odbieranie i bieżące przeglądanie dokumentów.

Mowa o Aplikacji Podatnika KSeF, dostępnej do użytku w wersji zarówno produkcyjnej, jak również przedprodukcyjnej (demo) oraz testowej. Każda faktura, która zostanie wystawiona w środowisku produkcyjnym, a następnie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur, jest wprowadzana do obiegu prawnego. W przypadku aplikacji przedprodukcyjnej i testowej zaleca się używanie danych zanonimizowanych. Użytkownikom udostępniono również szczegółowe instrukcje logowania w Aplikacji Podatnika KSeF. Co ważne, faktury mogą być wystawiane tylko w czasie dostępności systemu.

Przeczytaj także: Symfonia KSeF automatyzuje obieg faktur ustrukturyzowanych i ułatwia ich obsługę

Wysyłanie e-faktur do KSeF

Aby wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, należy założyć konto na platformie KSeF. Kolejnym istotnym krokiem jest deklaracja listy osób fizycznych, które podatnik uprawnia do wysyłania czy odbierania faktur. Po wystawieniu dokumentu dla konkretnego odbiorcy niezbędne jest wygenerowanie pliku XML z fakturą – jest on zgodny ze specyfikacją Krajowego Systemu e-Faktur. Następnie fakturę wystarczy wysłać na platformę, korzystając z łączącego się z Web API KSeF systemu ERP. Chcąc wysłać dokument, należy zautoryzować proces przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Po realizacji wszystkich kroków KSeF sprawdzi daną fakturę i poinformuje o jej poprawności, generując jednocześnie numer identyfikacyjny dokumentu.

Pobieranie faktur ustrukturyzowanych

Chcąc pobierać faktury ustrukturyzowane również należy posiadać konto w KSeF. Po zalogowaniu wystarczy pobrać dany plik z platformy i zaimportować go do własnego systemu – to właśnie w nim powstaje faktura zakupu. Co istotne, odbiorca nie musi pobierać faktury jedynie przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur – może skorzystać również z innych metod. Bezproblemowe pobieranie faktury ustrukturyzowanej z KSeF umożliwia m.in. aplikacja Symfonia KSeF, zapewniająca wsparcie w obiegu e-faktur w przewidzianym przez ustawę standardzie.

Przeczytaj także: Data wystawienia faktury – co się zmieni po wejściu w życie obowiązkowego KSeF?