Przełom roku w biurze rachunkowym – jak się przygotować?

Przełom starego i nowego roku to pracowity okres dla wszystkich księgowych oraz biur rachunkowych. W jaki sposób przygotować się do rozmów z klientami – m.in. na temat remanentów czy form opodatkowania – i ewentualnych zmian w cennikach?

Wstępne przygotowanie klientów do remanentu

Podstawowym tematem poruszanym przez biura rachunkowe na przełomie roku jest remanent, czyli spis z natury. Okazuje się, że coroczne przypominanie klientom, w jaki sposób sporządzić spis, jest niezwykle ważne. Wciąż bowiem wielu przedsiębiorców popełnia podstawowe błędy w remanencie – np. te związane z objętymi spisem towarami czy wycenami w cenach brutto. Aby uniknąć tego typu problemów, warto zaproponować swoim klientom pomoc w postaci krótkiej i zwięzłej instrukcji na temat wyceny towarów oraz samych sposobów tej wyceny.

Klientom może przydać się również przykładowy wzór spisu z natury – zwłaszcza w przypadku mikro- i małych przedsiębiorstw, które nie korzystają ze specjalistycznych programów i nie są w stanie stworzyć arkusza z pozycjami produktów. Oprócz wzoru remanentu klientom, którzy nie posiadają towarów, warto przesłać wzór oświadczenia o zerowym spisie z natury. Takie materiały znacząco pomogą im w dopełnieniu obowiązków, zmniejszając tym samym liczbę telefonów i maili z pytaniami do biura rachunkowego. Najlepiej przekazać je klientom na początku grudnia, a pod koniec miesiąca – wysłać im dodatkowe przypomnienie o spisie z natury. Co więcej, jeśli planowane są zmiany w cennikach współprac, warto poinformować o nich klientów jeszcze przed końcem roku.

Odpowiednie oprogramowanie

Aby praca na przełomie roku była dużo łatwiejsza, warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie księgowe. Narzędzia typu Symfonia Biuro rachunkowe znacząco usprawniają współpracę z klientami – a wygodę tę odczuwa zarówno biuro, jak i sam przedsiębiorca. Takie rozwiązania online sprawiają, że komunikacja jest znacznie szybsza i możliwa z dowolnego miejsca oraz o dowolnej porze. Potrzebny jest wyłącznie odpowiednie urządzenie oraz dostęp do Internetu. Odpowiednie oprogramowanie księgowe zapewnia porządek w dokumentacji firmy, znaczną oszczędność czasu oraz dużo lepszą organizację.

Przykładowo, Symfonia Biuro rachunkowe pozwala na połączenie z chmurą, co gwarantuje dodatkowe bezpieczeństwo dokumentacji klienta. Klienci biur rachunkowych mają dzięki programowi stały dostęp zarówno do oprogramowania księgowego, jak również do kwestii kadr i płac, analizy danych oraz innych rozwiązań ułatwiających prowadzenie biznesu.

Określenie sposobu ujmowania składek ZUS

Biuro rachunkowe może na przełomie roku sprawdzić, co będzie korzystniejsze dla konkretnych klientów – odliczenie składek na ubezpieczenia ZUS w zaliczce od podstawy opodatkowania czy uwzględnienie składek ZUS w kosztach podatkowych. Znaczenie ma w tym przypadku wybrana forma opodatkowania działalności gospodarczej.

Przeczytaj także: Outsourcing w obszarze rachunkowości: czy warto? – Symfonia

Określenie sposobu rozliczania kosztów

Kolejną kwestią, którą powinny wziąć pod uwagę biura rachunkowe przed końcem roku, jest przygotowanie do rozmów na temat sposobu rozliczania kosztów. Dobrze, jeśli biuro przeanalizuje sytuację swoich klientów pod kątem ponoszonych przez ich firmy kosztów. Klient może bowiem konsultować się ze swoim księgowym w sprawie zmiany metody ich rozliczania.