Błędy biur rachunkowych – jak się przed nimi uchronić?

Zlecenie realizacji zadań z zakresu księgowości zewnętrznym firmom zyskuje coraz większa popularność. Przedsiębiorcy szukają bowiem wygodnych rozwiązań, które idą w parze z oszczędnościami, a to jedna z istotnych zalet outsourcingu. Podpisując umowę z biurem rachunkowym, warto mieć na uwadze potencjalne błędy, których dopuszczą się jego pracownicy. Dowiedz się, na jakie błędy biur rachunkowych jesteś narażony i jak przed nimi się uchronić. Pozwoli Ci to uniknąć przykrych konsekwencji, które potrafią boleśnie uderzyć w firmowy budżet.

Wielu klientów, za mało doświadczonych pracowników

Biuro rachunkowe, któremu planujesz zlecić prowadzenie księgowości Twojej firmy, to również przedsiębiorstwo nastawione na zyski. Nic więc dziwnego, że chętnie przyjmuje się tam nowych klientów chętnych do korzystania z usług i pomocy specjalistów. Zdarza się, że prowadzi to do sytuacji, w której moce przerobowe biura i jego pracowników są za małe, by sprostać wszystkim przyjętym na siebie zadaniom. To z kolei wiąże się z ryzykiem nierzetelności. Zbyt wiele spraw związanych z rozliczaniem podatków, wypełnianie stosów deklaracji i mnogość tworzonych raportów mogą doprowadzić nie tylko do problemów z dotrzymywaniem terminów, ale również do braku czasu na zastanowienie się nad konkretnym przypadkiem i szukanie optymalnych dla niego rozwiązań. Nie każde ze zgodnych z prawem rozwiązań jest bowiem najlepszym dla danego klienta.

Problemem, na który warto w tym miejscu zwrócić uwagę, jest również niedobór doświadczonych pracowników biura rachunkowego. Ma to związek zarówno w zakresie sprawności prowadzenia spraw podatkowych i księgowości, jak również poruszania się w zawiłych przepisach prawa podatkowego. Wybierając więc biuro rachunkowe dla swojej firmy zwróć uwagę, czy księgowi mają merytoryczne wsparcie i czy nie przytłacza ich nadmiar obowiązków.

Nieodpowiedni kontakt z klientem

Mówiąc o tym, ochronić firmę przed błędami biur rachunkowych, nie można pominąć kwestii związanych z kontaktem z klientem. Nieodpowiedni może wiązać się z brakiem nawyku informowania go o ważnych zmianach zachodzących w polskim prawodawstwie oraz brakiem umiejętności wpływania na klienta i egzekwowania od niego terminowości przekazywania dokumentów. Ma to szczególne znaczenie wówczas, gdy zmiany w prawie nakładają na podatnika nowe obowiązki, zmieniają terminy składania wymaganych dokumentów oraz ich zakres. Zanim więc zdecydujesz się podpisać umowę dowiedz się, z jakich kanałów komunikacyjnych korzystają pracownicy biura rachunkowego. Może to być np. newsletter, komunikatory internetowe, mobilne aplikacje lub własny system on line z indywidualnym kontem klienta.

Mówiąc o komunikacji biura rachunkowego z klientem, trzeba mieć na myśli również czas, w jakim jego pracownicy pozostają do dyspozycji klienta. Chodzi tu o możliwość konsultowania się i szybkiego rozwiązywania problemów. Im bardziej elastyczny jest czas pracy księgowego obsługującego Twoją firmę, tym większym wsparciem będzie on służył na bieżąco.

Odpowiedzialność klienta a biuro rachunkowe

Wspomniane już zostało, że dobrą praktyką biura rachunkowego jest umiejętność egzekwowania od klienta terminowego dostarczania dokumentów niezbędnych w księgowości. Warto mieć na uwadze, że duże znaczenie, jeśli chodzi o chronienie się przed błędami biura, jest również odpowiedzialność leżąca po Twojej stronie.

Musisz pamiętać, by wszystko dostarczyć księgowemu na czas, a jeśli biuro obsługuje wielu klientów, rób to z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej na bieżąco, nawet kilka razy w miesiącu. Taka praktyka usprawni pracownikom biura rachunkowego wprowadzanie dokumentów i da im czas na szukanie rozwiązań, które będą najbardziej korzystne dla Twojej firmy. Nie stawiaj księgowego w sytuacji, gdy rozliczenie podatkowe będzie musiał on przygotować na szybko i w ostatniej chwili.

Oddając prowadzenie księgowości w ręce profesjonalnych pracowników biura rachunkowego, chcesz czuć się bezpiecznie. To poczucie bezpieczeństwa często zaburza jednak ryzyko popełnienia błędów, które mogą przydarzyć się każdemu. W przypadku kwestii związanych z podatkiem, to przedsiębiorca odpowiada swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe i to on w sytuacjach niezgodnych z prawem jest pociągany do odpowiedzialności karnej. Dlatego też niezwykle istotnym jest sprawdzenie biura rachunkowego, z którym planuje się podpisać umowę jeszcze przed złożeniem sygnatury pod dokumentem zawiązującym współpracę.

Przeczytaj także: Kluczowe funkcje oprogramowania księgowego, których nie możesz zignorować – Symfonia

Zacznij od upewnienia się, że biuro posiada uprawnienia do świadczenia usług związanych z księgowością. Zwróć też uwagę na treść umowy, która została przedłożona Ci do podpisania. Jeśli masz taką możliwość, to skonsultuj ją z prawnikiem, który rozwieje Twoje ewentualne wątpliwości i wskaże potencjalne pułapki. Ważne jest, by taka umowa zawierała zapis mówiący o tym, jaki jest zakres odpowiedzialności biura za błędy popełnione przez jego pracowników.