Co dla firm oznacza wprowadzenie obowiązku przesyłania faktur do kontrahentów za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur? Czy trzeba w związku z tym zmienić procesy biznesowe? Jak się przygotować do tego obowiązku, ile potrzeba na to czasu i jakie wiążą się z tym koszty? Co się stanie, jeżeli firmy tego nie zrobią?

Odpowiadamy na te pytania w cyklu artykułów.

Według planów rządu, w lipcu 2024 r. w Polsce zostanie wprowadzony nowy obowiązek dotyczący wymiany faktur między podmiotami gospodarczymi. Faktury będzie trzeba wystawiać w postaci elektronicznej zgodnie z nową strukturą logiczną, a do przekazania ich do kontrahentów konieczne będzie wykorzystanie centralnego systemu – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zobacz jak poradzić sobie z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF – wypróbuj za darmo demo aplikacji Symfonia KSeF. Kliknij i wypróbuj!

Aby dobrze wyjaśnić konsekwencje wprowadzenia takiej zmiany prawnej, przybliżmy na początek jej kluczowe elementy:

• KSeF jest systemem, który działa od początku 2022 r., natomiast jest on ciągle rozwijany i jak dotąd nie znane są wszystkie szczegóły dotyczące jego funkcjonalności. Przedsiębiorcy mogą na razie korzystać z KSeF dobrowolnie, ale po wdrożeniu nowych przepisów w procesie wystawiania i wymiany faktur korzystanie z niego stanie się obligatoryjne.
• KSeF jest tworzony i utrzymywany przez Ministerstwo Finansów i ma spełnić rolę narzędzia uszczelniającego system podatkowy. Administracja skarbowa będzie miała pełen wgląd w szczegółowe dane, które bezpośrednio odzwierciedlają transakcje zawierane przez podmioty gospodarcze.
• Z obowiązkowego KSeF zostaną wyłączone firmy zagraniczne posiadające siedzibę poza Polską oraz podmioty rozliczające się wg międzynarodowych standardów rachunkowości. W dniu powstawania tego tekstu nie wiadomo jeszcze, czy obowiązkiem będą objęte polskie oddziały firm zagranicznych.
• Obowiązkowy KSeF ma upowszechnić nowy standard faktury elektronicznej. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana, czyli rodzaj pliku xml, w którym poszczególne dane mają ściśle określoną kolejność i strukturę. Struktura wykorzystywana na użytek KSeF nosi nazwę FA(1).

KSeF ma spełniać kilka funkcji:

• będzie centralnym, krajowym rejestrem faktur elektronicznych. Docelowo ma on przechowywać wszystkie faktury będące w obiegu gospodarczym w Polsce. Dokumenty w KSeF mają być archiwizowane przez okres 10 lat;
• system ma służyć jako platforma do przesyłania dokumentów między kontrahentami – będzie on przyjmował dokumenty od sprzedawców, a następnie (po ich zatwierdzeniu pod kątem zgodności struktury danych) umożliwi ich pobranie przez nabywców;
• system będzie nadawał indywidualne numery przesłanym do niego e-fakturom utworzonym zgodnie ze strukturą logiczną FA(1). Z punktu widzenia fiskusa dopiero moment nadania numeru przez KSeF będzie utożsamiany z datą wystawienia faktury. Do nadawcy e-faktury (sprzedawcy) zostanie wysłane drogą elektroniczną urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), będące dowodem wysłania i wystawienia faktury. Według przepisów, jeżeli KSeF odrzuci przesłaną e-fakturę, nie będzie podstawy do uznania takiego dokumentu za ważny (nie dojdzie do faktycznego wystawienia faktury).
• KSeF ma zostać wyposażony w funkcjonalności, które pozwolą mikro przedsiębiorcom wystawiać ustrukturyzowane e-faktury bezpośrednio z jego pomocą.

Zapowiadana zmiana w przepisach budzi wśród przedsiębiorców wiele pytań. Poniżej staramy się udzielić na nie odpowiedzi.

Czy w związku z nowym obowiązkiem trzeba zmienić procesy biznesowe w firmie? Jeśli tak, to które i w jaki sposób?

Niewątpliwie każda firma jako sprzedawca – podatnik VAT czynny, w tym także podatnik podmiotowo zwolniony z VAT – będzie musiała „nauczyć się” wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie ze strukturą FA(1). Posiada ona zdefiniowane trzy rodzaje pól do wypełnienia danymi: pola obligatoryjne do wypełnienia, pola opcjonalne czyli takie, które wypełnia się, gdy spełniony jest warunek ustawowy oraz pola fakultatywne, czyli takie, które nie są wymagane na gruncie ustawy, ale ich wypełnienie może być konieczne ze względu na inne obowiązujące przepisy.

Należy podkreślić, że sprzedawcy będą mieli wybór sposobu wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur – będą mogli wykorzystać użytkowane przez siebie, odpowiednio dostosowane oprogramowanie, albo będą wystawiać e-faktury bezpośrednio w KSeF. Według zapowiedzi resortu finansów, KSeF ma umożliwić darmowe wystawianie i przesyłanie do nabywców faktur z wykorzystaniem wyłącznie jego funkcjonalności. Z opcji takiej najczęściej będą korzystać najmniejsi podatnicy wystawiający pojedyncze faktury. W przypadku większych firm lub takich, które wystawiają dużą ilość faktur, raczej konieczne będzie używanie własnego, dedykowanego oprogramowania. Podatnicy ci będą musieli zatroszczyć się o jego aktualizację, tak aby było ono w stanie wygenerować pliki xml zgodnie ze strukturą FA(1).

KSeF udostępnia interfejs API, czyli narzędzie do dwustronnej komunikacji z zewnętrznymi systemami informatycznymi. W zasadzie oznacza to, że dostawcy oprogramowania, chcąc zdążyć z przygotowaniem odpowiednich aktualizacji, zmuszeni są rozpoznać specyfikację API oraz dostosować funkcjonalność oferowanych systemów na tyle szybko, by ich klienci otrzymali nowe wersje przed wejściem w życie przepisów o obligatoryjnym KSeF. Symfonia już przygotowała i testuje we współpracy z Klientami rozwiązanie informatyczne integrujące programy Symfonii z KSeF.

Problematyczna data wystawienia faktury

KSeF w istotny sposób zmienia dotychczasową zasadę identyfikacji momentu wystawienia faktury. Obecnie podatnik umieszcza na fakturze datę jej wystawienia zgodnie z art. 106i ust. 1. ustawy o VAT. Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF data wystawienia dokumentu powstanie dopiero w momencie jego akceptacji przez ten system. Jednak z powodów technicznych (np. niezgodności danych w pliku wsadowym ze strukturą logiczną FA(1)) KSeF może odrzucić fakturę. Z punktu widzenia fiskusa taki przypadek oznaczać będzie, że do wystawienia dokumentu nie doszło. Dla podatnika oznacza to tyle, że pliki wsadowe e-faktur po prostu muszą być przygotowane zgodnie z wymogami struktury.

Jeśli system będzie działał bez zarzutu i będzie przyjmował dokumenty bez żadnych przeszkód w trybie online, można przyjąć, że technicznie zmiana w przepisach robi niewielką różnicę. Jeżeli natomiast będą zdarzały się awarie systemu lub nie zostanie dopracowany jego mechanizm akceptacji faktur (w ostatnim okresie testowania obecnej wersji KSeF zdarzało się, że przyjęcie faktury przez system trwało ponad dobę), może się okazać, że będzie dochodzić do rozbieżności w datach wystawienia faktur po stronie sprzedawców i po stronie organów skarbowych. Tego rodzaju rozbieżność może już rodzić poważne konsekwencje w rozliczeniach księgowych i podatkowych.

Ponadto problematyczne mogą być sytuacje, w których po stronie sprzedawcy nie będzie dobrej łączności z Internetem. Gdy dojdzie do transakcji i sprzedawca na tej podstawie wystawi fakturę elektroniczną, może się okazać, że przez brak połączenia z siecią data wystawienia dokumentu ulegnie zmianie, ponieważ zostanie ona przypisana dopiero po akceptacji faktury przez KSeF. Z danych GUS wynika, że 1,5% firm zatrudniających co najmniej 10 pracowników nie ma dostępu do Internetu. Po wejściu w życie przepisów o obligatoryjnym KseF mogą oni mieć istotny problem z zachowaniem spójności w datach wystawienia faktur.

Zobacz jak poradzić sobie z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF – wypróbuj za darmo demo aplikacji Symfonia KSeF. Kliknij i wypróbuj!