Zamknięcie roku finansowego w biurze rachunkowym

Na dzień, który kończy dany rok finansowy, zamykane są księgi rachunkowe jednostki. To właśnie na ich podstawie sporządza się sprawozdanie finansowe. Zamknięcie roku finansowego obejmuje jednak dodatkowe czynności, o których nie należy zapominać. O czym muszą pamiętać wszystkie biura rachunkowe i inni przedsiębiorcy?

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Istotnym etapem zamknięcia roku finansowego jest zamknięcie ksiąg rachunkowych, czyli ustalenie rzeczywistej wartości składników pasywów i aktywów. Polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Szczegółowe zasady tej czynności wskazane zostały w art. 12 Ustawy o rachunkowości. Ostateczne zamknięcie i ponowne otwarcie ksiąg rachunkowych danej firmy powinno nastąpić nie później niż w ciągu piętnastu dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego wiąże się także z obowiązkiem przeprowadzenia inwentaryzacji. Inwentaryzacja polega z kolei na sporządzeniu spisu z natury pieniężnych i rzeczowych składników majątku oraz źródeł ich pochodzenia.

Sporządzenie sprawozdania finansowego

Kolejny ważny etap zakończenia roku finansowego to sporządzenie sprawozdania finansowego. To dokument, który w sposób uporządkowany przedstawia roczną sytuację finansową danej firmy oraz finansowe wyniki jej działalności. Przedstawia się je w postaci zestawień liczbowych i uzupełniających je informacji opisowych. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy przedsiębiorstw, które według ustawy o rachunkowości muszą prowadzić księgi rachunkowe oraz firm, które same zdecydowały się je prowadzić. Roczne sprawozdanie finansowe sporządzają kierownicy danej jednostki. Podstawowe cechy sprawozdania finansowego to wiarygodność, kompletność, terminowość, ciągłość oraz sprawdzalność. Na sprawozdanie finansowe składa się kilka różnych elementów:

• wprowadzenie do sprawozdania;
• rachunek zysków i strat – informacje na temat przychodów, kosztów, zysków i strat przedsiębiorstwa oraz obowiązkowego obciążenia wyniku finansowego za rok bieżący i poprzedni;
• bilans – informacja na temat stanów aktywów i pasywów na dzień kończący zarówno bieżący, jak i poprzedni rok;
• informacja dodatkowa – zasady rachunkowości przyjęte w danej firmie, m.in. sposoby wycen.

Do sprawozdania finansowego zalicza się także zestawienie zmian w kapitale i rachunek przepływów pieniężnych. Dzień, na który jest ono sporządzane, nazywa się dniem bilansowym. W sytuacji, gdy rok obrotowy przedsiębiorstwa pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest to 31 grudnia. Przedsiębiorcy muszą więc sporządzić sprawozdanie finansowe do końca trzeciego miesiąca od tego właśnie dnia – czyli do 31 marca. Do sprawozdania finansowego należy dołączyć dodatkowo uchwałę o podziale zysku oraz pokryciu straty, uchwałę zatwierdzającą dokumenty oraz opinię biegłego rewidenta (jeśli jest konieczna). Spółki komandytowo-akcyjne i kapitałowe dołączają ponadto sprawozdanie z prowadzonej działalności gospodarczej.

Przeczytaj także: Zalety i wady zewnętrznego biura rachunkowego dla średnich i dużych firm – Symfonia 

Badanie sprawozdania finansowego

W związku z zamknięciem roku finansowego istotne jest również samo badanie sprawozdania finansowego. Umożliwia ono potwierdzenie prawidłowości danych z raportów, redukuje ryzyko związane z mało efektywnym systemem kontroli wewnętrznej i wpływa na zaufanie użytkowników do sprawozdania.

W ramach badania biegły rewident przeprowadza audyt finansowy i sprawdza, czy sprawozdanie finansowe danego podmiotu zostało wykonane tak, jak wymaga tego ustawa o rachunkowości. Biorąc pod uwagę zebrane dowody, przedstawia on sytuację majątkową firmy oraz jej finansowy wynik. Pozytywna opinia eksperta na temat wykonanego sprawozdania to dla klientów, partnerów firmy czy inwestorów jasna informacja na temat działalności jednostki. Badanie sprawozdania finansowego ocenia funkcjonujące w firmie procesy oraz wewnętrzny system kontroli – może więc pomóc w poprawie funkcjonowania całego przedsiębiorstwa w przyszłości. Jeżeli po badaniu konieczne okaże się podjęcie pewnych kroków naprawczych, może się okazać, że firma uchroni się np. przed kontrolą US.