Zawarcie umowy zlecenia wiąże się zazwyczaj z wystawieniem rachunku, stanowiącego podstawę do rozliczenia między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Warto zatem wiedzieć, co powinien on zawierać i kiedy należy go przygotować. Oto kilka najważniejszych informacji na temat rachunku do umowy zlecenia!

 

Spis treści:

• Umowa zlecenie – podstawowe informacje
• Rachunek do umowy zlecenia – co to takiego?
• Elementy rachunku do umowy zlecenia – wzór dokumentu
• Kiedy wystawić rachunek do umowy zlecenia?
• Jak rozliczyć umowę zlecenie w programie Symfonia Kadry i Płace?

 

Umowa zlecenie – podstawowe informacje

Umowa zlecenie to jedna z najczęściej zawieranych umów cywilnoprawnych. Na jej podstawie zleceniobiorca jest zobowiązany do wykonania określonej pracy na rzecz zleceniodawcy. Co ważne, istotny jest w tym przypadku sam fakt dokonania konkretnej czynności – bez względu na ostateczny efekt pracy. Do umowy zlecenia nie mają zastosowania przepisy Kodeksu Pracy – jest ona regulowana przez Kodeks Cywilny.

Porozumienie między zleceniodawcą i zleceniobiorcą może być zawarte w formie ustnej lub pisemnej. W praktyce warto jednak zadbać o to, by znajdujące się w niej postanowienia zostały należycie udokumentowane. Trzeba przy tym dokładnie określić, co jest przedmiotem zlecenia, a także jakie wynagrodzenie z tego tytułu uzyska zleceniobiorca.

 

Rachunek do umowy zlecenia – co to takiego?

Rachunek do umowy zlecenia jest podstawą do dokonania rozliczenia pomiędzy stronami. Stanowi on pewnego rodzaju potwierdzenie kosztów, jakie wykonawca poniósł w związku z realizacją zleconej usługi. Co do zasady należy go wystawić po spełnieniu warunków umowy przez zleceniobiorcę. Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki. Jednym z nich jest rachunek do umowy zlecenia z liczbą godzin, który należy przygotować, jeśli wynagrodzenie jest wypłacane w transzach.

 

Czy potrzebny jest rachunek do umowy zlecenia?

W myśl obowiązujących przepisów, wystawienie rachunku do umowy zlecenia nie jest obowiązkowe. Nie warto jednak rezygnować z takiej praktyki.  Dokument może bowiem informować o ilości godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, co ma istotne znaczenie, gdy usługa rozliczana jest z zastosowaniem  minimalnej stawki godzinowej.  Ponieważ ustawodawca nie nakłada na zleceniodawcę obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy, rachunek do umowy zlecenia może stanowić podstawowy dokument potwierdzający liczbę godzin, jakie wykonawca poświęcił na realizację danej usługi.

 

Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia?

Wystawienie rachunku do umowy zlecenia to obowiązek, który (co do zasady) ciąży na osobie fizycznej wykonującej zleconą jej pracę. Często jednak to sam zleceniodawca przygotowuje taki rachunek, a zleceniobiorca jedynie składa na dokumencie podpis. Powinien być on wystawiony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Podpisy nie są obowiązkowe, jednak mogą się okazać skutecznym dowodem w razie ewentualnego sporu. Warto więc sporządzać rachunek do umowy zlecenia w formie papierowej – choć postać elektroniczna również jest dozwolona.

Przeczytaj także: Wszystko co musisz wiedzieć o składkach na ubezpieczenie społeczne

Elementy rachunku do umowy zlecenia – wzór dokumentu

Na rachunku do umowy zlecenia nie powinno zabraknąć kilku kluczowych elementów, takich jak:

• numer umowy,
• data wystawienia dokumentu,
• rodzaj wykonanej pracy.

Należy pamiętać także o danych zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy – imionach i nazwiskach bądź też adresach i nazwie firmy.

Do innych wymaganych elementów należą także:

• kwota brutto wynagrodzenia,
• koszty uzyskania przychodu,
• wysokość zaliczki na podatek dochodowy,
• kwota netto, którą otrzyma zleceniobiorca.

Rachunek do umowy zlecenia z liczbą godzin powinien ponadto zawierać zestawienie wskazujące na konkretny czas pracy zleceniobiorcy podczas świadczenia usługi.

 

Jakie dane są potrzebne do umowy zlecenia?

Na rachunku powinny ponadto widnieć jednostkowa cena usługi lub stawka godzinowa. W przypadku zapłaty w formie gotówki niezbędna jest również informacja o otrzymaniu zapłaty, a także potwierdzający ten fakt podpis zleceniobiorcy. Jeśli natomiast wynagrodzenie ma zostać wypłacone przelewem, na rachunku do umowy zlecenia musi znajdować się numer rachunku bankowego zleceniobiorcy i informacja o terminie płatności.

Wiele wątpliwości budzi kwestia, jaką jest brak podpisu na rachunku do umowy zlecenia. W  świetle najnowszych regulacji nie ma potrzeby, aby taki dokument został sygnowany. Ważniejsze bowiem jest to, by rachunek zawierał inne, obligatoryjne elementy oraz był sporządzony w ustawowym terminie.

 

Rachunek do umowy zlecenia a składki ZUS

Na rachunku do umowy zlecenia powinien znaleźć się jeszcze jeden element – informacja o składkach ZUS, jakim podlega zleceniobiorca. Mowa jednak wyłącznie o składkach, które płaci on sam. Te, finansowane przez zleceniodawcę, nie muszą być określone w rachunku. Co więcej, od pomniejszonej o składki kwoty brutto należy obliczyć koszty uzyskania przychodu. Wynoszą one zazwyczaj 20% lub 50% – o ile przekazane zostały prawa autorskie do dzieła.

Przeczytaj także: Koszty pracodawcy – ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

 

Kiedy wystawić rachunek do umowy zlecenia?

Rachunek do umowy zlecenia należy wystawić do siedmiu dni od wykonania pracy przez zleceniobiorcę. W przypadku, gdy w umowie nie znajduje się zapis o potrzebie wystawienia rachunku, niezbędne jest jego przygotowanie do tygodnia od chwili zapytania.

 

Jak wystawić rachunek do umowy zlecenia – przewodnik krok po kroku

Wystawianie rachunku do umowy zlecenia można podzielić na kilka następujących po sobie etapów. Tym pierwszym jest ustalenie, jakiego rodzaju składkom ZUS podlega zleceniobiorca, a także, jakie koszty ponosi w związku z realizacją usługi. Następnie, na podstawie kwoty brutto wynagrodzenia, oblicza się  wysokość składek na ubezpieczenie społeczne. Po ich odjęciu od kwoty brutto można ustalić wysokość składki zdrowotnej, a także kosztów uzyskania przychodu.

Aby wyliczyć podstawę opodatkowania umowy zlecenia, od kwoty brutto należy odjąć sumę składek na ubezpieczenie społeczne i kosztów uzyskania przychodu. Uzyskana wartość polega zaokrągleniu.  Kolejnym krokiem jest ustalenie wysokości podatku dochodowego. Jego wartość to 12% podstawy opodatkowania. Kwota netto do wypłaty to kwota brutto pomniejszona o sumę składek ZUS, składek na ubezpieczenie zdrowotne i podatku dochodowego.

 

Jak rozliczyć umowę zlecenie w programie Symfonia Kadry i Płace?

Rozliczanie umów cywilnoprawnych wymaga szczególnej dbałości. W programie Symfonia Kadry i Płace można to zrobić w bardzo prosty sposób. Jeśli zleceniobiorca nie wystawi rachunku, program automatycznie rozliczy usługę. Aby cały proces przebiegł pomyślnie, warto pamiętać, by w kalendarzu pracownika wybrać dzień, w którym ma być generowane rozliczenie. Taki dokument można łatwo przekształcić na rachunek dla zleceniobiorcy.