Wyzwania związane z przechowywaniem elektronicznych dokumentów księgowych

Coraz większa ilość biur rachunkowych decyduje się na przejście na dokumenty w formie elektronicznej. Księgowi biorą pod uwagę potrzeby klientów i chcą iść z duchem czasu,
a takie nowoczesne podejście spotyka się z dużą aprobatą. Z jakimi wyzwaniami muszą się oni liczyć w związku z przechowywaniem elektronicznych dokumentów księgowych?

Przygotowanie do korzystania z oprogramowania

Dla księgowych, którzy wcześniej nie mieli do czynienia z oprogramowaniami online do księgowości czy elektronicznymi dokumentami, pierwszym wyzwaniem jest już samo przygotowanie do korzystania z nowego rozwiązania. Programy do księgowości są intuicyjne i wyjątkowo łatwe w obsłudze – warto jednak odpowiednio wcześnie się z nimi zapoznać. Ze względu na dużą ilość dostępnych systemów wyzwanie może stanowić również wybór tego odpowiedniego. Ważny jest zatem dokładny research i rozeznanie w funkcjach konkretnego programu.

Dbałość o bezpieczeństwo przechowywanych danych

Decydując się na przejście na e-dokumenty, księgowi muszą liczyć się z tym, że to po ich stronie spoczywa obowiązek bezpiecznego korzystania z chmury i oprogramowania. Mimo że dane w elektronicznym obiegu dokumentów są znacznie bezpieczniejsze niż w przypadku dokumentacji papierowej, biuro rachunkowe powinno pamiętać o regularnym wykonywaniu backupu, czyli kopii zapasowej tych danych. Wówczas są one skutecznie chronione przed utratą – czy to w przypadku ataku hakerów, czy w razie ewentualnej kradzieży sprzętu bądź awarii systemu. Zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury chmurowej należy do obowiązków usługodawcy, jednak całe rozwiązanie opiera się na odpowiedzialności współdzielonej.

 Przeczytaj także: Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (symfonia.pl)

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Większość programów do księgowości online oferuje automatyczne tworzenie archiwum,
w którym przechowywane są wszelkiego rodzaju dokumenty związane z księgowością klientów. Po każdym roku przechowywane w chmurze dokumenty – deklaracje, faktury czy ewidencje wraz z potwierdzeniami doręczenia – są możliwe do pobrania. Dzięki temu księgowy może z łatwością wysłać klientowi całość wygenerowanych w ciągu roku firmowych dokumentów w jednej paczce. Musi on jednak przechowywać je w taki sposób, aby zagwarantowana była integralność treści, autentyczność pochodzenia, łatwość odszukiwania oraz czytelność dokumentów. Biura rachunkowe muszą także pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli odpowiednie organy muszą mieć zapewniony natychmiastowy i bezproblemowy dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych.

Wygodne zarządzanie i przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej zapewnia m.in. program Symfonia Finanse i Księgowość. Umożliwia on prowadzenie zarówno pełnej, jak i uproszczonej księgowości online, zaawansowaną analizę danych oraz integrację z innymi systemami, np. sprzedażowymi. Rozwiązanie Symfonii to także gwarancja bezpieczeństwa i przechowywania e dokumentów w sposób zgody z prawem oraz wymogami. Dzięki niemu każde wyzwanie okazuje się łatwe do przejścia, a współpraca biura rachunkowego z klientami wchodzi na zupełnie nowy poziom!