OCR to system usprawniający pracę niejednego działu przedsiębiorstwa. Znajduje on zastosowanie w wielu miejscach, o czym przekonuje się coraz więcej polskich firm. Czym dokładnie jest technologia Optical Character Recognition i w jaki sposób można ją wykorzystać?

OCR – czym właściwie jest?

OCR to technologia wykorzystująca zaawansowane algorytmy do rozpoznawania znaków znajdujących się na zdigitalizowanym pliku. Skrót OCR pochodzi od angielskiego wyrażenia optical character recognition, oznaczającego optyczne rozpoznawanie znaków. Program odczytuje tekst z elektronicznych dokumentów, zmienia dane w postać cyfrową, a następnie importuje je do dostępnego na urządzeniu systemu. Dzięki temu skan lub fotografia może zostać przekształcona w możliwy do edytowania dokument tekstowy. System umożliwia inteligentne elektroniczne rozpoznawanie, opis, kategoryzację i digitalizację dokumentów. Służy on m.in. do skanowania oraz odczytywania faktur księgowych. Oprogramowanie OCR może rozpoznawać:

• pełen tekst z całego dokumentu;
• dane z dokumentów strukturalnych;
• poszczególne rodzaje dokumentów – systemy pobierają dane, wykorzystując sztuczną inteligencję.

W jaki sposób wykorzystać OCR w przedsiębiorstwie?

Działający w przedsiębiorstwie system OCR ma szerokie zastosowanie. Optyczne rozpoznawanie dokumentów pozwala na automatyzację wielu firmowych procesów. Oprócz skanowania i odczytywania faktur umożliwia ono m.in. tworzenie elektronicznych archiwów różnorodnych dokumentów – a w takiej wersji są one znacznie łatwiejsze do wyszukania oraz udostępniania. Technologia OCR usprawnia również zarządzanie całą kadrą, m.in. poprzez elektroniczne rozpatrywanie wniosków czy prowadzenie akt osobowych – zwłaszcza po zintegrowaniu oprogramowania z programem kadrowym. Co więcej, pozwala ona na wygodną pracę w formie elektronicznej na przetwarzanych dokumentach. Wykorzystując OCR, możemy też skanować i odczytywać dane z transakcji z potwierdzeń przelewu czy wyciągów z banku.

Przeczytaj także: 3 powody, dla których warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie

Kluczowe zalety OCR w firmie

Oprogramowanie OCR wiąże się z wieloma zaletami. Przede wszystkim, pozwala ono znacząco usprawnić pracę wielu różnych działów organizacji – m.in. księgowości, HR, administracji czy finansów. Dzięki temu pracownicy oszczędzają cenny czas, który mogą poświęcić na realizację kluczowych zadań. System umożliwia znacznie szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych prowadzi on do automatyzacji obiegu dokumentów oraz jego przyspieszenia. System pozwala również na łatwe i wygodne wprowadzanie danych oraz zmniejszenie kosztów związanych z wykorzystaniem sprzętu. Dzięki opcji konwersji tekstu w wielu różnych językach, oprogramowanie OCR może być stosowane w różnorodnych środowiskach. Technologia ta wpływa na poprawę jakości danych i pozwala zredukować ilość błędów w dokumentach. Dużą zaletą OCR jest także bezpieczeństwo dokumentów. Z racji, że są one przechowywane w chmurach lub na dyskach zewnętrznych – nie mogą więc ulec zagubieniu lub uszkodzeniu.

Przeczytaj także: Trendy HR na 2023 – na co musisz się przygotować?