Zarządzanie zasobami ludzkimi zyskuje na znaczeniu, gdy organizacja musi działać w warunkach rynku pracownika. HR poddawany jest silniejszej presji, bo utrzymanie i pozyskanie odpowiednich ludzi do pracy nie jest już tak łatwe jak przed kilkoma laty. A jednocześnie przecież zarząd i managerowie mają wobec HR standardowe oczekiwania. Pracownicy mają mieć odpowiednie kompetencje, móc się nawzajem zastępować, być zmotywowani, lojalni i na dodatek nie powinni generować nadmiarowych kosztów. Oczywiście trudno pogodzić te wszystkie wymagania, ale jest to łatwiejsze, gdy dział HR ma do dyspozycji nowoczesne oprogramowanie.

Różnego rodzaju badania wskazują, że firmy muszą kłaść coraz większy nacisk na pozyskiwanie talentów i osób mających odpowiednie kompetencje. [tweet]Spośród dziesięciu najbardziej obecnie pożądanych przez firmy umiejętności aż siedem zalicza się do kompetencji miękkich[/tweet] (międzynarodowe badanie Salesforce The future of work development 2018). Sęk w tym, że kompetencji na rynku coraz bardziej brakuje, co najczęściej stawia przedsiębiorstwo przed następującym wyborem: albo pozyskać ludzi z zewnątrz, kusząc ich większym wynagrodzeniem, wartością benefitów lub świetnymi warunkami pracy, albo rozwinąć (nierzadko przekwalifikować) już istniejącą kadrę poprzez wdrażanie programów rozwojowych.

Bez systemów ani rusz?

Niezależnie od tego, w jaki sposób przedsiębiorstwo będzie walczyło o talenty, gołym okiem widać, jak dużego znaczenia dla firmy nabierają procesy związane z rekrutacją i rozwojem kompetencji, skoro na rynku brakuje ludzi, pozyskanie pracownika jest droższe, bardziej skomplikowane i – co być może najważniejsze – trwa dłużej niż jeszcze kilka lat temu. Podobnie jest z rozwojem kadr. Kompetencje miękkie zdobywa się trudniej od twardych, ponieważ wymaga to pracy z takimi zagadnieniami, jak kultura, charakter, nawyki czy osobowość. A nawet jeśli w firmie niekoniecznie stawia się na kompetencje miękkie, a główną potrzebą jest przyuczenie pracowników do pracy na danym stanowisku technicznym, np. w wydziałach produkcyjnych, projekt rozwojowy również wymaga efektywnej koordynacji, bo jest to proces trwający długo, niekiedy kilka lat. Zarządzanie tym procesem jest o tyle ważne, że często za cyklicznym pomiarem poziomu umiejętności idzie odpowiednie zaszeregowanie i wynagrodzenie, a to już wymaga nie tylko ewidencji poziomu kompetencji, ale sprzęgnięcia ich matrycy z systemem wynagrodzeń.

Wyobraźmy sobie dwie duże firmy produkcyjne, w których w wyniku restrukturyzacji wdrożono programy rozwojowe dla pracowników w poszczególnych wydziałach. Programy te obejmowały praktycznie wszystkie szczeble, poczynając od szeregowych pracowników. W pierwszej z tych firm w poszczególnych wydziałach liczba kompetencji podlegająca pomiarom obejmowała kilkanaście pozycji. W drugiej firmie jeden z większych wydziałów sporządził listę aż 65 kompetencji. Są one mierzone dla każdego pracownika i właśnie od tego m.in. zależy wynagrodzenie na każdym etacie. Przyjęcie takiego modelu (który notabene świetnie się sprawdził, ponieważ wzrosła motywacja, zaangażowanie i ostatecznie wyniki tego przedsiębiorstwa) oznaczało w praktyce, że proces rozwojowy stał się elementem zarządzania zasobami ludzkimi i że został zintegrowany zarówno z systemem ocen okresowych, jak i wynagrodzeń oraz premiowania pracowników. Dodatkowo na to nałożono plan rozwoju kompetencji w ramach przyjętej matrycy. Trudno sobie wyobrazić, aby tego typu projekty wdrażane były bez odpowiednich rozwiązań informatycznych. Jeśli rekrutacje mają być szybkie, proste, a pracownicy łatwo wdrażani do nowych ról, organizacja potrzebuje nowoczesnego oprogramowania. Szczególnie ważne jest to w czasach, gdy większość pracowników jest przekonana, że jest w stanie znaleźć nową pracę w krócej niż miesiąc, a niemal co czwarty (22%), że uda się to w siedem dni (tak wynika w badań Work Service / Raport Barometr Rynku Pracy VIII).

Jaka jest kondycja oprogramowania używanego przez HR?

Ponad połowa firm uczestniczących w badaniu HR Trendy 2018 wskazała, że wykorzystywane przez nie systemy powinny dawać więcej możliwości. Ponad jedna trzecia (37%) respondentów przyznała, że oczekuje od rozwiązań większych możliwości dopasowania funkcjonalności do potrzeb organizacji. Potrzeby te są na tyle palące, że cena oprogramowania jako kryterium jego wyboru spada na kolejne miejsca.

Nowoczesny system HR to realne korzyści. Należy je rozpatrywać nie tylko z perspektywy pracowników działu kadr. Oczywiście oprogramowanie powoduje, że mają oni więcej czasu, dzięki czemu mogą zająć się sprawami ważnymi dla firmy. I właśnie to, że HR przestaje angażować się głównie w powtarzalne, rutynowe i czasochłonne czynności, jest najważniejszą korzyścią, która pcha organizację naprzód. Spróbuję wyliczyć główne korzyści, jakie spotykam w firmach używających nowoczesnych, zwinnych i zintegrowanych systemów:

• dział kadr nie traci czasu na przygotowywanie raportów, analiz i sprawozdań, ponieważ informacje te są dostępne od ręki albo do uzyskania w bardzo krótkim czasie;
• powstające raporty, sprawozdania bazują na rzeczywistych, aktualnych i pozbawionych błędów danych, ponieważ źródła danych są zintegrowane;
• dzięki samoobsługowym funkcjonalnościom pracownicy nie zwracają się z zapytaniami czy wnioskami do HR, lecz większość operacji wykonują samodzielnie w aplikacjach mobilnych lub poprzez sieć;
• wiele powtarzalnych operacji oraz procesów jest zautomatyzowanych. Ta automatyzacja sięga zresztą coraz dalej, a jej dobrym przykładem jest np. współpraca systemu HR z zewnętrznymi serwisami rekrutacyjnymi, co ułatwia publikowanie ogłoszeń, zarządzanie rekrutacjami w ogólnodostępnej sieci i wstępną selekcję spływających ofert pracy;
• funkcjonalności systemu dostępne są przez przeglądarkę internetową lub w wersjach mobilnych, co z jednej strony umożliwia skorzystanie z zasobów danych, a z drugiej wspiera pracę zdalną;
• systemy wspierają programy rozwojowe pracowników poprzez planowanie i ewidencję szkoleń i innych działań, które służą podnoszeniu kompetencji. Dane z matrycy kompetencji dla każdego pracownika są zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym, np. podniesienie danej kompetencji o jeden poziom skutkuje automatyczną zmianą zaszeregowania i wynagrodzenia, dzięki czemu nikt w kadrach nie popełni błędu;
• rozwiązania wspierają restrykcyjne przepisy w zakresie ochrony danych osobowych, co ułatwia przejście audytów systemu ochrony danych i jednocześnie redukuje ryzyko organizacji w zakresie przetwarzania danych;
• jakość danych i sprawny obieg informacji stają się elementami budowania zdrowej kultury organizacyjnej, co ma długoterminowe przełożenie na poziom satysfakcji pracowników i pewien wpływ na pozycję konkurencyjną firmy. Ludzie mają poczucie pracy w nowoczesnej organizacji, transparentności, czują się lepiej doinformowani, a to wszystko pozytywnie wpływa na obniżenie rotacji.

Patrząc na te korzyści, aż trudno uwierzyć, że tak wiele przedsiębiorstw wciąż nie doinwestowuje swoich działów HR w obszarze IT. Sprawy wcale nie ułatwia nader częsty sposób myślenia, który koncentruje się przede wszystkim na tym, by redukować koszty w myśl zasady: „Skoro w danym dziale uwolniliśmy X godzin, zredukujmy załogę”.