Z przeprowadzonych przez nas badań wynika, że aż 29% czynności związanych z nieobecnościami specjaliści działów kadr wykonują poza systemem informatycznym. Dla porównania w tym samym badaniu zaobserwowaliśmy, że rozliczanie zasiłków czy urlopów jest jedną z głównych czynności wykonywaną w systemie kadrowo-płacowym. Potwierdziło to 32% badanych.

Często zdarza się, że pracując na systemie kadrowym lub płacowym nie wykorzystujemy w pełni jego możliwości. Ze znanych praktyk, które zaobserwowaliśmy, było to tworzenie zestawień w Excelu dotyczących nieobecności pracowników. Rejestrowano tam nie tylko wykorzystanie urlopu, ale także, wymiary przysługującego urlopu.

Wyliczenie wymiaru urlopu dla pracownika w danym roku kalendarzowym nie zawsze jest proste. Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy mamy pracownika zmieniającego wymiar etatu z pełnego na niepełny lub też odwrotnie w roku kalendarzowym, jest to jego pierwsza pracy, posiada umowę terminową czy też nabywa uprawnienia do urlopu w ilości 26 dni.

Na szczęście nowoczesne programy kadrowo-płacowe znacznie ułatwiają tego rodzaju wyliczenia. Na podstawie wprowadzanych danych związanych z wykształceniem czy przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia system sam wylicza należny wymiar urlopu. Oprogramowanie uwzględnia, czy jest to pierwsza praca, czy umowa jest zawarta na czas określony, a także pilnuje momentu, gdy pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 26 dni.

Rejestrowanie otrzymywanych wniosków urlopowych pracowników w systemie kadrowo-płacowym jest też czynnością powtarzalną, którą można zastąpić elektronicznym obiegiem wniosków urlopowych. Widzimy coraz większe widzimy zainteresowanie portalami pracowniczymi, gdzie pracownik poprzez self-service ma możliwość sprawdzenia swojego bilansu dni urlopowych, złożenia wniosku z dowolnego miejsca i urządzenia. Specjaliści z działu kadr zaoszczędzony czas mogą wykorzystać na inne czynności, np. zawiązane z rozwojem pracowników.

Zmiany prawne w ostatnim czasie dostarczyły działom kadr większej ilości obowiązków, a także dodatkowej pracy administracyjnej. Jeśli tylko mamy możliwość zoptymalizowania procesów kadrowych, wykorzystując oprogramowanie, powinniśmy zacząć wprowadzać zmiany.

Sprawdź, w jaki sposób Twoja firma rozlicza procesy związane z nieobecnościami, a dowiesz się czy dział kadr będzie mógł zaoszczędzić czas i skupić się na innych procesach pracowniczych, tak by silniej wspomagać organizację w rozwoju.

Na jakie procesy warto zwrócić uwagę?

• Wyliczanie ręczne – wprowadzanie ręczne – ręczne wyliczanie należnego wymiary urlopu przez osoby z działu kadr, wprowadzanie wykorzystania urlopu do systemu ręcznie lub też rejestrowanie wykorzystanego urlopu poza system kadrowo-płacowym.
• Wyliczanie automatyczne – wprowadzanie ręczne – wyliczanie należnego wymiaru urlopu dla pracowników na podstawie informacji wprowadzonych do systemu z uwzględnieniem wielu zmiennych w trakcie roku kalendarzowego, wprowadzanie wniosków urlopowych do systemu ręcznie.
• Wyliczanie automatyczne – wprowadzanie automatyczne – wyliczanie należnego wymiaru urlopu dla pracowników na podstawie informacji wprowadzonych do systemu z uwzględnieniem wielu zmiennych w trakcie roku kalendarzowego, automatyczne wprowadzanie wniosków urlopowych do systemu przy użyciu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych (self-service pracownika)

Optymalizując procesy HR w organizacji, odciążamy dział kadr z najbardziej uciążliwych powtarzanych czynności, jak np. ręczne wyliczanie podstaw wymiaru urlopu czy wprowadzanie wykorzystania urlopu. Pracownicy otrzymujący dostęp do systemów typu self-service mogą sami sprawdzić swój bilans urlopowy i nie muszą zwracać się z pytaniami do działu kadr o liczbę dni niewykorzystanego urlopu.