Czerwiec miesiącem nagród dla Symfonii Obiegu Dokumentów. Po zdobyciu pierwszego miejsca w konkursie Best in Cloud organizowanego przez Computerworld Polska, platforma uzyskała też wyróżnienie Turbiny Polskiej Gospodarki 2021 Gazety Finansowej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalety platformy, które docenili zarówno jurorzy konkursów, jak i klienci.

W konkursie Best in Cloud aplikacja Symfonia Obieg Dokumentów otrzymała nagrodę w kategorii najlepszy produkt ERP/CRM w chmurze. Przypomnijmy – platforma łączy funkcjonalności systemu ECM z systemem pracy grupowej i elementami ERP. Aplikacja obsługuje m.in. takie procesy jak: obieg dokumentów, delegacje, tworzenie oraz ewidencja umów, zarządzanie projektami, porządkowanie dokumentów za pomocą elektronicznych segregatorów. SOD rozwijany jest wspólnie z partnerem technologicznym Symfonii – firmą eDokumenty sp. z o.o.

Warto dodać, że w konkursie magazynu Computerworld Polska startowały też inne aplikacje chmurowe Symfonii. O wyróżnienia walczyły serwisy Miedzyfirmami.pl oraz Symfonia ERP HRcloud.

Z kolei Gazeta Finansowa doceniła fakt, że platformie Symfonia Obieg Dokumentów firmy mogą szybko wejść na wyższy poziom cyfryzacji swojego biznesu i dzięki temu nieprzerwanie prowadzić działalność nawet w warunkach braku fizycznego kontaktu z klientami, dostawcami, pracownikami.

Jest to szczególnie istotne w okresie pandemii, kiedy to wiele firm odczuło ogromne problemy w realizacji codziennych zadań, ponieważ większość dokumentów firmowych było w wersji papierowej, pracownicy nie mieli wypracowanych standardów pracy zdalnej, wymiany informacji. Powstała potrzeba szybkiej cyfryzacji, by przetrwać ten trudny okres i kontynuować działalność. Potrzebne były (i nadal są) proste aplikacje do zarządzania najważniejszymi procesami biznesowymi, jednocześnie dostępne online, szybkie do wdrożenia oraz intuicyjne w obsłudze. I właśnie te potrzeby doskonale wypełnia aplikacja Symfonia Obieg Dokumentów. Warto zauważyć, że zalety systemu dostrzegło już ponad 100 firm w całej Polsce.

Symfonia Obieg Dokumentów to rozwiązanie chmurowe, które dostępne jest w czterech pakietach. Pakiety zostały dopracowane w ten sposób, aby odpowiadały na potrzeby różnych grup użytkowników, zaczynając od jednego działu w organizacji, przechodząc przez większą grupę użytkowników, a kończąc na całej organizacji.

Platforma oferuje szereg funkcjonalności takich jak: obieg dokumentów księgowych, obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Tworzenie, edycja, przyjęcie, archiwizacja umów z kontrahentami. Tryb wersjonowania dokumentów, podgląd do ostatniej jak i poprzednich wersji danego pliku. Obsługa całego procesu składania, akceptacji, rozliczania delegacji krajowych oraz zagranicznych. Możliwość integracji platformy z zewnętrznymi skrzynkami mailowymi, dostęp do kalendarza pracowników oraz możliwość tworzenia, przydzielania i rozliczania zadań według metody Kanban.

System posiada aplikację sprawy, która jest tzw. elektronicznym segregatorem dla grupy dokumentów, zadań, korespondencji z klientem. Sprawy mogą dotyczyć takich zagadnień jak np. reklamacje, zarządzanie kontraktem, tworzenie oferty przetargowej lub prowadzenie projektu marketingowego.

System również został wyposażony w aplikację do składania i realizacji zamówień wewnętrznych na produkty i usługi potrzebne do wykonywania podstawowej działalności przedsiębiorstwa.

Platforma również ofertuje aplikację rozliczania czasu pracy pracowników. Ma wbudowany wewnętrzny komunikator, który w połączeniu z pozostałymi aplikacjami doskonale wspiera proces digital workplace w organizacji.

Symfonia Obieg Dokumentów posiada również takie dodatki jak:

– moduł płatności do obsługi przelewów bankowych;

– moduł projekty to aplikacja do prowadzenia projektów w efektywny sposób, możliwość tworzenia i rozliczania zadania dzięki przejrzystej tablicy Kanban, ustawiania kamieni milowych, weryfikacji kosztów poniesionych w projekcie z założonym budżetem do zarządzania projektami, prowadzenie zadań wg. harmonogramu Gantta;

– moduł zakupy, aplikacja, która jest pierwszym krokiem procesu purchase-to-pay; aplikacja przeznaczona jest dla organizacji, które potrzebują kompleksowego rozwiązania wspierającego proces zakupowy;

– moduł budżety, aplikacja, która umożliwia planowanie budżetów oraz ewidencjonowanie ich wykorzystania; aplikacja przeznaczona jest dla organizacji, które chciałyby prowadzić w systemie plan finansowy przypisany do działów i rodzajów kosztów.

Platforma Symfonia Obieg Dokumentów jest zintegrowana z jednym z najpopularniejszych na rynku rozwiązań finansowo-księgowych – z programem Symfonia Finanse i Księgowość. Ta integracja daje możliwość przeniesienia wszystkich ważnych danych z platformy SOD do systemu finansowo-księgowego, które potrzebne są do zaksięgowania kosztów i wygenerowania odpowiednich e-deklaracji, a także sprawozdań finansowych przez firmę. Współpraca platformy z programem bardzo usprawnia realizację zadań, które mają do wykonania działy księgowości oraz są zależne od procesów wewnątrz organizacji.

Ogromną zaletą platformy Symfonia Obieg Dokumentów jest jego szybkie i łatwe wdrożenie. Platforma ma opracowane aż sześć scenariuszy obiegu dokumentów w organizacji, które są konfigurowalne według istniejących procedur i zasad przedsiębiorstwa. Efektem jest skrócenie czasu wdrożenia platformy oraz możliwość modyfikacji, jeżeli w trakcie pracy zmienią się potrzeby, bez ponoszenia wysokich opłat za przeprowadzenie dodatkowych prac programistycznych. W przeciwieństwie do innych rozwiązań wdrożenie platformy nie wymaga od początku pisania rozwiązania dla przyszłego użytkownika. Twórcy platformy bardzo mocno skupili się, aby stała się ona osiągalna dla niższego segmentu przedsiębiorstw, który jeszcze nie tak dawno nie mógł pozwolić sobie na tak bogate funkcjonalnie rozwiązanie.