Globalne spustoszenie spowodowane przez koronawirusa sprawiło, że wiele firm zaczęło myśleć o utrzymaniu ciągłości działania. Co należy zrobić, jeśli personel nie może stawić się w miejscu pracy lub kluczowy członek kadry kierowniczej zachoruje? Jak sobie poradzisz, jeśli istotny klient lub dostawca wstrzyma działalność na najbliższe tygodnie? Posiadanie strategii w obliczu tych wyzwań jest kluczowe.

W czasach niestabilności gospodarczej i politycznej oraz zakłóceń w branży warto mieć w zanadrzu plan ciągłości działania na każdą okoliczność. Chodzi o przypadki takie, jak pożar lub zalanie biura, przerwa w dostawie prądu, problemy logistyczne czy poważna awaria informatyczna.

Często jednak firmy nie przewidują w swojej strategii takiego planu kryzysowego, ponieważ kierownictwo skupia się na bieżących i rzeczywistych problemach.

Zgodnie z wynikami ankiety opublikowanej przez Mercer, globalną firmę konsultingową, ponad połowa przedsiębiorstw (51%) na całym świecie nie ma planów awaryjnych na wypadek globalnej sytuacji kryzysowej.

Dobra wiadomość jest jednak taka, że plan ciągłości działania, znany też jako strategia przetrwania organizacji, nie jest, jak myśli wiele osób, trudny do zaprojektowania i wdrożenia. Regularnie aktualizowana strategia na sytuacje nadzwyczajne może też zwiększyć morale pracowników oraz zaufanie klientów i inwestorów.

Jak stworzyć plan ciągłości działania – zacznij od oceny ryzyka

Dobrze przygotowany plan ciągłości działania zakłada podjęcie odpowiednich wysiłków w każdym dziale Twojej firmy, w tym przez pracowników szeregowych. Personel operacyjny, czyli ten bezpośrednio zaangażowany w działania firmy, często ma najwięcej pomysłów i spostrzeżeń z uwagi na swoje praktyczne doświadczenie.

Dokonaj podziału ról

Będziesz musiał przydzielić zadania potrzebne do zebrania informacji, spisania raportu oraz wdrożenia procedur planu. Wkład całej firmy w podejmowane wysiłki nie tylko zaktualizuje posiadane przez pracowników informacje, ale spowoduje też, że będą oni bardziej zaangażowani.

Rozpoznaj możliwe zagrożenia

Zidentyfikuj konkretne zagrożenia czyhające na Twoją branżę: pożar, zalanie, awaria elektryczna, zamknięcie budynku, niedyspozycja personelu lub problemy informatyczne, w tym cyberataki, to nie wszystko. Kontakt z właściwym organem państwowym lub innymi firmami w tym samym sektorze może okazać się pomocny w identyfikacji możliwych zagrożeń.

Pomyśl też, jak dane zagrożenie może wpłynąć na Twoją firmę, uwzględniając przy tym prawdopodobieństwo jego wystąpienia.

Przykładowo: samolot rozbijający się o Twoje biuro byłby katastrofą, jednak bardzo mało prawdopodobną. Awaria wysłużonej drukarki jest o wiele bardziej prawdopodobna, jednak nie stanowi tragedii.

Skup się na zagrożeniach, których wystąpienie jest bardziej prawdopodobne i które poważnie wpłynęłyby na funkcjonowanie Twojej firmy. Oszacuj koszty wstrzymania pracy każdego działu firmy w skali godzin, dni i tygodni – pomoże Ci to w ustaleniu priorytetów dla procedur ich pokrywania.

Skup się na politykach i zasobach

Twój plan ciągłości działania powinien składać się z dwóch elementów. Pierwszy zakłada ustalenia, środki i polityki, które zostałyby wdrożone w przypadku sytuacji kryzysowej.

Drugi obejmuje zasoby. Wiążą się one z personelem, rozpowszechnianiem wewnętrznych i zewnętrznych komunikatów, obiektami i sprzętem przedsiębiorstwa, wsparciem prawnym i zapewnieniem środków finansowych dla skutecznego ciągłego działania.

Poza określeniem zagrożeń rozważ też, które obszary Twojej działalności są kluczowe i nadaj im priorytety. Określ dopuszczalny okres przestoju. Innymi słowy, ile godzin lub dni Twoja firma poradzi sobie bez wsparcia działu IT lub dostaw z ważnego magazynu, który nagle przestał działać?

Rozdziel swoje usługi

Dobrym rozwiązaniem jest podzielenie swoich usług na trzy kategorie.

Kluczowe lub niezbędne usługi powinny wznowić funkcjonowanie w ciągu 48 godzin od pojawienia się sytuacji kryzysowej. Kategoria druga – usługi ważne – docelowo w ciągu dwóch do pięciu dni.

Tymczasem kategoria trzecia, czyli usługi inne niż istotne mogą pozwolić sobie na przestój do 10 dni.

Przyjrzyj się strukturze organizacyjnej Twojej firmy i określ występujące w niej współzależności – jeśli jeden dział przestanie działać, jak wpłynie to na inne?

Jasno zdefiniuj wszystkie role

Zbierz swój zespół, aby opracować plan, a następnie przejść do jego wdrożenia. Wszyscy są odpowiedzialni za utrzymanie funkcjonowania firmy, będziesz jednak potrzebować konkretnych osób do wykonywania konkretnych zadań.

Ważną kwestią jest też jasne określenie hierarchii służbowej i systemu raportowania. Przykładowo, czy członkowi Twojego zespołu antykryzysowego będzie podlegać szef działu, gdy przejdziecie do wdrażania strategii? Musisz to jasno to określić, zanim przystąpisz do wcielania swojego planu ciągłości działania.

Zazwyczaj któryś z członków kadry kierowniczej wyższego szczebla będzie dowodzić i koordynować projektowanie, przygotowywanie oraz wdrażanie planu. Koordynator programu może zarządzać budżetem i kapitałem ludzkim.

Dobrze jest też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie informacjami o kryzysie oraz osobę nadzorującą działanie wg procedur planu antykryzysowego.

Będą one z pewnością ściśle współpracować z zespołem ds. HR, jeśli chodzi o wewnętrzną komunikację, oraz z Twoją agencją PR lub działem marketingu, które będą w kontakcie z klientami, dostawcami, udziałowcami czy organami administracyjnymi.

W zależności od wielkości Twojej firmy użytecznym krokiem może być też zebranie komitetu przedstawicieli każdego działu.

Określ jasno cele i działania do wykonania

Skończony plan powinien jasno określać ogólne cele dla każdej sytuacji kryzysowej, na przykład: ograniczenie strat finansowych do około 80%, zrealizowanie dwóch trzecich zamówień klientów na czas, przejście pracowników na pracę zdalną czy pełne wznowienie działalności firmy w ciągu dwóch tygodni.

Przyjrzyj się też swoim sprawozdaniom bilansowym, zyskom i stratom oraz innym wskaźnikom finansowym.

Pamiętaj jednak, że gdy nadejdzie awaria systemów informatycznych lub gdy pracownicy otrzymają polecenie szybkiego opuszczenia biura i powrotu do domu z powodu wirusa, ich pierwszym zmartwieniem nie będzie długoterminowa strategia, ale to, co powinni zrobić w ciągu najbliższych godzin. Z tego powodu ważne jest rozróżnienie między ostatecznymi celami i strategią, a działaniami do niezwłocznego podjęcia przez Twój zespół.

Prosta i jasna lista zadań do wykonania dla każdego działu powinna być na samym początku wszystkich instrukcji i oficjalnych komunikatów.

Przetestuj i przeanalizuj swój plan

Gdy plan ciągłości działania zostanie już utworzony, z pewnością pojawi się pokusa włożenia go do odpowiedniego folderu i skreślenia z listy zadań do wykonania. Powinien on jednak zostać przeanalizowany i zaakceptowany przez wszystkie działy w firmie, a następnie być stale aktualizowany.

W miarę jak firma i szersze otoczenie handlowe podlegają zmianom, plan również powinien być do nich dostosowywany. Należy pamiętać, że powinien być regularnie sprawdzany w praktyce. Dobrym pomysłem jest przeprowadzanie symulacji mniej więcej co sześć miesięcy.

To kwestia jedynie kilku godzin, a pozwoli pracownikom zaznajomić się z antykryzysową strategią firmy oraz przedstawić ich opinie i pomysły na jej temat.

Wniosek

Często mawia się, że kryzys i nowe możliwości to dwie strony tego samego medalu. Szybko rosnące zagrożenie, jakie stawia przed wszystkimi przedsiębiorstwami koronawirus, stwarza możliwość zaprojektowania lub zaktualizowania planu ciągłości działania w celu ochrony Twojej firmy i pracowników – na wypadek każdej sytuacji, jaką los Wam przyniesie. A wiele wskazuje na to, że nawet,gdy obecny kryzys minie, jego kolejna fala może pojawić się już pod koniec roku.