Wciąż jeszcze w wielu organizacjach składa się wnioski urlopowe w formie papierowej do swojego kierownika, który następnie przekazuje wniosek do dział kadr. Organizacje, które przeszły przynajmniej częściową transformację cyfrową, wdrożyły obsługę wniosków za pomocą poczty e-mail. Nawet jednak ta druga metoda nie jest w pełni optymalna pod kątem szybkości i odciążenia działu kadr od zbędnych czynności administracyjnych.

Dzisiaj automatyzacja sięga coraz większej liczby czynności związanych z procesami kadrowymi i HR. Pracownicy mogą już sprawdzać swoją historię szkoleń, możliwości kariery, komunikować się z kierownictwem i innymi członkami załogi. Bez wizyty w biurze można zawnioskować o wydanie zaświadczenia lub złożyć wniosek o urlop.

Dzisiaj za pomocą programu kadrowego można w prosty sposób obsłużyć wkładanie wniosków urlopowych. Można go złożyć w systemie, a po sekundzie przełożony dostaje go na swój pulpit. Dosłownie po chwili pracownik otrzymuje informację zwrotną czy na drugi dzień może iść na urlop czy nie.

Jak obsługiwać wnioski urlopowe w programie Symfonia HRcloud?

Obsługa wniosków urlopowych w aplikacji Symfonia HRcloud jest niezwykle prosta, zarówno od strony pracownika, jak i przełożonego oraz działu HR. Pracownik na swoim profilu przechodzi do działu z wnioskami, wybiera nowy wniosek, a następnie wniosek urlopowy. Na kalendarzu wskazuje dni, w których będzie nieobecny i wskazuje osobę zastępującą.

Pracownik ma możliwość umieszczenia informacji o swoim urlopie na profilu publicznym – wówczas informacja będzie dostępna dla innych pracowników. Po zapisaniu wniosku istnieje jeszcze możliwość przejrzenia wniosku (np. czy poprawnie zaznaczono daty). Po sprawdzeniu można wysłać wniosek do przełożonego.

Przełożony ma dostęp do informacji o wniosku, a także do danych osoby, która się o niego ubiega. Kierownik może zaakceptować lub odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia, kierownik może w komentarzu opisać przyczynę takiej decyzji. W przypadku akceptacji wniosku, pracownik błyskawicznie otrzymuje automatyczną informację.

Ile możesz zaoszczędzić korzystając z aplikacji zamiast tradycyjnej formy obsługi wniosków urlopowych? Pokażmy to na przykładzie.

Metoda tradycyjna wygląda następująco:

• Pracownik drukuje wniosek urlopowy,
• przekazuje przełożonemu do akceptacji,
• po uzyskaniu podpisu przekazuje do działu HR,
• dział HR wprowadza wniosek do systemu, a następnie rozlicza urlop.

Obsługa elektroniczna za pomocą programu Symfonia HRcloud wygląda następująco:

• Pracownik składa wniosek online,
• przełożony w trybie online akceptuje wniosek,
• dział HR rozlicza urlop na podstawie wniosku online.

W przypadku, gdy pracownik średnio składa w ciągu roku trzy wnioski urlopowe, a firma zatrudnia 100 osób, korzystanie z obsługi elektronicznej za pomocą Symfonii HRcloud pozwala zaoszczędzić na obsłudze tylko wniosków urlopowych aż 25 godzin pracy w ciągu roku.