Instrukcja dla pracodawcy zatrudniającego do 50 pracowników.

Krok 1. Weryfikacja obowiązku tworzenia PPK

Sprawdzenie wielkości

Zanim przystąpi się do tworzenia pracowniczego planu kapitałowego (PPK) należy upewnić się, czy istnieje obo­wiązek utworzenia PPK oraz kiedy należy to zrobić. Zasadą jest, że o terminie powstania obowiązku podejmo­wania działań w zakresie PPK decyduje liczba osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym (pra­codawcy). Jeśli na dzień 30 czerwca 2019 roku pracodawca zatrudnia co najmniej 50 osób zatrudnionych, to od dnia 1 stycznia 2020 roku znajdują zastosowanie przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniejszą liczbę osób, to two­rzenie PPK czeka go w późniejszym terminie.

Identyfikacja osób zatrudnionych

Osoby zatrudnione w rozumieniu przepisów ustawy o PPK to:

• pracownicy bez względu na rodzaj umowy o pracę, za wyjątkiem pracowników młodocianych,
• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych,
• członkowie rad nadzorczych,
• zleceniobiorcy oraz wykonujący podobne umowy (ale nie wszyscy).

Warunkiem, aby dana umowa stanowiła umowę z osobą zatrudnioną w rozumieniu przepisów ustawy o PPK jest, aby stanowiła ona podstawę do obowiązkowego nalicza­nia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Konsekwencje rozpoczęcia stosowania przepisów 

Rozpoczęcie stosowania przepisów ustawy o PPK oznacza dla pracodawcy:

• możliwość zawierania umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK,
• możliwość rozpoczęcia naliczania wpłat do PPK (po za­warciu umowy o prowadzenie PPK),
• powstanie obowiązków informacyjnych w stosunku do osób zatrudnionych,
• a dla osób zatrudnionych możliwość składania wnio­sków o rezygnację z wpłat do PPK.

Krok 2. Budżet i harmonogram

Obliczenie budżetu

Prowadzenie PPK niewątpliwie wiążę się ze zwiększeniem kosztów pracodawcy. Są to zarówno koszty jednorazowe wdrożenia PPK, jak też długoterminowe koszty związane z prowadzeniem planu. W związku z powyższym, praco­dawca powinien odpowiednio przygotować się i zaplanować budżet nie tylko obejmujący kwoty wpłat do PPK, ale także wydatki związane na przykład z dostoso­waniem systemu kadrowo-płacowego, czy komunikacją w ramach PPK. Należy pamiętać, że inaczej może wyglą­dać struktura kosztów związanych z uruchomieniem PPK, od kosztów związanych z jego późniejszym codziennym funkcjonowaniem.

Ramowy harmonogram wdrożenia PPK 

Przepisy ustawy o PPK określają ramowe terminy działań podejmowanych przez pracodawcę w ramach PPK. Warto jest rozpisać poszczególne działania na osi czasu, przygo­towując szczegółowy harmonogram wdrożenia PPK.

Krok 3. Reprezentacja osób zatrudnionych

Rola reprezentacji osób zatrudnionych 

W przypadku PPK ustawodawca przewidział ograniczoną rolę reprezentacji osób zatrudnionych. W praktyce wyraża się ona przede wszystkim w ciążącym na pracodawcy obowiązku konsultacji z tą reprezentacją zamiaru zawar­cia umowy o zarządzanie PPK z daną instytucją finansową oraz możliwości uregulowania w aktach zakładowego prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania) dodatko­wych wpłat pracodawcy. Natomiast reprezentacja osób zatrudnionych nie posiada żadnej możliwości zablokowa­nia pracodawcy czy to w zakresie terminowego tworzenia PPK, czy to sprzeciwienia się podjętej przez pracodawcę decyzji w zakresie wyboru danej instytucji finansowej. Zawarte w treści art. 7 ust. 3 ustawy o PPK sformułowanie „w porozumieniu” należy czytać jako „w konsultacji”.

Identyfikacja reprezentacji osób zatrudnionych 

Wskazane w treści przepisów ustawy o PPK obowiązki konsultacyjne w stosunku do reprezentacji osób zatrudnio­nych spoczywają na wszystkich pracodawcach, bez względu na to czy działają u nich związki zawodowe, czy takich związków nie ma.

Sposób wyłonienia niezwiązkowej reprezentacji osób zatrudnionych 

Jeśli w danym podmiocie nie działają związki zawodowe, to obowiązkiem spoczywającym na pracodawcy jest do­prowadzenie do wyłonienia takiej reprezentacji „w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym”. W prakty­ce oznacza to, że możliwa jest każda zgodna z prawem forma działania, która doprowadzi do powstania takiej re­prezentacji. Powyższe może na przykład przybrać formę: przeprowadzenia bezpośrednich wyborów, zorganizowa­nia ankiety internetowej, uzyskania zgody pracowników na wyposażenie w uprawnienia reprezentacji pracowników do PPK innego, już istniejącego u pracodawcy gremium, np. rady pracowników, komisji socjalnej czy innego przedstawicielstwa.

Współdziałanie z reprezentacją osób zatrudnionych 

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest współdziałanie z reprezentacją osób zatrudnionych w zakresie wyboru in­stytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK. Najlepszym materialnym dowodem takiego współdziała­nia powinno być pisemne porozumienie w sprawie wyboru określonej instytucji finansowej. Nie jest jednak obowiąz­kowe zawarcie takiego dokumentu.

Pobierz darmową checklistę niezbędnych działań na tym etapie wdrażania PPK:

POBIERZ CHECKLISTĘ