W organizacjach systematycznie będzie wzrastać rola miękkiego HR, ze względu na wiele nowych wyzwań rynkowych. Firmy będą szukać pracowników, których coraz trudniej będzie znaleźć tradycyjnymi sposobami. Coraz trudniej będzie ich utrzymać. Zwinne firmy będą coraz mocniej inwestować w miękki HR, by uwolnić jego potencjał i zoptymalizować funkcjonowanie. Z pomocą przychodzi technologia.

Firmy muszą walczyć o stałe zwiększanie konkurencyjności na rynku. Jednym z najlepszych sposobów jest zwiększanie kompetencji pracowników. A to jest domeną właśnie miękkiego HR, który coraz silniej wspiera organizacje w rozwoju.

Na szczęście działy HR także mogą liczyć na wsparcie. Z pomocą przychodzą nowoczesne technologie IT, przede wszystkim aplikacje i systemy wspierające kluczowe procesy kadrowe i HR w organizacjach. W ostatnich latach dostawcy takich rozwiązań w odpowiedzi na oczekiwania firm oferują narzędzia w znacznym stopniu odciążające działy HR od dużej części powtarzalnych czynności administracyjnych. Narzędzia dają większą autonomię pracownikom, którzy w coraz większym stopniu samodzielnie poruszają się po części obszarów HR, zarezerwowanych dotychczas dla działów kadrowych bądź menedżerów.

Przykładowo, w nowoczesnych rozwiązaniach (takich jak Symfonia HRcloud), pracownik ma możliwość sprawdzenia historii swoich szkoleń, komunikowania się z przełożonymi i innymi pracownikami, załatwiania wielu spraw administracyjnych bez wizyty w dziale HR czy nawet w siedzibie firmy.

Nawet dzisiaj wiele firm zarządza wnioskami urlopowymi w tradycyjny sposób – pracownik składa wydrukowany, podpisany wniosek u swojego przełożonego, który następnie przekazuje go do działu kadr. Ale powszechne stało się już także składanie takich wniosków za pośrednictwem poczty e-mail. Problem w tym, że dla wielu firm komunikacja e-mailowa stała się prawdziwą zmorą – nawet jedną trzecią swojego czasu pracownicy przeznaczają na sprawdzanie, czytanie, odpisywanie i wysyłanie maili. Coraz częściej menedżerowie i pracownicy skarżą się na tzw. spamowanie w ramach organizacji, gdy jedna wiadomość wysyłana jest nawet do kilkunastu adresatów. Otrzymując nawet setki e-maili jednego dnia, przełożony może z łatwością przeoczyć przysłany tą drogą wniosek urlopowy lub odczytać go dopiero po kilku dniach.

Tradycyjna obsługa jednego wniosku urlopowego może trwać od 15 do nawet 30 minut. Jeżeli jeden pracownik składa trzy takie wniosku w ciągu roku, proces ten trwa od 45 do 90 minut rocznie. Im większa organizacja, tym większe straty czasowe oraz finansowe ponosi organizacja z tego powodu – traci zarówno czas pracownika, jego przełożonego jak też czas pracowników działu kadr lub HR.

O wiele wygodniej i prościej jest obsługiwać wnioski urlopowe za pomocą programów kadrowych czy aplikacji takich jak Symfonia HRcloud. Wystarczy, że pracownik złoży wniosek w systemie, a już po sekundzie przełożony dostaje go na swój pulpit. Dosłownie po chwili pracownik otrzymuje informację zwrotną czy następnego dnia może iść na urlop czy nie. Cały proces jest szybki, nie wymaga drukowania ani zbędnego czekania na decyzję.

Dzięki takim rozwiązaniom cały krwioobieg dokumentacji w organizacji jest o wiele sprawniejszy, a komunikacja między poszczególnymi działami lub pracownikami jest szybsza i efektywniejsza.