Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Arkusze kalkulacyjne Cię spowalniają? Oto jak przyspieszyć procesy biznesowe

Łukasz Sylwestrzuk

Łukasz Sylwestrzuk

Inżynier systemów ERP

Długość czytania:

2 grudnia 2020

Jako właściciel małej firmy prawdopodobnie używasz arkuszy kalkulacyjnych do wielu procesów biznesowych. Chociaż mogą to być potężne narzędzia, oprogramowanie w coraz większym stopniu dostarcza rozwiązań, które pomagają wykonywać te zadania wydajniej, bezpieczniej i szybciej.

W przeszłości małe firmy miały tendencję do używania arkuszy kalkulacyjnych jako domyślnego narzędzia i zastępowały je lub dodawały do ​​nich inne oprogramowanie tylko wtedy, gdy działalność firmy stawała się bardziej złożona. Jednak w miarę jak skuteczniejsze oprogramowanie stawało się coraz bardziej dostępne cenowo, używanie arkuszy kalkulacyjnych stało się mniej opłacalne.

Arkusze kalkulacyjne mogą mieć poważne ograniczenia. Na przykład różne badania pokazują, że nawet 88% wszystkich arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy, które mogą powodować poważne problemy. Programy do zarządzania finansami czy sprzedażą zostały natomiast zaprojektowane tak, by zminimalizować ilość błędów i przyspieszyć główne procesy w firmach.

Elektroniczne fakturowanie

Kiedy arkusze kalkulacyjne mogą być przydatne?

W przypadku podstawowych zadań, takich jak wprowadzanie i porządkowanie danych, arkusze kalkulacyjne są nadal jednym z najbardziej dostępnych, łatwych i intuicyjnych narzędzi. Ułatwiają przeglądanie, zarządzanie i analizę dużych ilości danych na ekranie komputera. Ponadto umożliwiają tworzenie wizualnych prezentacji za pomocą wykresów lub tabel w celu łatwego przeglądania i interpretacji. Arkusze kalkulacyjne mogą wyeliminować konieczność wykonywania powtarzalnych obliczeń, ponieważ program robi to za Ciebie. Po wprowadzeniu formuły do komórki suma zostanie zaktualizowana, gdy zmienisz powiązane liczby – oprogramowanie automatycznie wykonuje prawie każdy rodzaj obliczeń. Arkusze mogą być jedną z form przedstawienia wyniku z danych zarejestrowanych w systemie przez księgowych, kadrowych, pracowników magazynu. Arkusze kalkulacyjne mogą być zasilane różnymi źródłami danych. Podsumowując: jeżeli Twoja firma pracuje na jakimś oprogramowaniu, to dane wprowadzone do systemu może wykorzystać jako źródło danych wewnętrznych. Zewnętrznym źródłem może być plik, baza danych, usługa online, zewnętrzna aplikacja. Nie musisz pamiętać, żeby odświeżać dane. Ustawienia arkusz kalkulacyjnego będą to za Ciebie pamiętać.

Kiedy arkusze kalkulacyjne Cię spowalniają

Jedną z głównych trudności związanych z arkuszami kalkulacyjnymi jest to, że musisz wprowadzać działania jako formuły, więc musisz nauczyć się prawidłowego tworzenia formuł dla każdego potrzebnego obliczenia. Szkolenie w tym zakresie wymaga czasu, a niektórzy użytkownicy nadal uważają te czynności za trudne. Jeśli wpiszesz formułę lub komórkę danych niepoprawnie, wszystkie obliczenia związane z tą komórką również będą nieprawidłowe. Duże arkusze kalkulacyjne nieuchronnie zawierają błędy w danych wejściowych lub formułach, których znalezienie może być czasochłonne i prowadzić do poważnych konsekwencji, jeśli nie zostaną poprawione.

Z kolei profesjonalne oprogramowanie księgowe, oprogramowanie do obsługi płac i oprogramowanie do obsługi kadr mają na celu poprawę dokładności i zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie, a wielu użytkowników ocenia je jako jedne z największych korzyści.

Jak wdrożyć system ERP?

Innym problemem związanym z arkuszami kalkulacyjnymi jest to, że wielu użytkowników często musi pracować na jednym dokumencie. Mimo że często pracuje się na arkuszu online, a dostawcy ciężko pracują nad rozwojem tej funkcji, to często nie działa ona tak dobrze, jak odpowiednie oprogramowanie. Bywa często np. tak, że tylko jeden użytkownik w danym momencie może zmieniać dane. Może to spowodować konflikty lub pojawienie się wielu wersji jednego arkusza kalkulacyjnego. Im więcej osób korzysta z danych, tym większy bałagan.

Pracownicy często używają arkuszy kalkulacyjnych tylko na własnym komputerze lub serwerze firmowym. Jeśli robią lokalne kopie, inni użytkownicy nie mogą uzyskać dostępu do zmian. Ponadto dane te mogą zostać utracone na zawsze w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, jak kradzież komputera czy pożar. W przypadku połączenia z zewnętrznym lub wewnętrznym źródłem danych, gdy dane są zapisywane w bazie na serwerze, to ryzyko nie istnieje.

Oprogramowanie księgowe, płacowe i kadrowe eliminuje złożone obliczenia, ręczne zadania i monotonię arkuszy kalkulacyjnych, organizując dane w jednym centralnym systemie. Umożliwia to przyspieszenie procesów i szybkie podejmowanie decyzji. Profesjonalne oprogramowanie jest również dokładnie testowane pod kątem błędów i przeoczeń, aby zminimalizować błędy ludzkie.

W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych oprogramowanie zapewnia również wbudowane narzędzia analityczne, które zapewniają między innymi cenne informacje na temat wyników sprzedaży, trendów zakupowych i danych demograficznych.

Sześć ważnych procesów, w których oprogramowanie wyprzedza arkusze kalkulacyjne

  1. Zarządzanie fakturami

W porównaniu z arkuszem kalkulacyjnym profesjonalne oprogramowanie księgowe pozwala na prostsze i szybsze wprowadzanie i wyszukiwanie danych, oszczędzając czas i wysiłek podczas tworzenia faktur. Minimalizuje ryzyko błędów, pomagając wprowadzać informacje we właściwym formacie we właściwym momencie.

Oprogramowanie księgowe zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do tworzenia i wysyłania faktur, śledzenia płatności, pobierania danych bankowych, automatycznego uzgadniania z bankiem oraz obliczania i składania deklaracji VAT. Może również generować firmowe, profesjonalnie wyglądające faktury, oferty i kosztorysy, aby wysyłać Twoim obecnym i potencjalnym klientom.

  1. Tworzenie raportów

Jeśli przechowujesz wiele arkuszy kalkulacyjnych, znalezienie informacji o wydatkach lub dostawcach może być trudne i wymagać przeszukiwania rachunków, często przechowywanych w kilku miejscach. W oprogramowaniu księgowym możesz łatwo uzyskać te informacje i sporządzić raport.

  1. Zarządzanie budżetami

Chociaż firmy nadal używają arkuszy kalkulacyjnych do planowania, to jednak wymaga to znacznie więcej czasu i pochłania więcej kosztów ogólnych niż oprogramowanie. Takie oprogramowanie umożliwia współpracę nad planem budżetu w jednej, bezpiecznej aplikacji. Eliminuje to nieefektywność i zagrożenia bezpieczeństwa, ponieważ nie musisz już udostępniać wielu wersji poufnych informacji pocztą elektroniczną. Nie musisz aktualizować wielu arkuszy kalkulacyjnych – po prostu raz wprowadzasz zmiany. Oprogramowanie księgowe zostało również zaprojektowane w celu przyspieszenia procesu budżetowania, więc zmiany zajmują sekundy, co daje więcej czasu na skupienie się na biznesie.

Oprogramowanie księgowe zapewnia również podgląd wyników w czasie rzeczywistym, umożliwiając firmom szybkie reagowanie na zmiany rynkowe.

  1. Składanie zwrotów i prowadzenie dokumentacji biznesowej

Inaczej niż arkusze kalkulacyjne, profesjonalne oprogramowanie księgowe może przesyłać deklaracje podatkowe czy pliki JPK. Oprogramowanie księgowe, takie jak Sage Symfonia Finanse i Księgowość, jest zawsze zgodne z przepisami. Automatycznie zachowuje dokumenty, których mogą potrzebować organy podatkowe i wysyła wszystkie informacje we właściwej kolejności, zmniejszając prawdopodobieństwo, że Twoja firma będzie poniesie dotkliwe sankcje karno-skarbowe.

Oprogramowanie księgowe zostało również zaprojektowane w celu zapobiegania błędom i pomyłkom, dzięki czemu prowadzenie dokumentacji nie spędza snu z powiek.

  1. Planowanie czasu pracy

Śledzenie i zarządzanie czasem pracy personelu w różnych lokalizacjach może być uciążliwe, gdy obejmuje niekończące się e-maile z załączonymi arkuszami kalkulacyjnymi. Staje się to jeszcze trudniejsze, gdy coraz więcej osób pracuje w domu, zwłaszcza że wiele arkuszy kalkulacyjnych nie działa w chmurze i nie jest przyjaznych dla urządzeń mobilnych.

Profesjonalne oprogramowanie HR działające w chmurze rozwiązuje te problemy, ponieważ jest łatwe w użyciu na dowolnym urządzeniu. Dzięki niemu możesz tworzyć i edytować zmiany pracownicze; śledzić harmonogramy, święta i zwolnienia lekarskie;  szybko i łatwo zatwierdzać wnioski o urlopy z dowolnego miejsca.

W międzyczasie pracownicy mają dostęp do wszystkiego, czego potrzebują – w tym do harmonogramów, odcinków wypłat, rejestru czasu pracy, wniosków o urlop i informacji o należnych dniach wolnych. Oprogramowanie HR zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do zdalnej organizacji pracowników, takie jak komunikacja, raportowanie, zarządzanie zasobami i wykresy.

  1. Obsługa listy płac

Używanie arkuszy kalkulacyjnych do obsługi procesów płacowych może być czasochłonne i podatne na błędy, co może wpłynąć na relacje z pracownikami i organami administracyjnymi. Natomiast profesjonalne oprogramowanie do obsługi płac usprawnia i automatyzuje procesy płacowe oraz jest zaprojektowane tak, aby unikać błędów.

Podsumowanie

Chociaż arkusze kalkulacyjne nadal mają swoje zastosowanie, jeśli chodzi o skrócenie czasu spędzanego na wprowadzaniu danych, prowadzenie dokładnych dokumentów i pracę w dowolnym miejscu i czasie, korzystanie z oprogramowania może naprawdę przyspieszyć procesy biznesowe. Dzięki temu będziesz mieć więcej czasu na pracę nad rzeczami, które lubisz – i zwiększysz wartość firmy.

Narzędzia informatyczne potrzebne do uruchomienia sprzedaży internetowej

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Powiązane kategorie

Planowanie
długoterminowe

Planowanie
globalne

Procesy
biznesowe

Zgodność
z prawem

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik