Bilans Księgowy: Krajowy System e-Faktur i faktura ustrukturyzowana [Podcast]

Bilans Księgowy to cykliczny, comiesięczny webinar, podczas którego eksperci Bogdan Zatorski, ekspert ds. konsultingu biznesowego w Symfonii i Wojciech Zajączkowski, specjalista ds. VAT, omawiają najbardziej aktualne zmiany prawne – ważne z punktu widzenia księgowości.

Podczas tego spotkania usłyszysz o:

• Zbliżających się e-fakturach (fakturach ustrukturyzowanych)
• Terminalach płatniczych w kasach rejestrujących
• Opodatkowaniu PCC w kontekście zwolnienia nieruchomości z VAT i wyboru opodatkowania w ustawie Slim VAT2

Krajowy System e-Faktur: Obowiązkowy czy dobrowolny?

Bogdan Zatorski, espert ds. konsultingu biznesowego Symfonii: Krajowy System e-Faktur będzie stosowany na zasadzie wyboru wystawcy faktury: nie będzie w myśl przyjętej ustawy obowiązku stosowania tych rozwiązań, w tekście ustawy nie pada też oficjalna data, w której obowiązek ten zostałby ostatecznie narzucony przedsiębiorcy. Wyraźnie jednak w komentarzach zapowiada to Ministerstwo Finansów, które wspomina o 2023 roku. To na bazie tych zapowiedzi, ta data jest uznawana za oficjalny termin wejścia ustawy w życie.

Nawet jeżeli te przepisy rzeczy zostaną wprowadzone o charakterze obowiązującym od 2023 roku, to już teraz jest to dobry czas, by przygotować się na pełnoprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zakłada wprowadzenie w charakterze powszechnie obowiązującym elektroniczny obrót dokumentami, jak i elektroniczną wymianę faktur.

Krajowy System e-Faktur wprowadza tzw. fakturę ustrukturyzowaną. Będzie to forma faktury elektronicznej. Będzie to nic innego jak dokument  wystawiony w określonej formie i zapisany w odpowiednim formacie np. xml, który umożliwi fiskusowi jego odczytanie i przetworzenie. Tak zapisana faktura będzie mogła być bez problemu odczytana przez systemy księgowe odbiorców. Z informacji jakie podało Ministerstwo Finansów, wynika, że faktury ustrukturyzowane będą mogły mieć również format PDF, ale tylko pod warunkiem, że będą zawierały ustrukturyzowane dane rozpoznawane przez systemy księgowe. Oczywiście do tego portalu może mieć dostęp podmiot trzeci, a więc np. biuro rachunkowe, które w imieniu czy jednego czy drugiego podmiotu będzie przetwarzać te faktury.

Wojciech Zajączkowski, specjalista ds. VAT: Dodałbym tylko, że zakres dostępu do tego programu dla różnych podmiotów wskazywanych przez podatnika może być odmienny: np. możemy wybrać pracowników, którzy będą przesyłali faktury bez możliwości ściągnięcia faktur zakupowych. I odwrotnie –  wskazać pracownikom, że jeśli się zajmują tylko księgowaniem faktur zakupowych to oni tylko będą mieli upoważnienie do pobrania tych faktur bez możliwości wystawienia faktury, a więc przesłania ich za pomocą kas. Jest też trzecia możliwość, w której to oba podmioty, zarówno biura księgowe, jak i upoważnione podmioty trzecie, będą miały możliwość skorzystania z jednej i drugiej funkcjonalności (upoważnić biuro rachunkowe do wystawienia faktury i przesłania im za pomocą sms oraz do ściągnięcia faktur zakupowych bezpośrednio z systemu).

Od podatnika będzie zależało, jakie czynności wykona i kogo upoważni do współpracy. Portal będzie „elektronicznym listonoszem”, który ma za zadanie przekazywać faktury od wystawcy do odbiorcy. Jednocześnie będziemy go musieli wkomponować w określony sposób w procedury przetwarzania danych, których używamy w biurze rachunkowym, po stronie sprzedawcy czy po stronie odbiorcy.

Faktury będą musiały być akceptowane. Ekspeci: „to grozi bałaganem”

Wojciech Zajączkowski: Należy zwrócić uwagę na to, że aby podatnicy mogli skorzystać z powyższego rozwiązania, będą musieli otrzymać akceptację od kontrahenta, co zdecydowanie komplikuje cały system. Problem dotyczy sytuacji, w której dla przykładu otrzymali Państwo zgodę do przesyłania faktur elektronicznych, ale nieustrukturyzowanych. Po zmianie przepisów i wprowadzeniu CCP, systemu faktur elektronicznych, będziemy musieli niestety mieć nowe upoważnienia i akceptacji osób od kupujących na przesyłanie tych faktur. To oczywiście spowoduje – delikatnie mówiąc – bałagan.

Bogdan Zatorski: W słowniku do ustawy o VAT został dodany zapis, który precyzuje, czym jest faktura od usług. Jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z wydzielonym numerem identyfikującym ją w systemie. To jest bardzo ważne stwierdzenie. Nie chodzi bowiem tylko o format faktury, który przygotujemy jako informatycy.

Plik xml, który zostanie wysłany z oprogramowania finansowo-księgowego firmy do KSeF, nie będzie jeszcze fakturą. Stanie się nią dopiero w momencie nadania unikalnego numeru KSeF. Jeśli podatnik wyśle dokument w formacie niezgodnym ze schemą xml lub nie będzie miał uprawnień do wystawiania faktur, to plik zostanie odrzucony przez KSeF.

Unikalny numer faktury ustrukturyzowanej

Bogdan Zatorski: Numeru identyfikacyjnego nie należy mylić z numerem własnym faktury. Ten numer identyfikacyjny w systemie nadanym fakturze dopiero przesądza o tym, że mamy do czynienia z fakturą ustrukturyzowaną.

Będzie jeszcze taki moment, w którym nie wystarczy samo wysłanie faktury. Ministerstwo Finansów będzie sprawdzać, czy faktura, którą wysłaliśmy jest zgodną ze schematem jakiego Ministerstwu Finansów się spodziewa.

 Wojciech Zajączkowski: Dopiero wówczas będzie uznawana taka faktura za fakturę wystawioną.

Tu się pojawiają kolejne zupełnie obszary kłopotów, które dostrzegam a być może część osób chce je zminimalizować albo zapomnieć o nim. Proszę zwrócić uwagę, że mamy określone terminy wystawienia faktur. Po zmianie przepisów będzie trzeba bardzo mocno pilnować momentu przesłania tych faktur do Ministerstwa Finansów, dlatego że wystawienie faktur musi być zgodne z przepisami, a więc w określonym terminie, a każda nieprawidłowość jest oczywiście wykroczeniem skarbowym, w wyniku którego możemy się narazić na sankcje w postaci co najmniej mandatu skarbowego.

Oczywiście Ministerstwo Finansów zapewne udostępni swoją aplikację. Proszę się nie obawiać, bo my jako producenci oprogramowania oczywiście będziemy prowadzić integrację z KSeF, traktując je właśnie jako oprogramowanie, z którym połączymy nasz system finansowo-księgowy.

Posłuchaj dalszej części podcastu i dowiedz się o:

• Terminalach płatniczych w kasach rejestrujących
• Polskim Ładzie CIT, uatrakcyjnieniu estońskiego CIT
• Opodatkowaniu PCC w kontekście zwolnienia nieruchomości z VAT i wyboru opodatkowania w ustawie Slim VAT2.