Cyfryzacja podatków w Polsce zatacza coraz szersze kręgi. Zaczyna obejmować coraz więcej obszarów, nie tylko związanych bezpośrednio z podatkami, ale także coraz mocniej dotyka kwestii raportowania danych finansowych. Po nowelizacji Ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej od 1 października wiele firm jest objętych obowiązkiem raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Badania pokazują, że większość firm spodziewa się, że cyfryzacja usprawni procesowanie raportowania. Czy na pewno?

Nowe e-sprawozdania finansowe przesyłane do KAS bądź KRS w formacie xml muszą być dodatkowo opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisane profilem zaufanym ePUAP. Wielu ekspertów zwraca uwagę, że sam proces przygotowania e-sprawozdania będzie bardziej czasochłonny i będzie wymagał zaangażowania większej liczby specjalistów – zarówno z obszarów podatkowych, jak i informatycznych.

Jak wynika z badania KPMG „Gotowi na zmiany. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce”, [tweet]aż 91% ankietowanych przedsiębiorców spodziewa się, ze technologia pozytywnie wpłynie na procesy raportowania danych podatkowych, a 87% jest zdania, że automatyzacja przyczyni się do wyeliminowania błędów ludzkich.[/tweet] Jednak jedynie nieco ponad połowa badanych (51%) twierdzi, że stopień automatyzacji procesów podatkowych w ich firmie jest wysoki lub bardzo wysoki. Autorzy raportu KPMB stwierdzają, że brak wystarczającej wiedzy z zakresu podatków, oraz planowanych i wdrażanych rozwiązań przyspieszających cyfryzację stanowi jedną z najpoważniejszych przeszkód w implementacji nowych narzędzi informatycznych wspomagających prace działów podatkowych.

Tymczasem to właśnie dostęp do nowych technologii jest kluczem do sprostania wyzwaniom cyfryzacyjnym. Ma to szczególne znaczenie w przypadku generowania i wysyłania elektronicznych sprawozdań finansowych.

Warto przypomnieć, że e-sprawozdanie na mocy znowelizowanych przepisów musi mieć postać pliku xml. Jest to format, który łatwo przenosi dane między programami, ale jest trudny do odczytania przez człowieka bez pomocy specjalnego oprogramowania. Narzędzia informatyczne są niezbędne, aby takie sprawozdanie wygenerować, utworzyć w formacie xml, następnie powinno także umożliwić złożenie podpisu elektronicznego i wysłanie do KAS bądź KRS. Najkorzystniejsza jest sytuacja, w której program sam jest w stanie zaciągnąć odpowiednie dane z systemu finansowo-księgowego. Zatem wszelkiego rodzaju aplikacje zewnętrzne instalowane jako dodatki mogą okazać się bardziej zawodne w stosunku do całościowych systemów finansowo-księgowych zawierających funkcjonalność obsługi e-sprawozdań (do takich kompleksowych rozwiązań należy np. Symfonia ERP).

Jak optymalnie przygotować się do procesu implementacji e-sprawozdań finansowych w Twojej firmie? Zrób to w czterech krokach:

• Zdefiniuj rodzaj dokumentu, który jesteś zobowiązany do przesyłania w formie elektronicznej.
• Zdefiniuj organ, do którego składasz e-sprawozdanie.
• Dokonaj audytu swojego oprogramowania finansowo-księgowego: czy Twój dostawca oprogramowania zapewnia funkcjonalność obsługi e-sprawozdań w standardzie, czy jako opcję dodatkowo płatną? Jaki zakres funkcjonalny obejmuje obsługa e-sprawozdań w Twoim oprogramowaniu (generowanie, tworzenie, zapisywanie, archiwizowanie, wysyłanie, sprawdzanie poprawności danych)?
• Zapytaj swojego dostawcę lub opiekuna handlowego o termin aktualizacji oprogramowania lub skontaktuj się z producentem oprogramowania kompleksowo obsługującego e-sprawozdania finansowe.