Jak wykryć pomyłkę w przelewie dokonanym metodą podzielonej płatności? Jednym z zagadnień, które spędza sen z powiek podatnikom, jest pytanie, co zrobić w przypadku zapłacenia pomyłkowej kwoty w przelewie split payment. O pomyłki tutaj bardzo łatwo, ponieważ każdy przelew podzielonej płatności realizowany jest indywidualnie, zatem każdorazowo osoba zlecająca przelew musi ręcznie wpisać odpowiednie kwoty brutto oraz kwoty VAT. Co zrobić zatem w przypadku wpłaty błędnej kwoty VAT?

Co zrobić, gdy kontrahent dokona przelewu z błędnymi kwotami (VAT lub brutto)? I najważniejsze pytanie – [tweet]jak w gąszczu faktur, przelewów wychodzących i przychodzących odnaleźć ten, w którym faktycznie ktoś popełnił błąd?[/tweet]

Split payment trudny bez oprogramowania

Obsługując metodę podzielonej płatności samodzielnie, bez wspomagania się narzędziami informatycznymi, wydaje się to niemal niemożliwe. Ale nawet program, którego zwykle używamy do obsługi procesów finansowo-księgowych w firmie, na niewiele się zda, jeżeli ma tylko funkcjonalności wspomagające zlecanie przelewów split payment.

Dostawcy oprogramowania w ramach aktualizacji swoich produktów standardowo muszą zaoferować klientom pełną obsługę metody podzielonej płatności. Co z tego jednak, jeżeli to człowiek będzie tym najsłabszym ogniwem, elementem systemu, który zawiedzie, wpisując np. błędną kwotę VAT?

Pamiętajmy bowiem: najczęściej program, nawet pobierając dane do przelewu z systemu finansowo-księgowego, umożliwia jego dalszą, ręczna edycję. Ponadto, w jaki sposób takie oprogramowanie jest w stanie wyłapać błąd w przelewie, który dotarł na nasz rachunek? Jak poradzić sobie ze split payment?

Wybierając rozwiązanie obsługujące split payment, zwróćmy uwagę nie tylko na aspekt automatyzacji wykonywanych przelewów, czyli dostarczenie możliwości automatycznego przenoszenia danych z faktury do formatki przelewu. To oczywiście standardowe rozwiązanie, bez którego obsługa podzielonej płatności byłaby niezwykle uciążliwa i czasochłonna. Warto jednak od dostawców oprogramowania oczekiwać więcej i szukać funkcjonalności, które nie tylko ustandaryzują naszą pracę, ale uczynią ją bezpieczniejszą (w kontekście galopujących zmian w prawie podatkowym) oraz bardziej komfortową.

Kwoty z przelewów split payment muszą zgadzać się z fakturą

Takim rozwiązaniem jest opcja generowania zbiorczego raportu porównującego dane z przelewów split payment (zarówno wychodzących, jak i przychodzących) z danymi zawartymi w programie finansowo-księgowym. Działanie tego mechanizmu jest bardzo proste – po wczytaniu danych z wyciągu bankowego do systemu finansowo-księgowego program porównuje te informacje, dzięki czemu w prosty sposób sprawdzimy, czy nasze przelewy split payment zawierają prawidłowe kwoty. Mało tego – sprawdzimy w ten sposób także, czy nasi kontrahenci nie popełnili błędów w swoich przelewach dla nas. Innowacyjność takiego rozwiązania polega więc na tym, że sprawdza ono ewentualne błędy nie tylko nasze, ale także naszych partnerów handlowych. Co niezwykle istotne, raport można w prosty sposób wyeksportować do wygodnego formatu tabeli programu Excel, którą następnie można edytować, wyciągać fragmenty czy przygotować zestawienia dla partnerów lub urzędu skarbowego. Obecnie rozwiązanie to zostało zaimplementowane do programów finansowo-księgowych Symfonia ERP.