Wystawienie faktury elektronicznej wymaga zgody kontrahenta na otrzymywanie ich w takiej formie. Zgoda może być domniemana, np. po wystawieniu i przesłaniu faktury wystawca otrzymał zapłatę ze wskazaniem numeru faktury, co można uznać za zgodę na elektroniczną formę otrzymania faktury. Faktury elektroniczne należy co do zasady korygować lub wystawiać do nich duplikaty w takiej samej formie, czyli również elektronicznie. E-faktury przechowuje się zazwyczaj w takim formacie, w jakim zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Jak przejść na e-fakturowanie?

Można jednak zmieniać formę przechowywania z elektronicznej na papierową poprzez wydrukowanie lub odwrotnie z papierowej na elektroniczną metodą skanowania, jeżeli tylko wymóg autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności zostanie zachowany. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, czyli do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.W przypadku otrzymywania faktur elektronicznych od dostawców również możliwa jest ich prawidłowa archiwizacja.

Należy przy tym jednak zadbać o właściwą organizację archiwum oraz udostępnienie wygodnego interfejsu do przeglądania według różnych kryteriów (kontrahenta, daty wystawienia, rodzaju itp.). Podatnik wystawiający faktury elektroniczne musi umożliwić organom podatkowym oraz kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp do faktur.

Oznacza to, że w trakcie kontroli powinien dysponować środkami technicznymi pozwalającymi na odczyt i pobranie dowolnej faktury oraz weryfikację integralności treści i autentyczności jej pochodzenia. W przypadku faktur papierowych bodaj największą bolączką księgowych jest przepisywanie danych z dokumentów do systemów informatycznych. Jest to praca niby prosta, ale jakże uciążliwa, czasochłonna i jednocześnie obarczona ryzykiem błędów,których konsekwencje mogą być dotkliwe, bo przecież odnoszą się bezpośrednio do finansów i rozliczeń podatkowych.

E-faktury eliminują ręczną pracę

E-faktury dają szansę na wyeliminowanie operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych i zastąpienie ich automatycznym przetwarzaniem. Aby tak się stało, system finansowo-księgowy musi umieć odczytać elektroniczną fakturę, czyli bezbłędnie zaimportować zawarte w niej dane niezbędne do tego, by ją właściwie zaksięgować i rozliczyć. Zwykły plik PDF, który obecnie jest najpowszechniejszym formatem e-faktury, nie spełnia takich kryteriów.

Systemy księgowe nie widzą w nim danych, a sam plik wciąż pozostaje tylko obrazem do wyświetlenia na ekranie lub wydrukowania. Dla księgowego uciążliwość związana z przepisaniem danych w żaden sposób nie zostaje więc zlikwidowana. Dlatego właśnie wprowadzono standardy e-faktur, które polegają na zapisywaniu danych księgowych w ustrukturalizowanych plikach elektronicznych, tak by systemy mogły automatycznie pobrać z e-faktur dane i automatycznie je zaksięgować. Pierwszy w Polsce standard pozytywnie zweryfikowany przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (w odniesieniu do Dyrektywy Parlamentu UE w sprawie elektronicznego fakturowania w administracji publicznej) został opracowany przez Symfonię już w 2014 r., co pozwoliło zastosować go w oprogramowaniu. Standard polega na dodaniu do pliku PDF tzw. metadanych, czyli wszystkich danych księgowych, takich jak nazwa kontrahentów, data sprzedaży, przedmiot sprzedaży, wartości netto, brutto, VAT itd. Użytkownik komputera nie widzi różnicy między tak wzbogaconym plikiem PDF a zwykłym PDF. E-faktura w tym standardzie jest oczywiście generowana przy użyciu oprogramowania (np. sprzedażowego).

Specjaliści księgowi zwracają również uwagę na łatwy dostęp do dokumentów, które muszą być podzielone okresami sprawozdawczymi. Istotne z ich punktu widzenia jest to, czy e-faktury spełniają wszystkie kryteria faktury VAT. Najistotniejszą kwestią pozostaje jednak odczyt i interpretacja danych z obrazu PDF jako dodatkowa czynność obsługi faktury, co wydłuża czas i powoduje błędy. To dlatego nie można traktować na takiej samej zasadzie faktury elektronicznej w formie PDF i e-faktury.