Już od 1 września 2019 r. zaczną obowiązywać nowe, bardzo ważne dla przedsiębiorców zasady weryfikacji kontrahentów przy dokonywaniu transakcji. Znowelizowana ustawa o VAT (z 12 kwietnia 2019 r.) wprowadzi ujednolicony rejestr firm, tzw. białą listę podatników VAT, obejmujący m.in. nowość, czyli wykaz rachunków rozliczeniowych przedsiębiorców. Ustawa wprowadza jednocześnie obowiązek dokonywania zapłaty wyłącznie na rachunki figurujące w tym rejestrze – pod groźbą sankcji w zakresie VAT i dodatkowym obciążeniem podatkiem dochodowym (PIT/CIT).

Rząd toczy batalię o uszczelnienie luki w podatku VAT, która, choć od kilku lat stopniowo się zmniejsza, obecnie według resortu finansów wynosi 12,5% kwoty podatku, jaka teoretycznie powinna wpływać do budżetu, co jest równoważne uszczupleniu dochodów skarbu państwa o 25 mld złotych. Plany rządu przewidują dalsze uszczelnienia, które w 2020 r. mają przynieść blisko 8 mld zł dodatkowego dochodu z VAT. Jednym z narzędzi wdrażanych w tym właśnie celu jest wprowadzenie zintegrowanego rejestru danych przedsiębiorców, tzw. białej listy podatników VAT. Wykaz ten ma być administrowany przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i udostępniany w Biuletynie Informacji Ministerstwa Finansów, a także w serwisie CEIDG.

Dlaczego rząd wprowadza białą listę podatników VAT?

Nowy, zintegrowany wykaz ma wprowadzić wysoką transparentność dokonywanych transakcji B2B i dać fiskusowi jeszcze więcej możliwości kontroli przepływów finansowych w obrocie gospodarczym, co w efekcie ma redukować skalę wyłudzeń podatkowych. W praktyce fiskus wdraża zasadę, według której przedsiębiorca będzie miał obowiązek dokonania zapłaty wyłącznie na rachunki kontrahentów wykazane w rejestrze, czyli znane administracji skarbowej. Jeśli przelew trafi na inne konto, płatność taka spowoduje sankcje w zakresie zarówno VAT, jak i podatku dochodowego. Innymi słowy: jeśli przedsiębiorca dokona przelewu na rachunek, który w dniu zlecenia przelewu nie figuruje na białej liście podatników VAT, wydatku takiego nie będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych (w CIT lub PIT) ani nie odliczy VAT. Uwaga: przepis ten odnosi się do transakcji powyżej 15 tysięcy złotych.

Co z tego wynika? Nowelizacja ustawy w istotny sposób zmienia zasady dochowania należytej staranności w zakresie obsługi transakcji między przedsiębiorstwami. Od września br. firmy dokonując płatności powyżej 15 tys. zł będą musiały każdorazowo weryfikować kontrahentów – już nie tylko pod kątem statusu podatnika VAT, ale również sprawdzać, czy rachunek rozliczeniowy, na jaki dostawca oczekuje zapłaty, znajduje się w rejestrze. Co warto podkreślić, przepisy de facto przenoszą obowiązek weryfikacji i należytej staranności na dokonującego płatności. Dodajmy do tego wprowadzenie przez tę samą nowelizację ustawy odpowiedzialności solidarnej za niedopełnienie przez kontrahenta jego obowiązków podatkowych (w przypadku działalności gospodarczej nabywca odpowiada solidarnie całym swym majątkiem, w przypadku spółek majątkiem spółki), a zrozumiemy, dlaczego proces weryfikacji i należytej staranności stanie się tak ważny.

Podajmy przykład: nabywca w dobrej wierze kupuje towar lub usługę i otrzymuje fakturę, na której wskazany jest rachunek bankowy do przelewu. Na tej podstawie dokonuje płatności. Okazuje się jednak, że rachunek ten nie figuruje w białej księdze VAT. Konsekwencją jest niemożność uznania kosztu podatkowego w rozliczeniu podatku dochodowego (dokładniej – kwoty, która przekracza limit 15 tys. zł), a także brak możliwości obniżenia VAT należnego z tytułu tego wydatku. Dodatkowo nabywca odpowiada solidarnie razem ze sprzedającym, w przypadku gdy ten nie wywiąże się ze swoich obowiązków podatkowych, czyli nie rozpozna podatku należnego od tej transakcji.

Bezpieczeństwo i szybkość operacji przede wszystkim

Wprowadzenie powyższych zmian prawnych spowoduje zwiększenie liczby obowiązków w zakresie dochowania należytej staranności przy finansowej obsłudze transakcji. Zaletą rozwiązania z perspektywy podatnika jest uruchomienie spójnego rejestru podatników w zintegrowanej, cyfrowej formie. Będą w nim wykazani nie tylko czynni podatnicy VAT, ale też podatnicy przywróceni, wykreśleni z rejestru, zwolnieni z podatku, jak również ci, którzy nie uzyskali zgody na wpis do rejestru. Będzie też dostępna historia podatników sięgająca 5 lat. Zintegrowanie informacji w ramach jednego rejestru oznacza, że systemy finansowo-księgowe lub wspomagające je aplikacje będą mogły w sposób automatyczny weryfikować zgodność danych zawartych na fakturach zakupowych z danymi zawartymi w białej liście podatników VAT. Nie zmienia to faktu, że do września zarówno dostawcy rozwiązań IT, jak i sami podatnicy powinni rozpocząć aktualizację oprogramowania. Rozpocząć, bowiem do końca sierpnia Szef KAS ma przewidziany w ustawie czas, aby rejestr udostępnić. Nieprzyjemne konsekwencje braku weryfikacji rachunku bankowego mogą być stosowane po 1 stycznia 2020 roku, te trzy miesiące są bardzo potrzebne na wprowadzenie zmian w procesach wewnętrznych i w oprogramowaniu, które powinno te procesy wspierać od strony technicznej.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe jest połączenie dwóch aspektów: z jednej strony skuteczności automatycznej weryfikacji kontrahenta (dla bezpieczeństwa finansowego obsługiwanej transakcji) z zachowaniem wiarygodnej dokumentacji potwierdzającej dochowanie należytej staranności w tym zakresie, a z drugiej strony wygoda przeprowadzanych weryfikacji. Należy bowiem pamiętać, że sprawdzanie danych musi się odbywać w przypadku wszystkich zakupów powyżej 15 tys. złotych. Dla wielu firm oznacza to wielokrotne powtarzanie tej samej czynności, ważne więc, by był to proces możliwie zautomatyzowany i łatwy dla użytkowników systemów.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Obok numerów rachunków rozliczeniowych wśród udostępnionych w rejestrze danych znajdą się numery identyfikacyjne przedsiębiorców (NIP, REGON, KRS, PESEL), adresy, nazwy podatników, a także dane osób reprezentujących podmiot.

W przypadku dokonania płatności na rachunek niewskazany w rejestrze nabywca będzie miał 3 dni na przesłanie do naczelnika urzędu skarbowego (uwaga, właściwego dla sprzedawcy!) zawiadomienia o popełnionym błędzie. W ten sposób będzie miał możliwość uniknięcia sankcji w podatku VAT i w podatku PIT lub CIT. Sankcji w VAT nabywca będzie mógł uniknąć również wtedy, gdy dokona zapłaty w modelu podzielonej płatności (split payment), tzn. kwota VAT trafi na specjalny rachunek sprzedawcy służący do rozliczeń VAT. W ten sposób rząd zapewne chce upowszechnić praktykę split payment w obrocie gospodarczym.

Choć nowelizacja ustawy wchodzi w życie od 1 września br., a opisane powyżej sankcje będą miały zastosowanie dopiero od 1 stycznia 2020 r. to już dziś warto zastanowić się co należy zmienić w procesach wewnętrznych, aby uniknąć pomyłek w zlecaniu przelewów bankowych.