Automatyzacja procesów kadrowych i usprawnienie zarządzania w grupie spółek CLAR SYSTEM

Wdrożenie Symfonia ERP wraz z personalizacją funkcjonalności znacznie usprawniło obsługę procesów kadrowych dla ponad  10 000 pracowników okresowych, zapewniło także analitykę na wysokim poziomie, wspierając zarządzanie całą Grupą Clar System.

Grupa kapitałowa Clar System, w skład której wchodzi 7 spółek, zajmuje się usługami porządkowymi w obiektach różnego typu: od obiektów przemysłowych, urzędów aż po szpitale i placówki służby zdrowia. Świadczy również usługi utrzymania technicznego budynków, ochrony i leasingu pracowniczego.

Dynamiczny wzrost przychodów Grupy, ilości kontrahentów i zatrudnienia, spowodował potrzebę wprowadzenia kompleksowego systemu  informatycznego,  usprawniającego  i  automatyzującego podstawowe procesy w firmie. Wybrano Symfonia ERP z uwagi na funkcjonalności i potencjał dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Wdrożenie powierzono Złotemu Partnerowi Symfonia – firmie Positiv s.c., z którą Grupa współpracuje do dziś. Do systemu dopisano blisko 160 dedykowanych rozwiązań indywidualnych usprawniających i przyspieszających pracę.

„W 2006 roku skala działania firmy była tak duża, że potrzebowaliśmy rozwiązania usprawniającego procesy kadrowo-płacowe, które pozwoliłoby nam skupić się na podstawowym biznesie – usługach porządkowych. Zależało nam też na rzetelnej informacji na temat wszystkich kosztów, także kosztów usług obcych.” – mówi Szymon Maciejewski, dyrektor finansowy, członek zarządu Grupy Clar System.

„Wdrożenie Symfonia ERP umożliwiło nam uzyskiwanie lepszych informacji zarządczych na wielu płaszczyznach, a w efekcie na szybsze podejmowanie decyzji biznesowych.”

Grupa Clar System powstała w 1999 r. i od tego czasu rozwija się bardzo intensywnie. Należy do ścisłego gro-na liderów w tym segmencie rynku. Działa na terenie całej Polski, ze względu na swoją lokalizację szczególnie w rejonie Wielkopolski. Obsługuje ponad 600 klientów i 2500 obiektów, w szczytowych okresach roku zatrudnienie przekraczało poziom 10 000 pracowników. W ostatnich latach Grupa notuje wzrosty obrotów na poziomie 20-30% rocznie (w 2017 r. obrót przekroczył 230 mln zł). W bliskich planach inwestycyjnych jest stworzenie  Środkowoeuropejskiej  grupy  zajmującej się techniczną obsługą budynków.

Firma Positiv odpowiada w Grupie za bezbłędne działanie całego systemu Symfonia ERP wraz z bazą SQL oraz za magazyn danych. Zapewnia także aktualizację programów, konfigurację oraz integrację wszystkich systemów, również tych zewnętrznych. Obecnie Symfonia ERP działa na stu kilkudziesięciu stanowiskach pracy, w tym same Kadry i Płace One Payroll pracują na 116 stanowiskach. Duża część współpracy Grupy Clar System z firmą Positiv związana jest z dostosowaniem systemu do specyfiki klienta.

Kluczowe rozwiązania zostały napisane od razu przy wdrożeniu, jak np. automatyczne rozliczenie wyciągów bankowych, przelewy dla komorników, rozliczenia funduszu dla osób niepełnosprawnych. Kolejne były wprowadzane w miarę pojawiających się potrzeb. Opracowano m.in. nakładkę na system umożliwiającą dodawanie i pobieranie danych z oddzielnych systemów prowadzonych dla wszystkich spółek Grupy, bez potrzeby osobnego logowania do każdego programu.

Działa również tzw. kompensarka rozrachunków, rejestry zakupu według numerów ewidencji, a w finansach – nota odsetkowa. System przeszedł również dużą aktualizację w 2012 roku (wprowadzenie 23% stawki VAT). Stworzono tak-że kilka platform Webowych, które współpracują z systemem i służą m.in. do zarządzania wszystkimi bazami oraz synchronizacji kontrahentów. Wraz  z  rozwojem  firmy,  w  spółkach  Grupy cały  czas  przybywa  potrzeb  dotyczących funkcjonalności,  zwiększa  się  ilość  stanowisk pracy,  zmieniają  przepisy.  Na  bieżąco  system jest więc aktualizowany i adaptowany do nowych warunków i potrzeb.

„Bardzo doceniamy zaangażowanie i dostępność firmy Positiv. Dzięki tej współpracy – trwającej już ponad 10 lat – mamy poczucie, że każdy problem informatyczny jest do rozwiązania. Jesteśmy obsługiwani bardzo sprawnie i szybko. Mamy również poczucie, że w optymalnych kosztach.” – dodaje Szymon Maciejewski z Grupy Clar System.

Duża część współpracy Grupy Clar System z firmą Positiv związana jest z dostosowaniem systemu do specyfiki klienta. Kluczowe rozwiązania zostały napisane od razu przy wdrożeniu, jak np. automatyczne rozliczenie wyciągów bankowych, przelewy dla komorników, rozliczenia funduszu dla osób niepełnosprawnych. Kolejne były wprowadzane w miarę pojawiających się potrzeb.

Opracowano m.in. nakładkę na system umożliwiającą dodawanie i pobieranie danych z oddzielnych systemów prowadzonych dla wszystkich spółek Grupy, bez potrzeby osobnego logowania do każdego programu. Działa również tzw. kompensarka rozrachunków, rejestry zakupu według numerów ewidencji, a w finansach – nota odsetkowa. System przeszedł również dużą aktualizację w 2012 roku (wprowadzenie 23% stawki VAT). Stworzono tak-że kilka platform Webowych, które współpracują z systemem i służą m.in. do zarządzania wszystkimi bazami oraz synchronizacji kontrahentów.

„Personalizacja systemu zgodnie ze specyficznymi wymaganiami Grupy Clar System, była jedną z ważniejszych potrzeb klienta. Moim zdaniem podstawowa funkcjonalność informatycznego systemu zarządzania nie musi być bardzo rozbudowana. Ważniejsze jest, żeby był on szybki i stabilny, i żeby dawał możliwości personalizacji i konfiguracji. Tak jest w przypadku Symfonia ERP. Doświadczona firma wdrożeniowa sprawnie poradzi sobie z wykorzystaniem tego, co jest w standardzie systemu ERP i rozbuduje je o kolejne, dedykowane funkcjonalności.” – mówi Daniel Kubiczek, współwłaściciel firmy Positiv.

„Bardzo szybko zaczęliśmy zauważać także wewnętrzny wzrost efektywności dzięki wykorzystaniu możliwości systemu. Kolejne lata pokazały, że wybór Symfonia ERP był bardzo dobrą decyzją – mamy system, który spełnia wszystkie nasze potrzeby.”

Największe  korzyści i usprawnienia pracownicy Grupy Clar System odczuli w obszarze kadrowo-płacowym.  Skala  zatrudnienia  oraz różnorodność umów powodują, że szczególnie te procesy muszą być zautomatyzowane i dostosowane do specyfiki firmy.

„Specyfiką branży usługowej, w  szczególności segmentu, w którym działa Clar System, jest bardzo duża ilość umów, która jest przetwarzana.  Obok  umów  na czas określony, popularne są kontrakty okresowe. Występuje też bardzo duża rotacja. Dużym wyzwaniem dla działu kadr i płac jest bardzo duża fluktuacja, zwłaszcza  przy zakończeniu roku, np. wysyłka 10 000 PITów do pracowników. Bezbłędna obsługa wszystkich tych procesów to prawdziwe wyzwanie i dla zespołu, i dla systemu informatycznego.” – stwierdza Szymon Maciejewski z Grupy Clar System.

Grupa Kapitałowa Clar System działa na rynku z powodzeniem już kilkanaście lat, utrzymując się w ścisłej czołówce liderów branży. Obecnym właścicielem Grupy jest firma AB Faclity, należąca do największych dostawców kompleksowych usług Facility Management w Czechach i na Słowacji. Zapewnia pełen zakres usług dla firm i zakładów produkcyjnych, placówek służby zdrowia, zarządców nieruchomości, jednostek budżetowych.

Positiv s.c. to  Złoty Partner Symfonii, firma powstała w Poznaniu w 2004 roku, swoją działalność koncentruje na dostarczaniu kom-pleksowych rozwiązań IT. Najważniejszym filarem firmy są wdrożenia Symfonia i Symfonia ERP oraz tworzenie dedykowanych rozwiązań biznesowych, które zaspokajają potrzeby nawet najbardziej wymagających klientów.