Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Zarówno wycena ERP jak i przygotowanie do jego implementacji wymaga analizy wielu czynników, które w każdej firmie będą się od siebie różnić. Dlatego proces zakupu systemu opiera się na indywidualnym podejściu do wdrożenia oraz wspólnym zaangażowaniu klienta i dostawcy.

Efektywność przedsiębiorstw w dużej mierze wynika z zastosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych, w tym systemów ERP. Dlatego po takie rozwiązania sięgają nie tylko korporacje, ale także firmy MŚP. Gdy zapada decyzja o zakupie systemu, pojawia się pytanie o jego cenę. Przyjmuje się, że na implementację ERP przedsiębiorstwo wydaje średnio od 1% do 3% rocznych przychodów brutto.

Jednak wycena każdego wdrożenia musi być przeprowadzana indywidualnie, ponieważ jego ostateczny koszt zależy od bardzo wielu czynników. Uwzględnienie jak największej ich ilości zapobiega przekroczeniu budżetu, co według badania przeprowadzonego przez Softwarethinktank ma miejsce w połowie wdrożeń ERP.

Zatem wyliczając cenę wdrożenia należy ustalić, ile trzeba będzie zapłacić za:

• opłaty licencyjne za oprogramowanie ERP oraz oprogramowanie dla bazy danych. W obu przypadkach może to być opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata abonamentowa za licencję w subskrypcji;
• analiza przedwdrożeniowa;
• konsultacje wdrożeniowe;
• zarządzanie projektem po stronie dostawcy, jak i klienta;
• asysta – wsparcie w uruchomieniu systemu oraz po jego starcie;
• wsparcie techniczne (infolinia, e-BOK);
• dostosowanie systemu do potrzeb użytkowników;
• transfer danych do nowego ERP oraz integracja z innymi systemami;
• testowanie nowego rozwiązania;
• szkolenia użytkowników;
• umowa serwisowa;
• aktualizacja oprogramowania – w przypadku subskrypcji wliczona jest w cenę.

Jak wycenić system ERP? Zminimalizuj ryzyko ukrytych kosztów i nieprzewidzianych wydatków

 Powyżej zostały wymienione najbardziej oczywiste składowe ceny systemu ERP. Jednak, aby ustrzec się przed kosztami ukrytymi, należy także wziąć pod uwagę jeszcze inne czynniki, takie jak:

• aktualizacja sprzętu i sieci. Nie dotyczy to firm wybierających rozwiązania chmurowe, ale wówczas trzeba uwzględnić cenę łącza internetowego o odpowiedniej przepustowości;
• wynagrodzenie za nadgodziny dla własnych pracowników;
• ewentualne szkolenie odbiorców i współpracowników oraz zewnętrzne konsultacje (np. z dostawcami rozwiązań branżowych);
• kopie zapasowe i przechowywanie danych – przy wyborze modelu on-premise należy uwzględnić ten fakt w ramach infrastruktury IT, przy wyborze chmury trzeba sprawdzić, jaką przestrzeń dyskową oferuje dostawca i czy trzeba będzie dokupić dodatkową;
• budżet na utratę produktywności, która chwilowo może wystąpić podczas wdrożenia.

Doświadczeni konsultanci radzą, by powiększyć budżet jeszcze o kilka, do kilkunastu procent, tworząc bufor bezpieczeństwa na różne nieprzewidziane wydatki.

Do wstępnego oszacowania kosztów wdrożenia można wykorzystać kalkulatory udostępniane na stronach internetowych dostawców. Będzie to oczywiście jedynie symulacja, ale pozwoli zorientować się w przedziale cenowym – przykładowy kalkulator firmy Symfonia, dostawcy rozwiązań ERP

Jak wycenić system ERP? Ważny etap – określenie potrzeb

 System ERP to inwestycja, która ma odpowiedzieć na konkretne oczekiwania firmy, ułatwiając realizację wielu zadań poprzez ich uproszczenie, zintegrowanie i automatyzację. Dlatego  analiza własnych potrzeb będzie podstawą do dialogu z dostawcą systemu i ułatwi przygotowanie indywidualnej oferty.

Na przykład w Państwowym Zespole Pieśni i Tańca „Mazowsze” potrzebne było efektywne  rozwiązanie do rozliczeń wynagrodzeń i zarządzania finansami. Ponieważ zespół współpracuje z licznym gronem pracowników i współpracowników, zaczęło brakować czasu na przygotowanie umów i ich rozliczanie. Odpowiedzią na te potrzeby był system Symfonia ERP, który zapewnił elastyczność przy tworzeniu złożonych systemów wynagrodzeń oraz przyspieszył pracę dzięki automatyzacji zadań manualnych.

Analiza przedwdrożeniowa ustali plan i budżet projektu

 Po wyborze dostawcy przychodzi czas na analizę przedwdrożeniową ukazującą koncepcję oraz koszty rozwiązania. Jest ona wykonywana najczęściej w organizacjach liczących do 200 osób. Można ją przeprowadzić korzystając z własnych zasobów albo angażując niezależnego, indywidualnego doradcę. Analiza przedwdrożeniowa opisuje procesy, które mają podlegać informatyzacji i stanu oczekiwanego po wprowadzeniu systemu. Na jej podstawie zostaje opracowany budżet i harmonogram projektu.

Warto zaznaczyć, że analiza przedwdrożeniowa jest dla dostawcy ważną częścią dokumentacji wdrożeniowej, ponieważ pozwala na właściwą, odpowiadającą oczekiwaniom klienta konfigurację systemu. Jasne określenie elementów oprogramowania daje ponadto punkt odniesienia do weryfikacji gotowego rozwiązania. W przypadku błędów w jego funkcjonowaniu, czy też gdy chodzi o  nie wywiązanie się z określonych założeń, zawsze można się do takiego dokumentu odwołać.