Dlaczego warto przejść na cyfrowy obieg dokumentów? [CASE STUDY]

Wdrożenie platformy chmurowej Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliło spółce Huta Pokój z ponad 180-letnią tradycją rozpocząć proces digitalizacji dokumentów przychodzących. Sprawdź, jak cyfrowy obieg dokumentów usprawnia codzienną pracę i porządkuje procesy firmowe.

Wyzwanie: Cyfryzacja obiegu faktur w firmie z ponad 180-letnią tradycją

Huta Pokój z siedzibą w Rudzie Śląskiej tworzy historię hutnictwa i przetwórstwa stali od 1840 roku, co czyni ją jednym z najstarszych zakładów na terenie Górnego Śląska.

Po latach transformacji i restrukturyzacji jest dziś spółką, która posiada koncesję na sprzedaż energii i gazu. Ponadto ma bocznicę kolejową i dysponuje środkami transportu kolejowego, a także świadczy usługi przeładunkowe. W ostatnim czasie rozszerzyła swoją działalność o obrót węglem oraz złomem. Dotychczas spółka korzystała z tradycyjnego – papierowego obiegu dokumentów.

W związku z wieloma zmianami takimi jak wydzielenie spółek i restrukturyzacja rozpoczętymi w 2020 roku, zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego rozwiązania biznesowego. Zależało jej na usystematyzowaniu i usprawnieniu obiegu dokumentów. Zespół Huty Pokój pracował na programach Symfonii, takich jak: Finanse i Księgowość, Środki Trwałe, Handel oraz Kadry i Płace. Stąd zwrot w kierunku tego samego producenta.

Firma poszukiwała bardziej rozbudowanego rozwiązania niż jedynie standardowe procesowanie Wdrożenie platformy chmurowej Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliło spółce Huta Pokój z ponad 180-letnią tradycją rozpocząć proces digitalizacji dokumentów przychodzących.

Nowe oprogramowanie miało mieć możliwość optymalizacji całego obiegu firmowej dokumentacji. Dla Anny Karpiniec Głównej Księgowej w Hucie Pokój kluczowa była także integracja nowego systemu z pozostałymi produktami Symfonii: z desktopu do chmury, które jak się okazało mimo początkowych obaw, przyniosło biuru sporo korzyści i usprawniło codzienną pracę

„Interesowało nas rozwiązanie, które będzie zintegrowane z Symfonią Finanse i Księgowość. Z Symfonii Obieg Dokumentów możemy przenosić bezpośrednio wszystkie ważne dane do systemu finansowo-księgowego i mieć pewność, że wymiana danych między programami odbywa się w sposób prawidłowy.”

Wdrożenie platformy chmurowej Symfonia Obieg Dokumentów

Cyfryzacja procesów w firmie wiąże się z wieloma aspektami biznesowymi oraz organizacyjnymi – zaczynając od zmiany przyzwyczajeń, po konieczność uporządkowania wielu procesów wewnętrznych.

Dlatego przed rozpoczęciem wdrożenia SOD (Symfonia Obieg Dokumentów) firma ZoriusPro, Platynowy Partner Symfonii, przeprowadziła analizę. Zakład dotychczas nie korzystał z elektronicznego obiegu dokumentów, dlatego pierwszym krokiem było omówienie procesów z użytkownikami i ustalenie ścieżki przepływu dokumentów.

Ważnym elementem był również rozbudowany plan kont, dopasowany do specyficznych potrzeb Huty Pokój jako organizacji. Podczas przygotowywania wdrożenia ZoriusPro zwrócił szczególną uwagę na to, aby jak najwięcej nośników danych można było przypisać i uzupełnić przy wprowadzaniu dokumentów do systemu. Kolejnym istotnym aspektem były szkolenia dla użytkowników.

„Dla nas jako wdrożeniowców było to również spore wyzwanie, ponieważ zmiana w zakładzie, który działa od ponad 180 lat i ma utarte procesy, nie jest prosta. Ponadto potrzeby firmy nie były wcześniej spisane, a każdy działał na bazie obiegu dokumentów papierowych. Przeniesienie się na elektroniczny obieg dokumentów, korzystając z narzędzia cloudowego, wiązało się także ze zmianą sposobu pracy dla części pracowników. Ponieważ Huta Pokój jest wielooddziałowym zakładem, kładliśmy nacisk na to, żeby każdy z oddziałów oraz pracowników mógł samodzielnie pracować i czuć się komfortowo przy rejestracji dokumentów. Pozytywny pracowników na temat pracy w systemie jest efektem dobrze przemyślanej strategii wdrożenia.” – wyjaśnia Agnieszka Kozak, Wiceprezes Zarządu ZoriusPro.

Wdrożenie rozwiązania rozpoczęło się jeszcze przed pandemią. W momencie, kiedy większość osób przeniosła się na pracę zdalną, dział księgowości mógł bez przeszkód wykonywać swoje obowiązki, mając pełen dostęp do danych oraz możliwość sprawdzenia u kogo zalega faktura. W ostatnich latach widzimy wzrost popularność pracy zdalnej. Dzięki platformie Symfonia Obieg Dokumentów pracownicy mają dostęp do elektronicznych dokumentów z każdego miejsca.

Rozwiązanie: Symfonia Obieg Dokumentów

Huta Pokój, ze względu na dużą ilość wydziałów i miejsc powstawania kosztów, obecnie skupia się głównie na obsłudze faktur. W planach ma jednak wdrożenie umów w SOD, a następnie delegacji i pozostałych dokumentów.

Jak przyznaje Anna Karpiniec: „Jesteśmy firmą o długiej historii z wieloma tradycjami i z różnorodnym zespołem, dlatego zmiany wprowadzamy stopniowo. Dzięki przygotowaniu przez ZoriusPro, samodzielnie poruszamy się po systemie i rozszerzamy go o kolejne moduły. System został poukładany tak, żeby wszystko bardzo dobrze funkcjonowało. Wiemy też, że możemy zawsze liczyć na wsparcie przy nowych obszarach.”

Korzyści: oszczędność czasu, kontrola nad dokumentami, bezpieczeństwo dokumentów

Korzyści, jakie przyniosło wdrożenie tego narzędzia w Hucie Pokój, były bardzo szybko zauważalne. Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliła usystematyzować procedurę obiegu faktur wewnątrz organizacji oraz zwiększyła komfort pracy księgowych. Cyfrowy obieg dokumentów oznacza skuteczniejsze wykonywanie codziennych obowiązków przez pracowników, dzięki ułatwionemu dostępowi do informacji. Pracownicy nie muszą tracić czasu na dotarcie do dokumentów firmowych, co skutkuje tym, że działają sprawniej i efektywniej.

„Jestem szczególnie zadowolona z szybkości, z jaką faktury są skanowane i jak od razu te dane są widoczne w systemie Symfonia Finanse i Księgowość. To jest niesamowity komfort, kiedy księgowa wchodzi na zapisy księgowe i może odczytać w PDFie fakturę” – mówi Anna Karpiniec.

„Dzięki temu narzędziu zyskaliśmy większą kontrolę nad tym, gdzie aktualnie znajduje się dany dokument. Nie muszę już szukać papierów, wystarczy, że wejdę w SOD i od razu widzę, u kogo jest dany dokument czy zalega, czy został zaakceptowany. To rozwiązanie zapewnia też bezpieczeństwo. Jestem pewna, że wprowadzone faktury trafią do systemu księgowego” – dodaje Anna Karpiniec.

Symfonia Obieg Dokumentów jest również przygotowana do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Przy KSeFie bardzo mocno pomoże działom księgowym i administracyjnym zapanować nad tym, co dzieje się z fakturami.