Jeżeli Twój sklep internetowy przyciąga coraz więcej klientów, po pewnym czasie odkryjesz, ile czasu, energii i pracy musisz poświęcać Ty i Twoi pracownicy na obsługę procesów handlowych – od chwili złożenia zamówienia, poprzez jego skompletowanie i wysłanie z magazynu do klienta. Jeżeli wciąż obsługujesz podstawowe procesy sprzedażowe i księgowe za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, może się okazać, że to nie wystarczy, by odnieść sukces w obszarze e-commerce.

Wiele polskich firm wciąż obsługuje ogromną ilość procesów biznesowych przy pomocy zwykłych arkuszy kalkulacyjnych. Wydaje się to intuicyjne i dość proste, ale tylko do pewnego etapu rozwoju organizacji.

Oto pułapki związane z prowadzeniem biznesu na arkuszach kalkulacyjnych.

Zabierają zbyt wiele czasu

Jedną z największych wad korzystania z arkuszy kalkulacyjnych jest ilość czasu, który trzeba poświęcić na tworzenie dokumentów lub przepisywanie danych. Proste zadania wymagają niekiedy wielu godzin właśnie z powodu konieczności ręcznego administrowania danymi. Często pracownicy muszą wprowadzać te same informacje do wielu arkuszy kalkulacyjnych lub przewijać arkusz, by wyodrębnić dane, które są akurat potrzebne.

Nie są bezpieczne

Dzisiaj kwestia bezpieczeństwa danych jest wyjątkowo istotna. Tymczasem arkusze kalkulacyjne nie oferują zaawansowanych środków bezpieczeństwa, które są potrzebne firmom do ochrony poufnych informacji. Pracownicy często przesyłają sobie pliki z arkuszami kalkulacyjnymi zwyczajną pocztą e-mail i nie chronią ich hasłami. Tymczasem taka wymiana informacji często jest narażona na ataki cyberprzestępców, co powoduje zagrożenie utraty lub wycieku poufnych informacji.

Nie gwarantują aktualności danych

Dane, które są niezbędne do optymalnego prowadzenia firmy nieustannie się zmieniają – pojawiają się nowe zamówienia, wydawane są kolejne partie towarów, przychodzą i wychodzą faktury. W miarę rozwoju biznesu ręczna aktualizacja danych w tabelach staje się po prostu zbyt uciążliwa, a aktualizacja danych w czasie rzeczywistym wręcz niemożliwa. Obsługa wszystkich informacji sprzedażowych i finansowych w arkuszu kalkulacyjnym zagraża płynnemu prowadzeniu firmy.

Jest to szczególnie istotne także w przypadku zwiększającego się wolumenu sprzedaży. Jeżeli każda faktura musi zostać przepisana do systemu księgowego ręcznie, wówczas na tym etapie mogą pojawić się błędy lub pomyłki. Dodatkowo takie ręczne wpisywanie danych to dodatkowe obciążenie dla specjalistów zajmujących się księgowością, którzy mogliby w tym czasie zajmować się poważniejszymi zadaniami niż działaniami czysto administracyjnymi.

Już przy liczbie faktur większej niż dziesięć w miesiącu trudno wyobrazić sobie, by ten proces przebiegał płynnie i bez ryzyka narażenia organizacji na sankcje karno-skarbowe, wynikające z popełnienia niezamierzonych błędów.

Warto też pamiętać, że arkusze kalkulacyjne nie będą szybkim i optymalnym narzędziem do pełnej obsługi takich procesów, jak: komunikacja z klientami (np. na temat bieżących statusów zamówienia lub ewentualnych opóźnień), zarządzanie procesem wysyłki (oraz współpraca z firmami kurierskimi). Oczywiście do pewnego etapu, gdy nasz sklep nie generuje jeszcze olbrzymich ilości zamówień, zapytań i innych kwestii związanych z bieżącą ich obsługą, gdy w ciągu miesiąca klienci dokonują kilku bądź kilkunastu zamówień, wówczas procesy te można obsłużyć choćby posługując się zwyczajnym notesem i kalkulatorem. Ale gdy nasza działalność e-commerce rozwinie się już na dobre, gdy lawinowo narasta liczba interakcji z klientami, dostawcami, firmami przewozowymi – wówczas popularne arkusze kalkulacyjne okazują się nie tylko niewystarczające, ale wręcz spowalniają działalność. Po pewnym czasie odkrywamy, że poczciwy program kalkulacyjny wspomagający pracę biura okazuje się jednym z czynników hamujących nasz biznes.

Komu potrzebny ERP?

Co zrobić, by sprawnie zarządzać sprzedażą online bez generowania strat czasowych i ogromnych kosztów finansowych? Rozwiązaniem jest odpowiednie oprogramowanie, które wspiera firmy w kontrolowaniu wszystkich tych procesów – od momentu zarejestrowania zamówienia w systemie, poprzez wydanie z magazynu, nadanie w systemie wysyłkowym i śledzenie drogi przesyłki w systemie kurierskim, aż po finalne wystawienie faktury i przesłanie odpowiednich danych automatycznie z modułu handlowego do księgowego. A to wszystko ułożone w jeden ciąg logiczny kolejno po sobie następujących czynności operacyjnych. Planując i organizując swoją działalność w obszarze e-commerce, warto postawić na tego rodzaju narzędzia, gdyż bardzo mocno ułatwiają one codzienną pracę, dostarczają wszelkich niezbędnych informacji ułatwiających podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, a przy tym są niedrogie w użytkowaniu dzięki niskim opłatom subskrypcyjnym. Dodatkowo oprogramowanie do zarządzania działalnością handlową (takie jak Symfonia ERP) jest zawsze zgodne z aktualnym stanem prawnym, dzięki czemu użytkownik jest pewien, że wszelkie należności podatkowe, opłaty, składki są obliczane prawidłowo, co zapewnia bezpieczeństwo prawno-podatkowe.