Wiele firm, które zamierza postawić mocniejszy akcent na obecność w obszarze e-commerce, często zakłada, że może online kontynuować sposób prowadzenia działalności, który dotychczas się sprawdzał. Zakładają, że wystarczy witryna internetowa z podstawowymi informacjami oraz e-sklep, a cała reszta może pozostać bez zmian. Realistycznie patrząc na to, w jaki sposób rozwinął się handel w internecie w ostatnich latach, z pewnością można stwierdzić, że będzie to za mało. Trudne, a wręcz niemożliwe będzie odniesienie sukcesu bez odpowiedniego wsparcia technologicznego.

Handel internetowy prowadzi dziś prawie każda firma handlowa. Niektóre z nich sprzedają wyłącznie w sieci, inne prowadzą także sklepy stacjonarne. Jeśli planujemy, że nasz e-biznes będzie rósł poprzez systematyczne, zwiększanie obrotów handlowych (zakupy i sprzedaż)  oraz marży ze sprzedaży e- to w nasz sukces wpisane jest korzystanie z systemu ERP automatyzującego codzienne czynności.

Zintegrowanie e-sklepu z systemem ERP daje obietnicę wyższych przychodów i większego zadowolenia klientów. Wszystko dzięki lepszemu planowaniu zapasów, redukcji błędów przy wprowadzaniu danych i skróceniu czasu realizacji zamówień.

Jak zintegrować ERP z e-commerce?

System do obsługi e-commerce może być wdrożony jako samodzielne rozwiązanie i nie musi być łączony z innymi aplikacjami, jednak ręczne wprowadzanie lub zarządzanie wymianą danych między sklepem internetowym a innymi systemami jest czasochłonne. Poza tym takie rozwiązanie sprawia, że pracownicy nie mają dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o produktach, aktualnych stanach magazynowych, cennikach i promocjach.

Ręczne wprowadzanie zamówień z kanału e-commerce do systemu ERP jest nie tylko czasochłonnym procesem, ale też źródłem różnego rodzaju kłopotów, takich jak m.in. błędne adresowanie przesyłek czy utrzymywanie dalekiego od optymalnego poziomu zapasów. Brak automatyzacji w przepływie danych skutkuje również opóźnieniami w dostawie zamówionych towarów, co ma bezpośrednie przełożenie na niezadowolenie klientów, większą stopę zwrotów i utratę przychodów.

ERP w e-commerce – komplementarne połączenie

Funkcjonalności systemu ERP i e-commerce wzajemnie się uzupełniają. Platformy e-commerce to przede wszystkim internetowe narzędzia sprzedaży, natomiast systemy ERP są systemami automatyzującymi procesy biznesowe, zarządzanie zasobami i sprawozdawczością. Połączenie obu rozwiązań pozwala osiągnąć duży wzrost wydajności poprzez eliminację nieproduktywnych, powtarzalnych i manualnych zadań. Ale to nie wszystko. Gdy zapasy spadają poniżej określonego poziomu, moduły magazynowe w systemie ERP mogą uruchamiać zamówienia do dostawców, a kiedy potrzeba analizować trendy sprzedaży, możliwe jest szybkie, niestandardowe raportowanie modelowane pod kątem indywidualnych oczekiwań.

Typowe obszary integracji to:

• informacje o produktach
• cenniki
• informacje dla klientów
• sprzedaż i zamówienia
• status zamówień,
• śledzenie przesyłek
• faktury i płatności
• historia zamówień

ERP w e-sklepie to sprawniejsza sprzedaż

Integracja e-sklepu z oprogramowaniem typu ERP pozwala przedsiębiorstwom lepiej panować nad wszystkimi obszarami działalności.  W praktyce chodzi o:

• oszczędność kosztów związanych dzięki automatyzacji – integracja e-sklepu z systemem ERP gwarantuje, że zamówienia od klientów będą płynnie przesyłane do magazynu. Eliminacja ręcznego przesyłania danych redukuje koszty pracy;
• ograniczenie liczby błędów – w przypadku ręcznego wprowadzania zamówień do systemu ERP łatwo popełnić błąd. Zintegrowana wymiana danych w zasadzie eliminuje tego rodzaju błędy, więc niezależnie od tego, czy przetwarza się jedno, czy tysiąc zamówień, za każdym razem jest to ten sam szybki, wydajny, spójny i wolny od pomyłek proces;
• dostęp w czasie rzeczywistym do aktualnych informacji o przychodach – w każdym momencie można wygenerować raport o przychodach za dowolny okres na podstawie aktualnych informacji. Dzięki połączeniu aplikacji e-commerce z ERP firma posiada wiedzę o wszystkich przepływach pieniężnych;
• zarządzanie stanami magazynowi – jednym z czasochłonnych (chyba najbardziej) aspektów handlu online zarówno dla firm, jak i klientów jest trudność w optymalizacji poziomów zapasów. Połączenie systemu przyjmującego zamówienia online z ERP pozwala śledzić przepływ produktów w czasie rzeczywistym. Umożliwia to zarówno natychmiastowe informowanie klientów, gdy produkt jest niedostępny, jak również wygenerowanie odpowiednio szybko zamówienia do dostawcy. To pomaga firmie chronić jej reputację. Dzięki aktualnym informacjom o zapasach i wielkości sprzedaży internetowej właściciel e-sklepu może zmniejszyć także koszt magazynowania towarów, ponieważ jest w stanie odpowiednio zaplanować zakupy na podstawie faktycznego zapotrzebowania;
• synchronizację danych klienta – tę korzyść doceniają użytkownicy za każdym razem, gdy klienci zmieniają dane do faktury lub adresy dostawy. Integracja pozwala w sposób automatyczny zsynchronizować dane w obu rozwiązaniach informatycznych;
• skrócenie czasu realizacji zamówienia i wysyłki – dzięki integracji sklepu internetowego z ERP nowe zamówienia online przepływają płynnie w czasie rzeczywistym do systemu ERP, co pozwala szybko rozpocząć operacje zmierzające do realizacji dostawy. Nie trzeba sprawdzać i czekać, aż nowe zamówienia i parametry zakupów zostaną przepisane do systemu księgowego lub ERP, co w przypadku niektórych firm może opóźnić moment wysyłki nawet o kilka dni;
• lepszą obsługę klientów – większość klientów (zarówno B2B, jak i B2C) chce otrzymywać aktualne informacje na temat statusu swoich zamówień. Gdy firma posiada automatycznie zaktualizowane informacje o produktach, dostępności zapasów w czasie rzeczywistym i dane dotyczące śledzenia przesyłek, pracownicy działu obsługi klienta są w stanie zapewnić jej najwyższy poziom. To zwiększa prawdopodobieństwo, że zadowoleni klienci wrócą jeszcze na zakupy lub podzielą się pozytywną opinią z innymi;
• lepszą kontrolę nad działalnością – integracja rozwiązania e-commerce i ERP pozwala zarządzać całym obszarem sprzedaży z jednego miejsca, a w czasie zwiększonego zapotrzebowania na produkty realizować zamówienia online bez angażowania dodatkowych zasobów. W przypadku gdy przedsiębiorstwo sprzedaje zarówno w sieci, jak i w sklepach tradycyjnych, integracja oprogramowania pozwala uzyskać jeden spójny obraz sprzedaży.

Korzyści z integracji ERP i e-commerce w liczbach:

18% lepsze doświadczenie klienta

25% redukcja poziomu zapasów

25% mniej ręcznego wprowadzania danych

22% mniej błędów