Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

W pogoni za cyfrowym horyzontem [PODCAST]

Sandra Konopka

Sandra Konopka

Długość czytania:

19 września 2022

W pogoni za cyfrowym horyzontem [PODCAST]

 

W jaki sposób cyfrowy obieg dokumentów wpływa na skuteczniejsze wykonywanie codziennych obowiązków przez pracowników? Co zrobić, żeby zarządzanie komunikacją wewnętrzną było efektywne?

 

Zapraszamy do wysłuchania podcastu z udziałem ekspertów: Andrzeja Woynarowskiego z Future Company oraz Jacka Paszka z firmy eDokumenty. Rozmowa pochodzi z prezentacji „W pogoni za cyfrowym horyzontem” przedstawionej podczas EOIF Gigacon Summit 2022, gdzie Symfonia Obieg Dokumentów zajęła 2 miejsce w konkursie Złoty Bit.

 

Andrzej Woynarowski: Wszyscy walczymy o czas, mamy go skończenie mało. Co za tym idzie, próbujemy zoptymalizować i zautomatyzować różne procesy, żebyśmy mogli odzyskany czas spożytkować na sensowniejsze rzeczy niż walka z komputerem albo z oprogramowaniem. W ten oto sposób wchodzimy w obszar user experience, czyli projektowania doświadczeń dla odbiorców naszych rozwiązań, bez którego nie da się obecnie stworzyć dobrego oprogramowania.

Dziś chcielibyśmy pochylić się nad 3 problemami, które bardzo mocno przyczyniają się do zabierania nam tego czasu. Pierwszym z nich jest komunikacja mailowa, a dokładniej to, w jaki sposób oporządzić maile, których dziennie otrzymujemy setki. Kolejny aspekt to narzędzia internetowe, przeglądarki i przestarzała technologia, która niewiele się zmieniała od lat 90-tych. Trzeci element to brak synchronizacji między naszymi zadaniami a kalendarzem.

Zacznijmy od komunikacji mailowej. Tak długo, jak uczestniczymy w danej konwersacji, jesteśmy w stanie się w niej odnaleźć. Problem pojawia się w momencie, gdy przesyłamy ją dalej. Pracownik, który otrzymuje taką wiadomość, ma trudności z odnajdywaniem kontekstu czy poszukiwaniem niezbędnych dla niego informacji. Kolejnym wyzwaniem jest komentowanie, czyli odnoszenie się do pewnego wątku mailowego. Jednym ze stosowanych rozwiązań jest tzw. color coding, który polega na tym, że do każdego uczestnika konwersacji jest przypisany kolor. Inicjator komunikacji odnosi się do treści np. na niebiesko, inna osoba na zielono, a jeszcze kolejna na czerwono. Wraz z dołączaniem kolejnych osób zaczyna nam jednak brakować kolorów, a odnajdywanie się w tych odniesieniach staje się coraz bardziej wymagające. Wielu użytkowników ma też trudność z wyszukiwaniem konkretnej wiadomości w całym feedzie skrzynki. To takie 3 najczęściej pojawiające się problemy, jeśli chodzi o komunikację mailową. Jak można zrobić temu zaradzić i zrobić to inaczej?

Symfonia Obieg Dokumentów

Sprawdź, jak działa!

Jacek Paszek: Stworzyliśmy dedykowany, dostępny w chmurze Amazon, zintegrowany z programami księgowymi system – Symfonia Obieg Dokumentów. Jedną z trzech unikalnych cech oferowanego systemu jest właśnie sposób obsługi poczty email i komunikacji wewnętrznej opartej na zadaniach i komentarzach. Łatwość korzystania z tej poczty powoduje, że o wiele sprawniej możemy przeprowadzić komunikację wewnętrzną, ograniczając ilość niepotrzebnie generowanego szumu i wiadomości. Jak to działa?

Otóż przykładowy pracownik, który zacznie swój dzień od sprawdzenia poczty, nie zrobi tego w Outlooku ani w Gmailu, tylko w uruchomionej aplikacji, która wizualnie i funkcjonalnie przypomina inne skrzynki pocztowe. Różnica polega m.in. na tym, że zamiast przesłać mail z poleceniem dalej, przekażemy go po prostu do wykonania: wybierzemy osobę i gotowe. Taki pracownik oprócz powiadomienia w aplikacji zobaczy również w swoim planie dnia dodane zadanie. Po otworzeniu takiego zlecenia będzie mógł sięgnąć po powiązaną informację, czyli wspomnianego maila. Zamiast na niego odpowiadać, wystarczy, że napisze w komentarzu odpowiedź lub oznaczy zadanie jako wykonane. Zleceniodawca otrzyma z kolei powiadomienie o tej akcji. W efekcie w naszej skrzynce pocztowej zostanie po prostu jeden mail. W typowej sytuacji mielibyśmy już w sumie naście wiadomości.

Posłuchaj całego podcastu, aby dowiedzieć się więcej!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat:

Powiązane kategorie

Planowanie
długoterminowe

Planowanie
globalne

Procesy
biznesowe

Zgodność
z prawem

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik