Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Premiera Symfonii KSeF – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Bogdan Zatorski

Bogdan Zatorski

Kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych

Długość czytania:

5 września 2022

Premiera Symfonii KSeF – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

 

W dniu premiery systemu Symfonia KSeF prowadziliśmy webinar, podczas którego uczestnicy zadali szereg pytań o jego funkcjonalności, współpracę z innymi rozwiązaniami Symfonii oraz o sposób organizacji pracy po wejściu w życie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

 

Poniżej publikujemy listę tych pytań wraz z odpowiedziami.

 

Symfonia KSeF to nasz darmowy program dostępny online przez przeglądarkę internetową. Jego zadaniem jest usprawnienie i zautomatyzowanie obsługi, przesyłania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur, które w przyszłości będą jedynym obowiązującym standardem faktury.

Zmiana prawna dotycząca standaryzacji fakturowania i wprowadzenia powszechnego obowiązku korzystania z KSeF budzi wśród przedsiębiorców wiele emocji. W dniu premiery Symfonii KSeF podczas webinaru jego uczestnicy zgłosili wiele pytań.

Zebraliśmy je w grupy tematyczne i poniżej przedstawiamy ich listę wraz z naszymi odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania.

 

Czy można wydrukować fakturę zakupową wysłaną przez KSeF i czy będzie można pobrać z KSeF faktury w formacie PDF?

Symfonia KSeF będzie dawała możliwość zarówno drukowania ustrukturyzowanych e-faktur, jak i pobierania ich w formacie zwykłego PDF. Funkcjonalności te zostaną dodane do rozwiązania w IV kwartale tego roku. Co do zasady faktury ustrukturyzowane generowane w KSeF mają format xml, a zatem użytkownicy, którzy będą chcieli takie pliki drukować lub pobierać je w innych formatach (np. PDF) będą potrzebowali narzędzi informatycznych do konwertowania plików xml.

 

Czy Symfonia KSeF będzie aplikacją płatną?

Nie. Nasze rozwiązanie jest udostępniane bezpłatnie jako wartość dodana do innych systemów Symfonii wspomagających w różnych obszarach działalność biznesową i firmowy obieg dokumentów elektronicznych.

 

Czy Symfonia KSeF będzie współpracować z Symfonią Obieg Dokumentów?

Symfonia KSeF jako rozwiązanie natywne będzie integrować się z oprogramowaniem Symfonia Obieg Dokumentów podobnie jak z innymi systemami Symfonii, tak aby maksymalnie ułatwić obsługę e-faktur oraz zautomatyzować ich obieg i przetwarzanie. Obecnie prowadzimy prace związane z integracją tych rozwiązań.

 

Czy będzie można wysłać e-fakturę bezpośrednio do KSeF bez udziału aplikacji Symfonia KSeF?

Od strony operacyjnej Symfonia KSeF jest aplikacją, która pośredniczy w przesyłaniu e-faktur do KSeF, jest więc ona w tym procesie niezbędna. Natomiast warto podkreślić, że Symfonia Handel i Symfonia KSeF współpracują ze sobą tak, by użytkownik wystawiający fakturę w systemie Handel nie musiał bezpośrednio korzystać z Symfonii KSeF – działa ona w tle jako w pełni zintegrowana usługa z Symfonią Handel.

Symfonia KSeF - aplikacja chmurowa do obsługi faktur ustrukturyzowanych

Czy do wystawienia faktury i przesłania ją do KSeF za pośrednictwem Symfonii KSeF niezbędne jest korzystanie z modułu Symfonia Handel?

Obecnie tak, natomiast w przyszłości do KSeF będzie można przesyłać e-faktury wygenerowane również w innych systemach Symfonii.

 

Co w sytuacji, gdy użytkownik nie korzysta z Symfonii Handel, a do systemu finansowo-księgowego importuje dane z faktur sprzedaży z innego programu?

W systemie Symfonia Finanse i Księgowość będzie możliwość pobierania e-faktur sprzedażowych bezpośrednio z KSeF. Ponadto, dla usprawnienia pracy można wykorzystać Symfonię KSeF. Rozwiązanie to poprzez własne API można integrować z oprogramowaniem biznesowym pochodzącym od innych producentów, dzięki czemu można w firmie zautomatyzować komunikację z KSeF – zarówno w zakresie przesyłania, jak i odbierania e-faktur.

 

Czy będzie możliwość importu do Symfonii KSeF faktury wystawionej w innym systemie magazynowym?

Symfonia KSeF pobiera automatycznie e-faktury bezpośrednio z KSeF, nie ma wiec znaczenia, jakie oprogramowanie źródłowo przesłało fakturę sprzedażową do KSeF. Ponadto, Symfonia KSeF ma własne API, które pozwala zintegrować to rozwiązanie z innym oprogramowaniem – w tym także z systemami pochodzącymi od różnych producentów rozwiązań IT.

 

Czy do KSeF można wysyłać zbiorczo faktury?

Tak, Symfonia KSeF daje możliwość zbiorczego przesyłania e-faktur do KSeF.

 

Czy importowane faktury zakupowe z KSeF do Symfonii Finanse i Księgowość znajdą się w buforze, tak jak faktury sprzedaży?

Z KSeF e-faktury zakupowe są importowane do systemu Symfonia Finanse i Księgowość automatycznie za pośrednictwem aplikacji Symfonia KSeF. Trafiają one do bufora, podobnie jak importowane z KSeF e-faktury sprzedaży.

 

Czy kontrahent zagraniczny może korzystać z KSeF i na przykład pobierać z tego systemu elektroniczne faktury?

Nie. Według ustawy z KSeF mają korzystać wyłącznie podatnicy mający nadany polski NIP.

 

W jaki sposób KSeF identyfikuje odbiorcę e-faktury i mu ją wysyła? Czy w tym celu korzysta z numeru NIP i czy do zapewnienia wysyłki faktury trzeba wprowadzić jakieś dodatkowe dane klienta?

Co do zasady KSeF nie wysyła e-faktur do kontrahentów. To podatnicy pobierają z KSeF e-faktury do użytkowanych przez siebie systemów informatycznych. Aby skutecznie wygenerować e-fakturę i przejść ścieżkę jej akceptacji w KSeF, należy przygotować ją zgodnie z obowiązującą strukturą. Do skutecznego doręczenia e-faktury do kontrahenta nie trzeba wprowadzać dodatkowych informacji. Warto tu jednak rozwinąć wątek struktury nowego standardu e-faktury. KSeF jest systemem zarządzanym przez Ministerstwo Finansów. Aby móc z niego korzystać, każdy podatnik i użytkownik musi się w tym systemie uwierzytelnić. Wdrażany przez polski rząd standard e-faktury ma mocno rozbudowaną strukturę. Zawiera się w niej szereg pól, po wypełnieniu których można jednoznacznie zidentyfikować nabywcę. NIP jest najbardziej oczywistym identyfikatorem podatnika i zapewne to właśnie ta informacja jest wykorzystana do powiązania wygenerowanego dokumentu z jej odbiorcą.

 

Czy program Symfonia Start Mała Księgowość będzie współpracować z KSeF?

Na razie nie planujemy wdrożenia takiej funkcjonalności w oprogramowaniu Symfonia Start Mała Księgowość.

Symfonia Finanse i Księgowość

Firmowa księgowość pod kontrolą!

Jakie rozwiązanie rekomendowane jest do wystawiania niewielkiej liczby e-faktur w nowym standardzie?

Dla podmiotów wystawiających niewielką liczbę faktur rekomendujemy system chmurowy Symfonia eBiuro.

 

W jaki sposób można zacząć korzystać z wersji demo Symfonia KSeF, jeśli jest się już użytkownikiem oprogramowania Symfonia?

Na stronie https://symfonia.pl/oprogramowanie/ksef wystarczy wybrać opcję „wypróbuj demo”. Kolejny krok to założenie konta w Symfonii KSeF dla nowego użytkownika. Należy też zainstalować wersję demo Symfonia Handel korzystając ze strony https://symfonia.pl/oprogramowanie/obszar-handel i w programie tym włączyć opcję „korzystaj z KSeF”. Użytkownika należy także uwierzytelnić w KSeF. Gdy się tego dokona, testowanie Symfonii KSeF odbywa się na prawdziwych danych przedsiębiorstwa w testowej wersji. Dane faktur sprzedaży tam przekazane nie mają konsekwencji prawnych (nie mają statusu wprowadzenia do obrotu). Warto też dodać, że Ministerstwo Finansów udostępniło w KSeF środowisko demo systemu, w którym nie ma potrzeby fakturowania rzeczywistych dokumentów firmy.

 

Jaki rodzaj wsparcia dla użytkowników zapewnia Symfonia w trakcie testowania aplikacji Symfonia KSeF?

W okresie testowania rozwiązania zapewniamy usługę eWsparcia poprzez zgłoszenie online.

 

Jakich formalności w Ministerstwie Finansów należy dokonać chcąc korzystać z KSeF?

Docelowo w KSeF każdy podmiot gospodarczy posiadający NIP będzie miał założone konto. Jednak aby korzystać z KSeF, najpierw należy uwierzytelnić w systemie użytkownika. Może być to zarówno właściciel przedsiębiorstwa, jak i oddelegowany pracownik. KSeF daje kilka możliwości uwierzytelnienia. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz pracownicy oddelegowani przez podmioty posiadające osobowość prawną mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego oraz poprzez token wygenerowany przez KSEF (po uwierzytelnieniu w jednej z powyższych form). Podmioty, które nie są osobami fizycznymi, uwierzytelniają się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeszcze inną formą uwierzytelnienia jest złożenie we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA.

 

Czy każdy użytkownik KSeF musi mieć podpis kwalifikowany, czy wystarczy, by posiadał profil zaufany?

W przypadku wykorzystania do uwierzytelnienia profilu zaufanego, KSeF wygeneruje dla użytkownika token. W takiej sytuacji podpis kwalifikowany nie jest potrzebny.

 

Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny?

W oparciu o dzisiejsze zapowiedzi i stan prawny KSeF będzie obowiązywał od 1 stycznia 2024 r. Jest jednak możliwe, że termin ten ulegnie zmianie.

 

Jaką datę faktury powinien uwzględnić nabywca, w sytuacji gdy sprzedawca umieścił w e-fakturze datę sprzedaży 20 czerwca, a w KSeF została ona przyjęta 21 czerwca?

W świetle przepisów obowiązującą datą jest data akceptacji (właściwie wystawienia) e-faktury w KSeF, a więc w tym przypadku będzie to 21 czerwca. Zależność tę trzeba mieć na uwadze szczególnie na przełomie miesięcy – istnieje bowiem ryzyko wystąpienia rozbieżności dat, co może nieść istotne konsekwencje dla podatników, zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy.

 

Jak w świetle przepisów o KSeF postępować z fakturami wystawianymi dla osób fizycznych?

Po wejściu w życie przepisów o obligatoryjnym KSeF wszystkie faktury wystawiane w Polsce będą przechodzić przez KSeF, a zatem także dokumentujące sprzedaż dla osób fizycznych, jak również dla klientów zagranicznych.

 

Jak w świetle przepisów o KSeF postępować z fakturami wystawianymi dla podmiotów zagranicznych?

Co do zasady wszystkie faktury wystawiane w Polsce będą generowane w KSeF – również dla kontrahentów zagranicznych. Polscy podatnicy będą musieli ustalić zasady optymalnej wymiany e-faktur ze swoimi zagranicznymi kontrahentami. Jednym ze sposobów może być tu wysyłanie pliku PDF, już po zaakceptowaniu e-faktury w KSeF bezpośrednio do kontrahenta np. z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub dowolnego oprogramowania akceptowanego przez odbiorcę.

 

Czy paragony z NIP-em i faktury uproszczone również będą trafiały do KSeF?

Faktury uproszczone – tak, natomiast paragony z NIP-em – nie. Paragony są monitorowane poprzez system kas fiskalnych online.

 

W jaki sposób ekspedientka w sklepie, która nie reprezentuje firmy, ma wystawić e-fakturę ustrukturyzowaną w KSeF dla osoby fizycznej (bez NIP)?

Na obecnym etapie musimy jeszcze poczekać na implementację przepisów wdrażających obligatoryjny KSeF. Jest bardzo prawdopodobne, że sprzedawcy będą posługiwali się oprogramowaniem obsługującym sprzedaż dostosowanym do automatycznej komunikacji z KSeF, w którym – tak jak dotychczas – będą wystawiali faktury. Pliki te w postaci e-faktur będą automatycznie przesyłane do KSeF i tam walidowane. W aktualnym stanie prawnym uprawnienia do reprezentacji firmy nie są wymagane do wystawienia faktury.

 

Jak rozwiązać problem związany z ryzykiem zaburzenia kolejności numeracji wystawianych faktur, gdy na przykład walidacja określonej e-faktury w KSeF opóźni się, a w tym czasie nasza firma wystawi inne faktury?

Należy rozróżnić ciągłość numeracji faktur realizowaną wewnętrznie w firmie od numerów unikatowych nadawanych e-fakturom przez KSeF w momencie zatwierdzania ich poprawności w tym systemie. KSeF wprowadza własny system numerowania e-faktur, niezależny od numeracji przyjętej przez podatnika. Jeśli nawet dojdzie do jakichkolwiek opóźnień w walidacji e-faktur w KSeF, w żaden sposób nie wpłynie to na ciągłość numeracji faktur przyjętą przez firmę. Tu warto szczególnie podkreślić, że po wprowadzeniu przepisów o obligatoryjnym stosowaniu KSeF, faktury wystawiane w oprogramowaniu firmowym do czasu ich akceptacji w KSeF będą tylko projektami faktur, a nie właściwymi dokumentami finansowymi. W procesach obsługi faktur w KSeF szczególnego znaczenia nabiorą unikatowe numery faktur nadawane plikom przez KSeF.

Wypróbuj Symfonia eBiuro za darmo!

Masz na to aż 45 dni!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat:

Powiązane kategorie

Finanse
międzynarodowe

Finanse
na co dzień

Planowanie
biznesowe

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik